Estimados negociadores,
Comunicador corporativo perplejo
Querido Perplejo,
Han pasado 20 años desde que las personas de negocios comenzaron a usar el correo electrónico, y todavía no hemos descubierto una manera de evitar la mayoría de los problemas que causa.
Según la Dra. Randi Gunther, psicóloga clínica del sur de California, corremos el riesgo de comunicarnos mal si no usamos ninguno de los cinco modos de comunicación: palabras, tono de voz, tacto, postura y expresiones faciales.
Cuando hablamos por teléfono, ajustamos lo que decimos no solo en respuesta a las palabras habladas, sino también al tono con el que se entregan esas palabras. ¿Es nuestro socio comercial exigente y duro, insistente y directivo, frío o cálido, dudoso o seguro, casual o formal? Ajustamos más o menos naturalmente nuestro propio tono para que coincida con el de la otra persona o para bajarlo si su temperatura parece demasiado alta para la resolución colaborativa de problemas.
Pero incluso el teléfono pierde la expresión completa de nuestras ideas. Cuando hablamos por teléfono, extrañamos el lenguaje corporal y las expresiones faciales, lo que puede transmitir dudas cuando estamos enfatizando nuestra certeza, resistencia cuando reclamamos cumplimiento o humor cuando evitamos conflictos.
Agregue a estos déficits nuestra ignorancia mutua del contexto en el que cada parte se está comunicando, y usted tiene lo que el profesor Raymond A. Freidman de la Escuela de Administración de Posgrado Owen llama una "conversación profundamente social".
Esas son las malas noticias.
La buena noticia es que las "palabras solas" son capaces de comunicar el contexto y el tono, así como la empatía, la pasión, la curiosidad y la duda. Si no fuera así, no hubiéramos llorado cuando nuestros padres nos leyeron Bambi , no nos sentiríamos enojados cuando leímos sobre la limpieza étnica más reciente, y no nos reiríamos al leer una columna humorística en nuestro feed de Facebook. Solo se necesita un poco más de cuidado.
Estas son solo algunas de las formas en que podemos agregar el tono, la textura, el contexto y la emoción apropiados a las negociaciones realizadas por correo electrónico, con un script de muestra que puede adaptar para adaptarse a su propia situación.
1. Prepara el escenario y lleva la sensación a la conversación
3. Mencione los sentimientos de los que generalmente carecen las comunicaciones comerciales
6. No tengas miedo de mencionar tu propia duda
7. Cierre destacando un alto grado de confianza en su capacidad para encontrar una solución mutuamente beneficiosa
En resumen, traiga la mayor parte de su propia personalidad, emoción moderada, respeto por su socio negociador y optimismo sobre su capacidad para llegar a un acuerdo lo más que pueda. Cuanto más imites la conversación de la "vida real" en un correo electrónico, habrá menos espacio para sospechas y malentendidos. Esta conversación de muestra deja mucho espacio para que su socio de negociación busque aclaraciones, haga preguntas y haga sugerencias adicionales. Eso por sí solo debería evitar malentendidos que conducen a un punto muerto.
No tengo ninguna razón para dudar de que usted es, como usted dice, bueno en la negociación individual y en persona. Incorpore en su correo electrónico todas las cualidades que aporta a esas sesiones de negociación, ya sean simpatía, autoridad, claridad, preocupación por el bienestar de su compañero de negociación, valores compartidos o habilidades de resolución de problemas de primer nivel.
Buena suerte con sus desafíos particulares, y no dude en escribirnos para obtener más detalles, una mejor explicación o un informe sobre el éxito de las nuevas habilidades que ha puesto a trabajar en sus negociaciones por correo electrónico.
Este artículo es parte de nuestra serie Ask an Expert, una columna dedicada a ayudarlo a abordar sus mayores preocupaciones profesionales. Nuestros expertos están encantados de responder a todas sus preguntas candentes, y puede enviarnos una por correo electrónico al editor (at) themuse (dot) com y usar Ask an Expert en la línea de asunto.
