Desde bolígrafos hasta bocadillos y chismes de oficina: cuando estás sentado a cinco pies de distancia de tu compañero de trabajo, compartir todo es muy fácil. Y, sin embargo, para discutir los detalles finales de una presentación que darán juntos en 30 minutos, ¿le envías un correo electrónico? Hay algo mal con esta imagen.
El correo electrónico, las llamadas de conferencia, los calendarios en línea y las aplicaciones de chat nos ayudan a mantenernos en contacto y en el camino cuando estamos lejos. Sin embargo, la herramienta es tan efectiva como la mano que la maneja. Saber cuándo usar cada una de las aplicaciones a su disposición y cómo aprovecharlas a menudo hace la diferencia entre las horas desperdiciadas y los productos enviados.
En Blinkist, trabajamos para hacer que la lectura y el aprendizaje sean más eficientes, por lo que la racionalización está en nuestro ADN. Cuando notamos que la comunicación se estaba volviendo ineficiente incluso en nuestro pequeño equipo, nos dimos cuenta de lo que estaba sucediendo que nos impedía trabajar lo mejor posible. Descubrimos que al optimizar la forma en que usamos nuestras herramientas cotidianas, podríamos hacer mucho más.
A continuación, identificamos las cuatro herramientas comunes que probablemente también esté utilizando indebidamente y cómo puede corregir su formulario.
1. Correo electrónico
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Tan fácil como es el correo electrónico, hay muchas maneras de equivocarse: usar el correo electrónico como vehículo para un largo debate y para respuestas de una palabra que podrían ser rechazadas o transmitidas en persona, para empezar. Y tan tentador como es usar su cadena de correo electrónico como un lugar para una extensa discusión con documentación, el correo electrónico no es lugar para discusiones críticas sobre los detalles del proyecto. Lo que está haciendo en cada uno de estos casos es agregar complicaciones y tiempo de retraso a sus actividades y las de sus destinatarios.
La solución
Para tareas importantes o urgentes, reúnase cara a cara para poder abordar los problemas de frente y obtener respuestas más rápido. Al hacerlo en vivo, no solo protege su propio tiempo, sino que también ayuda a sus compañeros de trabajo. Si todos saben que las noticias urgentes nunca llegan por correo electrónico, no hay razón para una actualización constante de la bandeja de entrada, y las personas pueden concentrarse en hacer las cosas.
Piense en el correo electrónico como su manera de iniciar una discusión o establecer una agenda, de modo que cuando se siente con su equipo para hacer que la magia suceda, puede hacerlo.
2. Llamadas de conferencia
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Las llamadas en conferencia son hermosas, puedes hacerlas en cualquier momento y en cualquier lugar, pero como pueden parecer más informales que las reuniones en persona, también pueden causar problemas de eficiencia.
Primero, debido a que se sienten informales, es fácil para muchas personas ser atrapadas. El resultado es que en lugar de poder atender el trabajo crítico que solo ellos pueden hacer, su equipo está atrapado en una reunión de dudosa utilidad.
En segundo lugar, es fácil pasar por alto que, aunque parezcan más informales, pueden ser muy mentales. Las llamadas de conferencia requieren preparación y escucha intensiva, lo que le quita un gran mordisco a su ración de concentración diaria. Programe uno demasiado temprano en la mañana, y puede agotar su concentración para el día. Lápizelo después del horario de atención, y tendrá que lidiar con un día definido por la anticipación de su sesión de trabajo latente.
La solución
Primero, tenga en cuenta que no todos deben ser invitados. En cambio, involucre a personas que estén informadas sobre el proyecto y que sean contribuyentes críticos. Haga que una persona en la reunión tome notas y las comparta con el resto del equipo para que las demás puedan concentrarse en el trabajo.
Y recuerde elegir sabiamente el tiempo de su llamada. Siempre que sea posible, no programe llamadas de conferencia a primera hora de la mañana o tarde en la noche. Al encontrar un tiempo intermedio, salvaguardará su enfoque.
3. Chat
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El chat entre oficinas, en particular para las empresas ubicadas en más de un piso o en diferentes ubicaciones, es un sustituto muy útil para el cara a cara: sucede en tiempo real, permite la transferencia instantánea de archivos y facilita la espontaneidad. Pero al igual que con las llamadas de conferencia, las virtudes del chat también son sus defectos.
El principal problema con el chat de la oficina es que las personas se sienten más libres para escribir preguntas improvisadas porque no están interrumpiendo técnicamente; el destinatario aún puede elegir si responder o no. La cuestión es que somos criaturas reactivas y sentimos que necesitamos detener lo que estamos haciendo y atender a las personas que nos hacen ping. Aunque su intención de ponerse en contacto por chat es discreta, tiene poco control sobre si se interrumpe el trabajo de su colega. Si ve una notificación de mensaje, es probable que lo vea. Incluso si ella no responde directamente, una parte de su enfoque ahora será desviada por su comentario o pregunta.
La solución
En general, el chat solo debe usarse para preguntas rápidas que le impiden seguir adelante con su trabajo, o para establecer un tiempo con un compañero de trabajo para hablar sobre un tema más amplio. Cualquier otra cosa, envíe un correo electrónico para no molestar a sus colegas.
¿Y si recibes demasiados chats? Desactiva las notificaciones como lo harías con el correo electrónico. Muchos servicios de chat también permiten que un usuario se vuelva "invisible", que es una buena manera de mantenerse involucrado (particularmente si usted es parte de un chat grupal constantemente actualizado) sin sentirse obligado a responder.
4. Calendarios
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El mal uso número 1 que las personas hacen con sus calendarios es tratarlos como listas de tareas pendientes. Si le echas un vistazo a tu calendario y ves algo parecido, "recoge la leche" o "programa un corte de pelo", es hora de repensar cómo lo estás usando.
Otro mal uso del calendario es no usarlo para proteger su tiempo, en lugar de solo organizarlo. Cuando se te presente una propuesta para un nuevo proyecto y tu calendario te diga que puedes encajar, recuerda que no necesariamente significa que debas hacerlo. Es importante echar un vistazo a sus objetivos y valores primero.
La solución
Intente mantener su calendario como un espacio sagrado para reuniones y eventos que estén vinculados a una fecha y hora específicas o que involucren a personas que no sean solo usted. Puede comenzar a cambiar sus prácticas de calendario con una lista de tareas pendientes para tareas como llamar a su médico o recoger flores. Tachar pequeñas tareas es inmensamente satisfactorio, y al ponerlas en una lista manejable, tomarán un personaje diferente, uno que le permite ver que encajan entre eventos importantes en lugar de convertirse en eventos en sí mismos.
Y no olvide alinear siempre nuevas oportunidades con su rol y sus objetivos. Cualquier cosa que no coincida aquí y ahora o con su futuro deseado no pertenece al expediente (o en su calendario).
Con solo unos pocos ajustes simples, puede usar las herramientas a su disposición para hacer más. ¡Comparta estos consejos en la oficina y todo su lugar de trabajo será mucho más eficiente antes de darse cuenta!
