"Deshágase de todo el papel".
Yo era un gerente de proyecto que trabajaba en la Oficina del Alcalde de la ciudad de Nueva York, y esta fue la tarea que me asignaron realizar. En una burocracia con cientos de miles de empleados, miles de procesos en papel y un presupuesto limitado para nuevas tecnologías, se me pidió que desarrollara un plan para digitalizar casi todo.
Este fue un proyecto desalentador si alguna vez hubiera visto uno. De hecho, era casi imposible dadas las limitaciones dentro de las cuales estaba trabajando. Pero no pude levantar las manos y decir que no. Tenía un trabajo que hacer y tenía que comenzar en alguna parte.
La eliminación de papel del proyecto no fue un éxito absoluto. De hecho, estaba más cerca de un fracaso no calificado. Si ingresa a cualquier oficina de la ciudad de Nueva York hoy, definitivamente encontrará papel apilado en escritorios, bandejas de entrada y salida y papeleras de reciclaje.
Sin embargo, el proyecto me enseñó más sobre cómo comenzar una tarea abrumadora que cualquier éxito que haya tenido. Así es como aprendí a tomar algo aparentemente insuperable y abordarlo en pedazos pequeños.
1. Hacer un balance de la gran imagen
La ciudad de Nueva York tiene docenas de departamentos, cada uno de los cuales tiene docenas de divisiones, cada uno de los cuales tiene sus propios procesos internos. Hay papel que ya existe en los archivadores y cajas, y el papel aún no se ha creado cuando los clientes y empleados completan formularios y solicitudes. Era imposible para mí saber por dónde empezar antes de hacer un balance de todos los procesos de creación de papel. ¿Cuáles generaron más papel? ¿Cuáles se prestaron a la digitalización y cuáles tuvieron factores complicados, como la necesidad de aceptar dinero? ¿Cuál produciría la mayor inversión por el dinero más bajo?
Pasé unas semanas sólidas examinando cada departamento para tener una idea del alcance del esfuerzo. Hacer esta evaluación inicial puede ayudar a definir su alcance, así como lo que pertenece dentro y fuera de él. Puede ayudarlo a comunicar a sus superiores la amplitud de la tarea y obtener sus comentarios sobre lo que más les importa. Y le ayuda a navegar hacia un punto de partida lógico.
2. Encuentre un ejemplo de éxito en una escala más pequeña
En el caso de Project Paper Elimination, el Departamento de Salud había emprendido recientemente un proyecto de reducción de papel impulsado por una mudanza de oficina. No querían llevarse todos sus registros en papel si no tenían que hacerlo, pero no sabían cuáles llevar y cuáles dejar atrás. Así que implementaron un proyecto de múltiples fases: definir lo que legalmente debía retenerse, destruir lo que no y escanear cualquier cosa para la que no se requiriera una copia impresa. Habían implementado la tecnología y el personal para lograrlo, y tenían los resultados que demostrar.
Un tamaño no siempre se ajusta a todos, y surgen nuevas consideraciones cuando aumenta la escala de un proyecto en particular. Pero un ejemplo de éxito no solo ofrece métodos probados para lograr el mismo objetivo que usted puede lograr, sino que también puede permitirle aprender de los fracasos de los demás. Proporciona un modelo que puede usar como punto de partida. Es posible que deba modificarlo, expandirlo o adaptarlo para que se ajuste a sus propios objetivos, pero es más fácil reaccionar ante algo que comenzar desde un lienzo completamente en blanco.
3. Identificar la fruta baja
Sí, "fruta baja" seguramente está en una lista de jerga de oficina sobreutilizada en alguna parte, así que llamémosle lo que es: lo fácil. Las cosas que cuestan menos y requieren la menor cantidad de tiempo. En el caso de Project Paper Elimination, esto significaba cosas como deshacerse del papeleo obsoleto, crear formularios simples en línea y deshacerse de los registros mucho más allá de sus fechas de vencimiento.
Hay algunas razones para comenzar con las cosas fáciles. En primer lugar, te da algunas muescas en tu cinturón. Este sentimiento de avance, por mínimo que sea, es una importante victoria psicológica. Le da impulso, combustible para el trabajo más desafiante que le espera. Y en segundo lugar, le permite demostrar el progreso a las partes interesadas del proyecto, generando fe en su capacidad para cumplir con las fases futuras del trabajo.
4. Exponga sus mayores obstáculos
Incluso mientras marca los pequeños éxitos, es importante tomar esa sensación de un desafío increíblemente inminente y dividirlo en obstáculos concretos. Sin nombrarlos, es mucho más difícil desarrollar estrategias para superarlos. En el mundo de la eliminación de papel, un obstáculo era la complejidad de capturar datos ingresados en un formulario en línea, y otro era cumplir con los requisitos legales para las firmas electrónicas.
La colocación de estos obstáculos puede llevar al descubrimiento de que un obstáculo percibido no es un desafío tan grande como inicialmente asumió. Alternativamente, podría sacar a la luz un obstáculo importante que anteriormente pensó que era menor. Saber cuáles son los obstáculos desde el principio evitará que te veas ciego cuando ya estés hasta las rodillas. También puede ayudarlo a alinear los recursos que necesitará para abordarlos, ya sea apoyo político, financiamiento u orientación experta.
5. Eliminar el trabajo
El famoso filósofo chino Lao Tzu dijo: "un viaje de mil millas comienza con un solo paso". También es cierto que un viaje de mil millas consiste en cuatro viajes más pequeños de 250 millas, o 10 viajes de 100 millas. Romper su desalentador proyecto en fases manejables lo hace mucho menos desalentador. Y le brinda hitos intermedios realistas para apuntar entre el paso uno y el paso realizado.
Al tratar de digitalizar los procesos en papel en el gobierno de la ciudad de Nueva York, hubo varias opciones para eliminar el trabajo. Un enfoque era abordar un cierto número de departamentos a la vez. Otro fue comenzar determinando qué papel podría eliminarse, continuar implementando la tecnología para digitalizarlo y concluir capacitando al personal y anunciando la nueva tecnología a los clientes. La forma más lógica de eliminar gradualmente una cantidad abrumadora de trabajo variará dependiendo de la naturaleza del trabajo en sí, pero siempre vale la pena abordarlo antes de profundizar demasiado.
6. Establecer expectativas
Hagas lo que hagas, no prometas demasiado lo que no estás seguro de poder ofrecer. Pide lo que necesitas para que esto suceda. Y si no puede obtenerlo, ya sea personas, dinero o tecnología, explique las formas que podrían afectar su cronología. A veces, un ejecutivo pedirá algo sin una comprensión matizada del trabajo requerido para lograrlo, pero una vez que haya reunido su evaluación e identificado los obstáculos, estará en condiciones de comunicar este matiz.
Sacudir la cabeza y correr en la otra dirección es una reacción común, y a veces justificada, a los proyectos más abrumadores. Pero está garantizado que no te llevará a ninguna parte. Incluso la tarea más desalentadora se puede discutir con la perspectiva correcta, una sólida comprensión del trabajo por delante y un conjunto de hitos realistas y alcanzables para marcar en el camino.
