Si le preguntara a los profesionales qué piensan de su bandeja de entrada, la mayoría diría que es un agujero negro de mensajes de seguimiento, correspondencia de personal molesto y boletines de prensa o comunicados de prensa que chupan el alma. Y si también le preguntaras a esas personas si alguna vez podrían verse a sí mismas revisando toda su bandeja de entrada, la mayoría se burlaría de la idea de una hazaña tan imposible.
Sin embargo, la semana pasada, decidí asumir un desafío que haría temblar a la mayoría de los profesionales: hice un pacto para llegar a la bandeja de entrada cero todas las noches antes de acostarme.
Entonces, ¿lo hice? La respuesta es sí. ¿Era facil? Diablos no.
Si bien no creo que pueda llegar a la bandeja de entrada cero todos los días de mi vida, aprendí algunas lecciones importantes en el camino que me ayudarán a administrar mejor mi bandeja de entrada en el futuro.
¿El más grande? Ninguna de las cosas que más me ayudaron fue innovadora. Eran las estrategias que escucho una y otra vez de expertos en productividad y magnates de correo electrónico: era solo una cuestión de implementarlas y seguirlas.
En ese sentido, permítanme compartir algunas cosas que realmente deben hacer para que su bandeja de entrada sea menos horrible.
1. Ponga "Correo electrónico de respuesta" en su horario
He escrito sobre esto antes, pero una de las cosas que encontré más efectivas al tratar de llegar a la bandeja de entrada cero todas las noches no era revisar mi bandeja de entrada constantemente. En cambio, bloquearía ciertos períodos de tiempo cada día para dedicarlos al correo electrónico: para mí, 30-60 minutos por la mañana, durante el almuerzo, y al final de la tarde, había tiempo de sobra para arreglar las cosas.
Parece contradictorio (estaba escéptico con seguridad), pero al centrarme en esa tarea y nada más, pude acceder a mi bandeja de entrada mucho más rápido de lo habitual. Tener la línea de tiempo también me animó a enviar correos electrónicos a un ritmo más rápido, en lugar de perder el tiempo en uno que no tenía ganas de responder o distraerme con un mensaje sin importancia en lugar de simplemente borrarlo.
Además, responder mis correos electrónicos en períodos de tiempo específicos hizo que pareciera menos una tarea interminable y más como otra cosa en mi lista de tareas pendientes, lo que fue mucho más fácil de entender. Antes de esta semana, no me di cuenta de que mi bandeja de entrada siempre estaba en el fondo de mi mente, y estaba en un perpetuo estado de temor revisando mi cuenta de correo electrónico todo el día. Como se convirtió en parte de mi agenda como todo lo demás, no estaba preguntando cuándo tenía que enviar mi próximo correo electrónico; Acabo de hacer tiempo para ello.
También fue muy agradable "cerrar sesión" al final de una sesión y no preocuparme por lo que estaba sucediendo en el mundo del ciberespacio.
2. Responda la mayoría de los correos electrónicos de inmediato
Personalmente, alrededor del 65-70% de los correos electrónicos en mi bandeja de entrada requieren respuestas rápidas que me toman menos de un minuto o dos para escribir. Con demasiada frecuencia, tengo la mala costumbre de dejarlos en mi bandeja de entrada y decir: “Eh, estos son fáciles. Llegaré a ellos más tarde ”. Pero, como me di cuenta, en realidad me estaba tomando más tiempo y energía leerlos, procesarlos lo suficiente como para decidir que eran lo suficientemente fáciles de posponer hasta más tarde, y luego volver más tarde y procesar ellos nuevamente para responder.
Al obligarme a responder esas correspondencias en ese mismo momento durante mi precioso tiempo de "respuesta por correo electrónico", pude sacar más cosas de mi bandeja de entrada y de mi mente, y acercarme a esa bandeja de entrada cero.
3. Punt otros correos electrónicos a tiempos estratégicos
Finalmente instalé la aplicación Boomerang en Gmail la semana pasada después de que un amigo mío muy ocupado insistía en que la obtuviera ("¡Es un salvavidas!", Decía constantemente). Y tengo que admitir: tenía razón.
Muy simple, Boomerang le permite reprogramar cuando los correos electrónicos aparecen en su bandeja de entrada. Si bien puede parecer una trampa programar solo todo para más tarde ("¡Llegué a la bandeja de entrada cero esta noche programando 45 correos electrónicos para que aparezcan en mi bandeja de entrada mañana por la mañana!"), El punto es ser estratégico con la forma en que lo usa.
Por ejemplo, como cofundador de un popular sitio web de admisión a la universidad, el personal de la escuela secundaria constantemente me envía borradores de ensayos universitarios para editar, algo que disfruto haciendo. Sin embargo, no es divertido tener esos borradores en mi bandeja de entrada durante días, y no tengo tiempo para editarlos en el momento en que aparecen. En cambio, utilicé Boomerang para programarlos para que volvieran cuando tuviera más tiempo para editarlos (en mi caso, los viernes por la tarde).
Ser capaz de programar lo que llegó a mi bandeja de entrada cuando marcó una gran diferencia en mi productividad y cuánto pude hacer.
Para otra forma de hacer esto, el genio de la bandeja de entrada Alex Cavoulacos escribió aquí acerca de un sistema para administrar correos electrónicos estratégicamente que requieren diferentes niveles de esfuerzo utilizando etiquetas y carpetas. Hablando de que:
4. Use etiquetas o carpetas
Marque mis palabras: no use su bandeja de entrada como una especie de vertedero para volcar todos sus correos electrónicos; use etiquetas, pestañas o carpetas (como las llame su proveedor de correo electrónico) para organizar y archivar adecuadamente todo lo que recibe.
Tengo más de 30 etiquetas diferentes en mi cuenta de correo electrónico, y aunque eso puede sonar obsesivo o específico, me ayuda a recuperar rápidamente los mensajes que necesito y archivar cosas una vez que termine con ellos, haciendo que mi bandeja de entrada parezca mucho menos aterradora.
Por ejemplo, en este momento tengo un par de correspondencias de ida y vuelta con algunos de mis empleados de The Prospect . En lugar de dejar esos correos electrónicos en curso en mi bandeja de entrada todo el tiempo, los archivé en sus respectivas carpetas relacionadas con Prospect para que solo aparezcan si hay un nuevo mensaje. Esto limpia físicamente mi bandeja de entrada de las cosas con las que ya me he ocupado, lo que a su vez hace que otras cosas se sientan mucho más manejables.
5. Darse de baja de las listas de correo electrónico
Este consejo se explica por sí mismo: deshazte de toda la pelusa. ¿Simplemente va directamente al icono de la papelera en su bandeja de entrada cuando llegan ciertos boletines? Solo darse de baja. Y ni siquiera tire la excusa "¡Pero podría leer esto más tarde!". Mi regla de oro es que si elimino un boletín tres veces seguidas, me doy de baja en el acto.
Personalmente leí muchos boletines para varios conciertos, así que para completar el trabajo, utilicé Boomerang para encontrar horarios más convenientes para los boletines que me gustaban que aparecieran en mi bandeja de entrada, y me anulé de todo lo demás.
Al eliminarme de estas listas de correo electrónico, esencialmente me estaba impidiendo recibir varias docenas de correos electrónicos más cada día. Antes, sentía que pasaba la mitad de mi tiempo en la bandeja de entrada simplemente borrando boletines y otras listas de correo electrónico masivas, de las cuales ya no tengo que preocuparme. Parece que mi bandeja de entrada se trata de correos electrónicos personales que se dirigen específicamente a mí, y los boletines que guardé son cosas que realmente espero leer.
Mirando hacia atrás en mi experimento, ¿valió la pena intentar llegar a la bandeja de entrada cero todos los días?
Creo que la respuesta corta es no, no deberías mover el cielo y la Tierra para ver esa pancarta "¡No hay correo nuevo!" En Gmail todas las noches antes de acostarte. Sin embargo, este experimento me demostró que no necesitaba tener docenas (si no cientos) de correos electrónicos en mi bandeja de entrada en todo momento; había maneras de reducir los mensajes y, por lo tanto, reducir mis niveles de estrés inducidos por correo electrónico. Ahora soy más consciente de que responder correos electrónicos no tiene que ser una tarea perpetua, es solo otra muesca en mi lista diaria de tareas pendientes, lo que a su vez me hace sentir menos ansioso al respecto.
Al cambiar mis hábitos de correo electrónico, hice todo el proceso de recibir y enviar correos electrónicos mucho más fácil para mí, y ahorré mucho tiempo haciéndolo. ¿A quién no le gusta eso?
