Oh correo electrónico Ya sea que esté administrando algunas personas, un gran equipo o solo usted mismo, puede ayudarlo y obstaculizar su éxito. Porque, como estoy seguro de que has notado, cuantas más personas con las que colaboras, más mensajes se acumulan y más difícil es superarlos en los cinco minutos que tienes entre reuniones consecutivas.
Si bien no puedo agitar una varita mágica y resolver este problema por ti, puedo decirte que encontré un sistema que realmente funciona para mí como gerente: todo se reduce a tener algunas etiquetas de confianza en tu bandeja de entrada. (Si no tiene idea de cómo usarlos, aquí hay un 101 aquí para Gmail y Outlook).
A diferencia de los filtros que uso para la presentación permanente, estos tres son temporales y solo se utilizan para llamar mi atención sobre cosas importantes. Tan pronto como dirijo el mensaje, elimino la etiqueta y el archivo como lo haría normalmente.
Entonces, sin más preámbulos:
1. "BLOQUEADOR PARA OTROS"
Sí, este está en mayúsculas. Incluso cambié el color en mi bandeja de entrada para hacerlo rojo. Cada mañana, reviso mi bandeja de entrada para asegurarme de haber identificado los mensajes críticos que requieren mi respuesta. (Aka: Sin mi respuesta, la gente no puede avanzar. En absoluto.) Al identificarlos específicamente, me aseguro de no priorizar las respuestas rápidas sobre las importantes.
Al final de cada día, me aseguro de que todos los correos electrónicos restantes con esta etiqueta se manejen primero. Y salvo la rara excepción, no cierro la sesión por la noche hasta que haya terminado. Esto no solo significa que no estoy reteniendo a nadie, sino que puedo terminar todos los días sabiendo que se solucionan los problemas más urgentes.
2. "El nombre de cualquier persona con la que te encuentres regularmente"
Tengo una reunión individual con cada uno de mis informes directos cada semana, y si bien mantenemos una agenda en funcionamiento en un documento de Google de cosas para discutir, descubrí que a veces las preguntas rápidas o FYI se quedan atrás.
Lo que cambió esto para mí fue crear una etiqueta para cada persona con su nombre, por ejemplo, "Para Lindsay" y "Para Yusuf". A medida que los correos electrónicos llegan a mi bandeja de entrada que creo que serían relevantes para ellos, o que quiero una actualización en, agrego la etiqueta con su nombre. Luego, en mis reuniones semanales, puedo hacer una búsqueda rápida para ver si les he hablado de todo antes de terminar. Una vez que se cumple esa misión, elimino la etiqueta.
Si bien uso esto para mis informes directos, puede usarlo para cualquier persona con la que se reúna regularmente, desde su propio gerente hasta el equipo de marketing y el gerente de un proyecto.
3. "Respuesta rápida"
He escrito sobre esto antes, pero me ha resultado increíblemente útil tener una lista de correos electrónicos a los que pueda responder en cinco minutos o menos. Cuando estoy esperando en la cola para tomar café, tomando el metro algunas paradas, o temprano para una reunión, ahora tengo mi primera parada (sí, antes de Twitter o Instagram) para asegurarme de manejar cualquier solicitud.
¿La mejor parte de esta etiqueta? Te sientes súper consumado, muy rápido.
Y eso es todo, tres etiquetas simples que puedes configurar fácilmente una tarde. ¿Tienes otros trucos de la bandeja de entrada que te ayuden a administrar? ¡Compártelas conmigo en Twitter @acav!
