Asientes con la cabeza cuando todos a tu alrededor hablan de cómo logran la bandeja de entrada cero. Pero sinceramente, nunca sientes que llegas allí.
Y en su defensa, eso se debe a que recibe mensajes que requieren respuestas largas o reflexivas. Alguien le pidió su opinión y le gustaría tomarse el tiempo para formularla. O bien, hay un archivo adjunto de cinco páginas para su revisión, por lo que deberá revisarlo. O desea expresar su respuesta de cierta manera y desea esperar hasta que esté fresco.
Las soluciones estándar para esta situación son todo un asco. Puede "confirmar recibo", pero eso suena súper formal, y no se sabe cuándo la otra persona lo pinchará con una nota que se traduce aproximadamente como "¿Y …?". Puede dejar un contestador automático en 24-7, pero ese puede no ser su estilo, y todavía no está proporcionando una respuesta específica. O bien, puede tomarse su tiempo, pero habrá dejado a la otra persona preguntándose y esperando.
Hay un truco en el que caí recientemente que me ha resuelto este problema. Mi objetivo es responder dentro de las 24 horas (si no mucho antes), con una línea que me da algo de tiempo. Satisface a la otra persona que estoy en él, me da tiempo para hacer un seguimiento cuando funciona de acuerdo con mi horario y me acerca mucho más a la bandeja de entrada cero. Aquí hay tres de mis favoritos.
1. "Estaré en contacto aproximadamente"
Tuve un ex jefe que siempre enfatizó la importancia de gestionar las expectativas. Informar a las personas en el frente le permite evitar la confusión y la frustración. Y la mejor manera de hacerlo es, en palabras del adagio popular, no prometerse, entregarse en exceso.
Si simplemente espera una semana para volver con alguien, él asumirá que lo consideró de baja prioridad, y eso no hace que nadie se sienta bien. Sin embargo, si le responde de inmediato aclarando cuándo se pondrá en contacto, parece que fue realmente importante para usted proporcionar una línea de tiempo tan pronto como sea humanamente posible.
Al establecer una expectativa de cuándo puede esperar una respuesta completa, estás siendo considerado. Y si superas esa fecha, ya no eres la persona que tardó cinco días en responder: eres la persona que dijo que necesitaría una semana pero respondió dos días antes.
2. "Estoy presionando contra una fecha límite"
Cuando pospone una solicitud, a las personas a menudo les gusta saber por qué. Piénselo: si alguien pasa por su escritorio para hacer una lluvia de ideas, probablemente se desanime si dice "no" y luego vuelve a su teclado. Pero es menos probable que se ofenda si le dice que no puede porque está ocupado preparándose para una reunión (o alguna otra excusa totalmente válida, como concluir proyectos antes de sus vacaciones).
Esta respuesta sigue una lógica similar. Al compartir lo que está en su plato, hace posible que su conexión empatice con su carga de trabajo. Ella sabrá que no la estás ignorando; más bien estás preocupado y necesitas un par de días antes de poder darle toda su atención a su correo electrónico.
Probé este enfoque y descubrí que la gente apreciaba que incluso me tomara el tiempo de regresar en un estado tan reducido. En lugar de sentirse frustrados o enviarme un correo electrónico nuevamente un día o dos más tarde en busca de una respuesta, me desearon buena suerte y me dijeron que volviera a registrarme cuando funcionara para mí.
3. "Me gustaría dirigir eso por un colega que está fuera de la oficina"
Esta es otra línea con la que me topé simplemente diciendo la verdad. La mayoría de mi equipo estaba fuera de la oficina hace unas semanas, por lo que tuve que posponer cualquier respuesta que requiriera comentarios internos o aprobación.
En lugar de responder como si les estuviera dando vueltas, la gente fue, nuevamente, muy comprensiva. Todos hemos tenido esos días de trabajo cuando nuestras manos están atadas, y dado que usted ha compartido que no puede acelerar su respuesta, no hay razón para que la otra persona lo presione para que responda.
Responder a los correos electrónicos de manera oportuna vale la pena para todos los involucrados. Le ayuda a limpiar su bandeja de entrada, y ayuda a la otra persona a obtener la información que necesita. Y aunque no siempre es posible dar una respuesta completa, casi siempre es posible decir algo. Por lo tanto, omita una respuesta medio pensada o apresurada y elija una línea que le permita ganar algo de tiempo. Hará que su contacto se sienta como si realmente le importara y le permitirá tomarse el tiempo que necesita para hacer un buen trabajo.
