Las reuniones tienen mala reputación, y desafortunadamente, por una buena razón. Cada mes, el empleado promedio pasa 31 horas sentado en reuniones improductivas (no es broma), y seamos sinceros: hay algo acerca de sentarse alrededor de una mesa en una habitación de paredes de color beige con luz fluorescente que no inspira exactamente creatividad.
¿Las buenas noticias? Asumiendo que tiene al menos un poco de flexibilidad en cómo y dónde realiza su trabajo, hay muchas opciones diferentes. Aquí en The Muse, se nos conoce por tener reuniones en cafeterías, bancos de parques, en otras oficinas o en un paseo por la cuadra. Y hemos descubierto que solo un pequeño cambio de escenario puede tener un gran impulso en nuestra creatividad y productividad.
¿Quieres probarlo? Aquí hay una lista de verificación rápida para garantizar que sus reuniones fuera de la oficina sean aún más efectivas que las de la sala de conferencias.
Considera tus alrededores
Si bien, sí, una reunión fuera del campus puede funcionar en casi cualquier situación, no todos los lugares se crean de la misma manera. Por ejemplo, una cafetería ocupada probablemente no sea el mejor lugar para tener una conversación seria con su jefe, mientras que un grupo grande puede tener dificultades para comunicarse durante una reunión de caminata.
Por lo tanto, considere cuidadosamente el tono, el tamaño y los requisitos tecnológicos de la reunión que está planeando. ¿Tendrá que sentarse el grupo? ¿Es importante tener Wi-Fi o enchufes, o puedes usar portátiles? ¿Necesita privacidad, o está bien si la gente está dando vueltas? ¿Qué tan profesional debe ser la ubicación (es decir, debe ser un restaurante adecuado o está bien una cafetería informal)?
Si está considerando ir a un restaurante o cafetería y nunca ha estado allí durante la hora programada para su reunión, considere explorar la escena unos días antes. ¡No querrás llegar el día y descubrir que no hay mesas o que es demasiado ruidoso para escuchar a otras personas hablar!
Prepara tu tecnología
Esto puede sonar contradictorio, pero primero decida si incluso necesita algún dispositivo para su reunión. Dependiendo de la configuración, puede tener más sentido que todos traigan blocs de notas y bolígrafos en lugar de sus computadoras portátiles. Los restaurantes con espacio limitado en la mesa son más adecuados para las buenas herramientas de escritura anticuadas, mientras que las herramientas de manos libres como los teléfonos celulares son excelentes para las reuniones a pie en el parque.
Si elige traer un dispositivo, asegúrese de tener suficiente batería para durar todo el tiempo; no hay nada peor que quedarse sin batería en el momento más inoportuno. Establezca un recordatorio en su teléfono para enchufar sus dispositivos al menos una hora antes de salir, o, si se olvida constantemente de enchufar, invierta en un cargador portátil.
Finalmente, considere la situación de Wi-Fi. Si va a una cafetería, verifique en Yelp que ofrece Internet gratis (y escanee las reseñas para ver si alguien tiene quejas de que no funciona). Si se dirige a una oficina diferente, llame al gerente de la oficina con anticipación para averiguar la contraseña de Wi-Fi; podrá omitir la incómoda interacción de tener que preguntarle a alguien que olvidó la contraseña hace mucho tiempo corre y agárralo. Y si va al aire libre y necesita conectarse a Internet, considere obtener un Mi-Fi portátil o conectar su computadora a su teléfono para acceder.
Mira tu agenda
Finalmente, revise los objetivos de su reunión con anticipación y asegúrese de tener los documentos o la información que necesita para que la reunión sea exitosa. Si tiene una computadora portátil o tableta, guarde documentos importantes en una carpeta fácil de encontrar que no requiere acceso a Internet (¡por las dudas!). Si se reúne afuera en un parque o en una caminata, envíe notas por correo electrónico a sí mismo para acceder fácilmente al teléfono (no necesitará desplazarse por un documento completo en su pequeña pantalla mientras intenta ejecutar una reunión), o anotar algunas notas con anticipación para ayudarlo a sacudir su memoria.
También debe pensar si necesitará tomar notas durante la reunión y cómo lo hará. Obviamente, si tiene su computadora portátil o una computadora portátil, puede anotar las cosas como si estuviera en la oficina, pero si está caminando, considere tomar notas en un pequeño cuaderno o usar la función de hablar por texto para anotar La reunión en su teléfono. ¿Y si no puedes escribir nada debido a la ubicación? Sea prioritario sentarse cinco minutos tan pronto como regrese a la oficina para escribir algo importante.
Ahora que ha elaborado un plan, tómese un minuto para visualizar su reunión. Sin embargo, camine y asegúrese de no haber pasado por alto todo lo que necesita para tener una reunión exitosa fuera de la oficina. ¿Entonces? ¡Sal de aquí! Disfrutarás más de las reuniones antes de que te des cuenta.
