No estoy seguro de qué se trata hablar con más de una persona por teléfono, pero las llamadas en conferencia pueden volverse incómodas rápidamente. La gente se queda atrás y espera a que otros hablen (o hablan entre ellos), y a menudo no está claro a dónde debería ir la conversación. Abundan los silencios dolorosos, y todos en el grupo comienzan a preguntarse si están en una mala primera cita.
Como escritor de un equipo de marketing en una compañía telefónica, siempre estoy en este tipo de llamadas, y he aprendido algunos trucos sobre cómo hacer que funcionen sin problemas. Si la idea de tener una llamada con más de dos personas te hace retorcer en tu asiento, sigue leyendo y repite después de mí: las llamadas en conferencia no tienen que ser incómodas.
Sigue al líder
Claro, el objetivo de la conferencia telefónica es tener una conferencia, pero las cosas funcionarán como un petrolero bien engrasado si elige un líder antes de que comience la reunión. Esto no significa que otros no puedan influir, pero un líder puede dirigir la conversación o saltar donde sea necesario (es decir, si hay un silencio incómodo después de que un vendedor vende puntos de precio).
Si es nombrado líder, venga con una lista de preguntas que deben responderse. ¿Es el punto de la llamada para obtener más información antes de realizar una compra? ¿Es para resolver los términos de una asociación? También debe crear una breve agenda, señalando los puntos donde otros miembros del equipo deben dirigir la conversación y distribuirla antes de la llamada para que todos sepan qué esperar. Más expectativas significa menos silencios incómodos.
Obtenga el sistema correcto (y sepa cómo usarlo)
Gran parte de la incomodidad de estas llamadas puede provenir de problemas técnicos ("¡Lo siento, todos, todavía estoy tratando de configurar esto!" "Amy no sabe cómo llamar, ¿alguien puede ayudarme?" ¿se dejó caer? ”)
Por lo tanto, es importante contar con un sistema telefónico que funcione que pueda admitir llamadas de conferencia y, lo que es más importante, probarlo antes de la reunión para asegurarse de que funciona. Y no tiene que trabajar en una compañía de Fortune 500 para tener una solución tecnológica avanzada y fácil de usar para su equipo, incluso las pequeñas empresas y las nuevas empresas pueden encontrar sistemas VoIP y PBX virtuales económicos que admiten conferencias.
Considerar video
Cada vez que tengo una conferencia telefónica, desearía poder ver las caras de otras personas. No porque quiera echarles un vistazo (OK, tal vez lo haga un poco), sino porque parece más una reunión de persona a persona. En lugar de adivinar si alguien está sonriendo o no, puedes verlo. En lugar de preguntarte si alguien está distraído o si solo está pensando, puedes leerle la cara. Hace poco estuve en una conferencia telefónica con alguien que sonaba como si estuviera en casa en ropa interior, rodeado por una montaña de Cheez Doodles. ¿Fue él? No sé, desearía haber tenido un video.
Hay toneladas de soluciones de video que se utilizan ampliamente, incluidos los hangouts de Google, Skype y Join.me. Suponiendo que los asistentes a su reunión no estén en casa en ropa interior, puede hacer las cosas mucho menos incómodas.
Use su voz de niño grande
No estoy seguro de por qué, pero las personas a menudo se desvanecen en el fondo durante este tipo de llamadas, temen salir y decir lo que piensan. Pero no tenga miedo de hablar, ¡está invitado a las llamadas de conferencia porque su opinión es valorada! De hecho, usa tu voz de niño grande, hablando en voz alta y con confianza para que todos puedan escucharte.
Mejor aún, asegúrese de que todos los demás en la llamada también participen. Si alguien no ha dicho nada en mucho tiempo, pídale que evalúe. Asegurará que todos escuchen su voz (y que estén prestando atención a la reunión).
Si dices que es incómodo, es incómodo
Creo firmemente que las situaciones son incómodas porque las dejamos ser. Claro, a veces los silencios son incómodos, pero no tienen que hacernos una mueca. ¡Participe en cada conferencia con una mente abierta y comprométase a una experiencia no incómoda! Si no está dispuesto a dejar que la llamada se desvíe a un territorio incómodo, entonces no lo hará, garantizado.
Existe una razón por la que existen llamadas en conferencia: son una forma productiva de reunir un grupo, incluso si un miembro vive en Wisconsin y otro vive en Los Ángeles. No solo piense en las llamadas en conferencia como un mal necesario, considérelas una forma divertida de llevar juntos a colegas lejanos a una sala virtual. Si eliminas la incomodidad, ¡las llamadas en conferencia pueden ser divertidas!
