¿Tu lugar de trabajo se siente un poco como el Congreso últimamente? ¿Todos trabajan para su propio equipo y no para el mejoramiento colectivo de la empresa? ¿Tiene problemas para llegar al otro lado del pasillo para obtener la información que necesita para hacer bien su trabajo, o para nada?
Aunque los empleados sin fines de lucro están unidos por la misión de sus organizaciones, he descubierto que estos problemas afectan tanto a las organizaciones sin fines de lucro como a cualquier otro tipo de empresa. Si bien podemos tener un resultado final en mente, nos dividimos fácilmente por nuestras funciones y cómo cumplimos esa misión.
El choque más frecuente en el mundo sin fines de lucro es entre el personal del programa y el personal de recaudación de fondos. Los empleados del programa a menudo acusan a los recaudadores de fondos de centrarse en el dinero sobre la misión, tergiversar el trabajo de la organización o explotar a los clientes. Por otro lado, los recaudadores de fondos se frustran cuando el personal del programa no les informa sobre desarrollos importantes, lo que les dificulta recaudar el dinero necesario para que los programas funcionen. Agregue el hecho de que las organizaciones sin fines de lucro están perpetuamente con poco personal, y tiene un personal estresado y abrumado, lo que puede conducir a un comportamiento ágil y una recaudación de fondos y un desarrollo de programas ineficaces.
Ya sea que también formes parte de una organización sin fines de lucro o que tu empresa simplemente esté dividida en silos invisibles que parecen no jugar bien, aquí hay algunos de mis mejores consejos para enterrar el hacha con tus compañeros de trabajo y descubrir cómo comunicarte mejor.
1. Aclara tu papel
Esto parece básico, pero es probable que sea la raíz de muchos de sus problemas. En mi situación, como recaudador de fondos, espero que todo el personal, sin importar sus roles designados, participe en la recaudación de fondos en algún nivel. Sin embargo, si nunca han tenido que hacer eso en un rol anterior o no entienden completamente por qué estoy haciendo la solicitud, a menudo encontraré cierta resistencia. Para suavizar las cosas, explico lo que necesito y por qué lo necesito. De lo contrario, para las personas que no tienen mucha experiencia con mi función, parece que les estoy pidiendo que hagan mi trabajo por mí.
Además, a menudo es útil establecer claramente cómo su rol puede ayudarlos a cambio. Por ejemplo, como alguien que se comunica regularmente con los financiadores, explico lo que hace mi organización y cómo lo hacemos a diario. También me reúno con fundaciones que apoyan a varias otras organizaciones sin fines de lucro en nuestro campo y tienen un sentido de las mejores prácticas. Esto me convierte en un participante perfecto en cualquier reunión de planificación del programa, especialmente si el líder está preocupado acerca de si un nuevo programa puede ser financiado o no.
Una vez que sus compañeros de trabajo sepan exactamente lo que necesita de ellos para cumplir su función y cómo puede ayudarlos a cambio, descubrirá que la comunicación y la colaboración se vuelven mucho más fáciles.
2. Asista a las reuniones de la otra parte
Honestamente, ¡el mayor problema de comunicación en muchas organizaciones es que a menudo no nos estamos comunicando entre nosotros! Ahora, sé que nadie necesita otro evento en el calendario, pero si ha notado un colapso en la colaboración o comunicación entre los departamentos, tal vez sea hora de pasar a las reuniones regulares de la otra parte. De esa manera, no tienen que tomar notas, escribirlas y enviárselas (lo que probablemente nunca leerá de todos modos). En cambio, al estar presente, puede interpretar la información de inmediato.
Me encanta que mis colegas participen en reuniones de recaudación de fondos: a menudo tienen grandes ideas o comentarios sobre los problemas que enfrenta mi departamento. A veces, la agenda es tan simple como una actualización del programa, pero ocasionalmente, alguien de otro departamento sugerirá una forma completamente nueva de pensar en un proyecto, lo que también significa una nueva forma de recaudar fondos para él.
Estas reuniones también le permiten comprender mejor los desafíos de sus colegas. Si crees que están siendo ridículos por acosarte por cierta información o perezosos por no abordar lo que crees que es una idea estelar, eso puede cambiar cuando comienzas a comprender toda su estrategia o cuando descubres cuánto trabajo se dedica a uno de sus proyectos
3. Planear es poder
En mi organización, la mayor fricción entre el personal surge sobre los horarios y las expectativas. Los empleados de recaudación de fondos están a cargo de administrar las propuestas y reportar los plazos a las fundaciones, y a veces esos plazos requieren tiempos de respuesta bastante ridículos.
Si los empleados del programa son sorprendidos por esas fechas límite para recopilar y analizar los datos necesarios, pueden, comprensiblemente, frustrarse y estresarse. Y a veces, debido a la complejidad de los datos y la información necesarios, puede ser imposible darle la vuelta en ese plazo. Si ese es el caso, el personal de recaudación de fondos puede negociar y establecer diferentes expectativas con los financiadores, pero ellos también necesitan tiempo para hacerlo, lo que significa que el personal de programación no puede esperar hasta el último minuto para solicitar una extensión.
Dependiendo de su organización, algo tan simple como configurar un calendario compartido puede ayudarlo a comunicar los plazos internos y externos. Tampoco es una mala idea abordar cualquier inquietud justo cuando aparecen, como cuando llega una carta de confirmación de subvención, para que el personal de recaudación de fondos tenga más tiempo para negociar o todo el equipo pueda trabajar en conjunto para crear un plan B.
Por mucho que el correo electrónico, los teléfonos móviles e Internet nos hayan ayudado a mantenernos en contacto, la comunicación efectiva sigue siendo un desafío para todos los lugares de trabajo. Al final del día, recuerde que todos están juntos y que su éxito depende de que todos hagan bien su trabajo. (Y si todo lo demás falla, escucha a Otis y prueba un poco de ternura).
