Cuando un compañero de trabajo me llamó la atención sobre un artículo anterior sobre la productividad del correo electrónico de George Kao que estaba circulando nuevamente, me di cuenta de que la lucha de la bandeja de entrada es real. Acabo de regresar de una luna de miel de tres semanas en Japón, así que sé de primera mano cuán cierto es esto. Administrar su bandeja de entrada es una verdadera habilidad, y si no es un arte exactamente, entonces una educación. A lo largo de nuestro viaje, mi esposo, que básicamente se esfuerza por la bandeja de entrada cero en todo momento, miraba mi teléfono, veía el ícono del correo y el número que rondaba alrededor de 400, y se horrorizaba.
"Eso me estresa", dijo, y prácticamente pude ver el sudor en su frente. ¡Pero estaba de vacaciones! ¡Y tenía un contestador fuera de la oficina para mi cuenta de trabajo y mi dirección personal! Nadie esperaba nada de mí, y me sentí cómodo frente a ese número cada vez mayor a mi regreso.
Por supuesto, los detalles de la bandeja de entrada, aunque tediosos a veces, también son exigentes. No importa si está revisando sus mensajes el lunes por la mañana después de desconectarse durante todo el fin de semana o en medio de la tarde un jueves al azar. Si no sabe en cuestión de segundos si el mensaje requiere, y mucho menos, méritos, una respuesta, probablemente esté desperdiciando valiosos minutos de trabajo tratando de resolverlo.
El subtítulo de la pieza de Kao, "Cómo llegar regularmente a la Bandeja de entrada cero" me recordó la importancia de simplemente saber a qué responder y cuándo. Esta conciencia puede significar la diferencia entre una bandeja de entrada desbordante y una ordenada y ordenada. Aquí hay consejos rápidos para ayudarlo a decidir.
1. Busque pistas
A veces, son obvias. Uno de mis colegas reenvía bastantes correos electrónicos relacionados con eventos, estudios e informes, pero siempre señala: "Siéntase libre de archivar". Al principio, sentí que tal vez estaba siendo grosero al no responder al menos con la mayoría de respuestas ("¡Gracias!"), pero rápidamente me di cuenta de que su nota evidente sobre el archivo significaba que no quería ni necesitaba una respuesta.
Si no tiene una pista tan directa, léala nuevamente y piense realmente en cómo su respuesta afectaría la nota. Si no fuera así, por ejemplo, una persona en su departamento simplemente está compartiendo un proyecto en el que está trabajando y actualmente no tiene nada que agregar, no responda por el mero hecho de acusar recibo.
2. Olfatear una pregunta
Al igual que con el anterior, esto a menudo será sencillo. Si hay una pregunta clara que tiene la intención de responder, entonces obviamente se requiere una respuesta, y tal vez sea rápida, o una dentro de las 24 horas. Dado que no todos los que se comunican con usted tienen la garantía de escribir los correos electrónicos más elocuentes o al punto, es posible que tenga que examinar los párrafos para ver si hay algo que pueda responder.
Si ha determinado que no hay dudas, pero tiene sus propias consultas, entonces, por supuesto, responda para obtener una aclaración. Vale la pena hacer un seguimiento y agregarlo a la bandeja de entrada de alguien si tiene el potencial de salvar futuros malentendidos.
3. Habla, si quieres que te escuchen
Este es el más complicado del grupo, pero una vez que lo domines, se convertirá en una segunda naturaleza. Muchas veces, recibirás correos electrónicos que claramente no te piden nada. Puede recibir una respuesta a algo que envió, comentarios sobre un proyecto que completó, consejos para manejar una situación, información sobre un objetivo específico del departamento. Si no tiene nada nuevo que agregar a la conversación o si puede tomar limpiamente el comentario y continuar con su trabajo, entonces puede sentirse cómodo al no responder.
Pero si, por otro lado, se siente obligado a expresarse, en aras de aclararse o elaborar una decisión que tomó o proporcionar una nueva perspectiva, entonces, por supuesto, debe presionar el botón de respuesta. Esto puede ser especialmente cierto si su entorno de trabajo fomenta el pensamiento independiente y contribuye a los temas que se discuten.
No hay que decir que los boletines, correos electrónicos masivos o cualquier cosa que parezca una lectura opcional no necesita una respuesta. Si lo encuentra útil, puede crear carpetas de acuerdo con las sugerencias de Kao, y organizar su bandeja de entrada y mantenerla prácticamente se sentirá automática.
Otra cosa a considerar es la siguiente: ponte en el lugar del remitente. Si hubiera sido el que envió ese mensaje, ¿estaría buscando una respuesta? Si bien hay momentos para expresar agradecimiento, si se corresponde regularmente con alguien o tiene muchos comentarios, algunos de los cuales requieren una respuesta más pensada, es probable que pueda dejar el correo electrónico solo de manera segura y tener cuidado de no enviar un respuesta innecesaria de dos palabras a alguien que, como usted, probablemente esté tratando de alcanzar la bandeja de entrada cero.
