Me encanta el verano. Claro, a veces puede hacer un calor ridículo, y es difícil encontrar ropa adecuada para el trabajo, pero si tienes suerte, es un momento de vacaciones.
Sin embargo, en los últimos años, he notado que las vacaciones ya no son solo una oportunidad para relajarse: también han comenzado a ser sinónimo de estrés. El estrés relacionado con el correo electrónico, para ser exactos: las personas parecen sentirse abrumadas por la idea de estar atados a su correo electrónico, de no tener suficiente acceso a él o de regresar a una bandeja de entrada que está a punto de explotar.
Bueno, tómalo: con un poco de preparación y algunos límites claros, podrás concentrarte en descansar junto a la piscina con tu mojito, sin computadora portátil, en poco tiempo.
Antes de que te vayas
Al igual que al hacer su cama, vaciar la nevera y sacar la basura antes de irse de vacaciones, limpiar su bandeja de entrada antes de irse hace que regresar sea mucho más fácil. Por lo tanto, unas semanas antes de partir en su viaje, reserve unas horas para hacer un poco de limpieza de primavera en la bandeja de entrada para prepararse (piense como un bronceado básico, excepto que es mejor para usted e infinitamente más fácil de hacer desde su sofá).
También querrá preparar a su equipo y clientes 10-15 días antes de partir. Envíeles un correo electrónico recordándoles sus fechas de ausencia, dándoles puntos de contacto secundarios para las diferentes áreas de las que es responsable (es decir, haciéndoles saber que no deben enviarle un correo electrónico) y pidiéndoles que esperen cualquier cosa que no sea urgente mientras estas lejos Asegúrese de solicitar que le envíen cualquier trabajo o respuesta antes de su fecha de salida 4-5 días antes de su viaje, así que tenga tiempo para volver a ellos.
También recomiendo decir que no revisará el correo electrónico con frecuencia, sino que ponga "URGENTE" en la línea de asunto si algo realmente no puede esperar hasta su regreso. Al preparar a su equipo para que le pida lo que necesitan antes de irse y pedirles que no se comuniquen con usted hasta que regrese, reducirá drásticamente su carga general de correo electrónico.
Finalmente, asegúrese de poner un correo electrónico de respuesta automática antes de despegar. Algunas personas llegan al extremo y cierran por completo su correo electrónico mientras están lejos, pero no recomendaría seguir esa ruta a menos que usted y su lugar de trabajo puedan apoyarlo. Un mensaje ausente que dice "Estoy fuera de la oficina y no verifico el correo electrónico hasta el 15 de agosto; comuníquese con los demás si necesita ayuda" es suficiente.
Consejo profesional: agregue 1-2 días a su fecha de regreso en el contestador automático para ganar tiempo para ponerse al día antes de que la gente comience a bombardearlo nuevamente con correos electrónicos.
Mientras estas lejos
Ahora, aquí es donde su personalidad es un factor importante, así que he dividido mi consejo para los dos extremos:
Para los que toman un descanso total de sus examinadores
Si la idea de no revisar su correo electrónico durante dos semanas genera sentimientos de temor en lugar de alegría, es posible que se parezca más a mí, así que pase a la siguiente sección. Si eso no suena como usted, esto es lo que recomiendo: intercambie un día menos de vacaciones por un descanso completo del correo electrónico.
Sé que muchos de ustedes odiarán la idea, pero tengan paciencia conmigo. O tienes un trabajo donde puedes ponerte al día una vez que regresas, o no. Si sabe que pertenece al último grupo, volar a casa un sábado y ponerse al día tranquilamente el domingo antes de regresar a trabajar ha sido una estrategia muy exitosa para muchos de mis amigos que no son adictos al correo electrónico.
Para los adictos a los correos electrónicos honestos
Para los adictos al correo electrónico (como yo), recomiendo revisar su bandeja de entrada cada 1-2 días desde un teléfono inteligente y centrarse en limpiar las cosas . Esas dos cosas son clave:
1. Use un teléfono inteligente: ¿Por qué? Es mucho más difícil dejarse atrapar por la bandeja de entrada por teléfono: en realidad no se pueden escribir correos electrónicos largos ni buscar cosas. Pero, si surge algo importante, lo verá.
2. Concéntrese en aclarar las cosas: es fundamental que resista el impulso de responder correos electrónicos no urgentes, sin importar cuán rápido y fácil sean, porque le indicará al destinatario que está disponible y responderá correos electrónicos. En el momento en que las personas reciben cualquier tipo de correo electrónico de usted, piensan que está disponible y que está brindis.
Sin embargo, tiene mi permiso para hacer lo siguiente: Responder correos electrónicos marcados como "URGENTES" (con suerte no tendrá ninguno), eliminar correos electrónicos que no necesita o no desea leer, y leer y archivar correos electrónicos informativos. (Los correos electrónicos que se envían a grupos, donde no se le llama específicamente, entran en el grupo de lectura y archivo). Lo que quedará a su regreso son correos electrónicos que requieren su atención y respuesta, pero no son tan urgentes que usted Necesito responderlas antes de volver.
En mis últimas vacaciones de una semana, esta estrategia me permitió tener 90 correos electrónicos para tratar a mi regreso (en lugar de los 380 que recibí durante mi viaje). Me llevó 15-30 minutos al día. Para mí, eso valió totalmente la pena, y me dio la tranquilidad que necesitaba para relajarme realmente cuando estaba de vacaciones.
Cuando regreses
Independientemente del método que elija mientras está fuera, sus primeros días de regreso probablemente aún requerirán un poco de recuperación. Dese dos días hábiles completos para comenzar a trabajar y evite los plazos o las grandes reuniones durante ese tiempo. Por lo general, bloqueo 2-3 horas al día durante los primeros dos días para tratar tanto con mi bandeja de entrada como con mi equipo en general. Asegúrese de tomar un café con su gerente para preguntar sobre cualquier cambio en las prioridades o plazos o nuevos proyectos que hayan comenzado. Si administra a otros, programe un tiempo con ellos para ver cómo fueron las cosas mientras estaba fuera.
Con un poco de preparación, un poco de autoconciencia y algunos bloqueos de tiempo cuando regrese, puede asegurarse de obtener el descanso y la relajación que necesita durante sus próximas vacaciones.
