A medida que aumenta el volumen de correo electrónico que enviamos y recibimos, surge un nuevo problema: encontrar un mensaje específico, o información específica, dentro de su vasto archivo.
Afortunadamente, con unas pocas pulsaciones de teclado premeditadas y algunos conocimientos avanzados de búsqueda, puede recuperar la información que necesita de su correo electrónico más fácilmente que nunca.
Truco 1: escribir ahora para buscar más tarde
Una de las cosas # 1 que hago antes de enviar un correo electrónico es leerlo para poder buscarlo. Pienso en lo que buscaría para encontrar este correo electrónico más adelante y luego me aseguro de que esas palabras estén en el correo electrónico.
En la mayoría de los casos, no cambio nada, pero de vez en cuando encuentro que he escrito "la asociación que discutimos esta mañana" en lugar de "la asociación Mashable que discutimos esta mañana" o "Notas de la reunión con Jack "en lugar de" Notas de la reunión con Jack Smith de Amazon ". Al buscar este hilo en el futuro, sé que buscaré" Mashable "o" Jack Smith Amazon ", y sin esas soluciones rápidas, no lo haría he encontrado una cosa
Truco 2: usar etiquetas y carpetas
Si es usuario de Gmail, puede usar etiquetas, o puede optar por archivar todo en un gran océano de correos electrónicos. Creo que la mejor razón para considerar el uso de etiquetas es la búsqueda.
Por ejemplo: mi cofundadora Kathryn y yo enviamos correos electrónicos sobre la ciudad de Chicago con relativa frecuencia. Algunos de los correos electrónicos están relacionados con nuestra expansión de ventas en la ciudad, y otros no tienen ninguna relación (por ejemplo, una conferencia allí o un candidato con sede allí). Ser capaz de buscar "Kathryn Chicago" dentro de la etiqueta "Ventas" me ayudará a encontrar lo que busco mucho más rápido que buscar en todos mis correos electrónicos esa misma consulta.
Lo mismo ocurre con las carpetas en otros clientes de correo electrónico como Outlook. Poder buscar dentro de un conjunto de correos electrónicos más restringido hace que sea más fácil encontrar lo que está buscando.
Truco 3: Conozca sus comandos de búsqueda de correo electrónico
Finalmente, conozca sus opciones de búsqueda. La diferencia entre buscar correos electrónicos que incluyen "Kathryn" en cualquier parte del cuerpo frente a correos electrónicos enviados por Kathryn, enviados a Kathryn o con "Kathryn" en la línea de asunto es bastante significativa. Para Gmail, estos son los principales comandos de búsqueda que debes conocer:
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Para buscar correos electrónicos hacia o desde una persona específica: a: XYZ y desde: XYZ
Consejo profesional: para ambos comandos, puede elegir entre la dirección de correo electrónico, un nombre o un apellido, por ejemplo, de: [email protected], de: jane, de: smith. Si alguien tiene varias direcciones de correo electrónico, poner su nombre o apellido traerá resultados de todos ellos. -
Para buscar un correo electrónico con palabras específicas en la línea de asunto: asunto: XYZ
Consejo profesional: si desea buscar una frase, asegúrese de ponerla entre comillas. Asunto: NYC travel buscará correos electrónicos con "NYC" en la línea de asunto y "travel" en algún lugar del cuerpo; en su lugar, necesita el asunto: "NYC travel". -
Para buscar un correo electrónico con un archivo adjunto: tiene: archivo adjunto.
Consejo profesional: también puede buscar tipos de archivos específicos usando filename: doc, filename: ppt, etc. -
Para buscar un correo electrónico con una etiqueta específica: etiqueta: XYZ
Consejo profesional: si hace clic en una etiqueta en Gmail, ya la agregará a la barra de búsqueda, por lo que puede usarla como punto de partida para su búsqueda. -
Para limitar la búsqueda a correos electrónicos leídos o no leídos: is: no leído o is: read
Para obtener más información, consulte los excelentes ejemplos de Digital Inspiration de estos comandos de búsqueda en acción.
¿Utiliza algún otro truco para mantener su correo electrónico con capacidad de búsqueda?
