¿Con qué frecuencia no logras completar tu lista de tareas?
Y no, incluir "Escribir lista de tareas" solo para darte algo que tachar de inmediato no cuenta como una victoria.
Por supuesto, no siempre es su culpa: cada simulacro de incendio que aparece solo hace que su lista sea cada vez más larga.
"Estamos demasiado ocupados revisando nuestras vidas, tratando de mantener las bolas en el aire y nuestras cabezas sobre el agua: ¿Hay una mejor manera de hacer esto?", Dice Maura Thomas, fundadora de RegainYourTime.com y autora de Personal Secretos de productividad .
Resulta que sí, si recibe un consejo de Dwight D. Eisenhower.
Popularizado por Stephen Covey, pero basado en los principios de productividad del ex presidente, la matriz de Eisenhower le ayuda a clasificar sus tareas pendientes por su nivel de importancia y urgencia para que pueda decidir dónde enfocar su energía.
Al clasificar sus tareas en una de las cuatro categorías claramente definidas, la matriz de Eisenhower lo obliga a evaluar lo que realmente merece su tiempo, y lo que se puede delegar o incluso rechazar por completo.
A continuación, ofrecemos ejemplos de los tipos de actividades que se incluyen en cada categoría. Vea cómo repartiría su lista de tareas; luego siga los consejos de Thomas sobre cómo abordar cada tipo para que pueda lograr más en menos tiempo.
Categoría # 1: importante y urgente
Su asistente le avisa y su último día es mañana. Una solicitud urgente del cliente arroja una llave inglesa en un proyecto que estaba funcionando sin problemas. Estas tareas se consideran una crisis o tienen plazos críticos que debe cumplir.
Cómo abordarlos
Como no puede predecir cuándo aparecerán las crisis, suponga que sucederán y deje espacio para ellas en su agenda.
"La mayoría de la gente se sobreprograma, pero si algo sale mal, todos sus planes caen como fichas de dominó", dice Thomas. ¿La solución? No llene más del 60% de su tiempo productivo.
Por ejemplo, si trabaja de 8 a. M. A 6 p. M., Deje unas cuatro horas en blanco en su calendario para permitir emergencias. Si no hay emergencias ese día, tienes suerte y puedes adelantarte en las tareas del día siguiente.
Categoría # 2: importante pero no urgente
Programar un almuerzo de trabajo en red con un gerente de contratación. Obtener una ventaja sobre la planificación de sus vacaciones familiares. Lluvia de ideas sobre objetivos a largo plazo para su equipo. Estas tareas influyen en sus objetivos generales, pero no necesariamente tienen una fecha límite ardiente.
Cómo abordarlos
La mayoría de estos artículos serán proyectos grandes en lugar de tareas diarias, por lo que desglosa cada uno en fechas límite para ayudarlo a comenzar, dice Thomas.
Para cualquier elemento que no pueda desglosar, determine una cantidad determinada de tiempo que pueda trabajar en ellos que le parezca corto, para que la tarea en sí misma se sienta menos abrumadora.
Thomas también sugiere incluir solo tres tareas importantes, pero no urgentes, en su lista diaria de tareas pendientes, de modo que deje tiempo para correos electrónicos, reuniones y crisis, y siempre que sea posible, trabaje en ellas durante los momentos del día en que se sienta con más energía.
Categoría # 3: no importante pero urgente
Correos electrónicos, llamadas telefónicas, preguntas de compañeros de trabajo: estas son las cosas que debe abordar de inmediato, incluso si no lo ayudan con sus objetivos más importantes.
Cómo abordarlos
"La forma más fácil de controlar sus distracciones es controlar su tecnología", dice Thomas.
Primero, revise su correo electrónico en lotes solo unas pocas veces al día, por ejemplo, cada tres horas o después de completar una tarea más importante. Para asegurarse de seguir con él, salga por completo de su correo electrónico para no verse tentado a consultar alertas.
Lo mismo ocurre con su teléfono: silenciarlo por completo, luego guardarlo en un cajón o boca abajo en su escritorio para que no vea las alertas.
Y si recibe demasiadas llamadas o consultas de compañeros de trabajo fuera del período de tiempo que les ha reservado, simplemente cierre la puerta de su oficina, póngase auriculares o coloque un cartel de "no molestar" en su Silla o cubículo de pared.
Categoría 4: no es importante ni urgente
Ya se trate de registrar informes de gastos, crear contratos o presentar documentos, "estas son las tareas que no tendrán un gran impacto en nuestro trabajo una vez que las hagamos, pero no desaparecen", dice Thomas.
Cómo abordarlos
Subcontrata tantas tareas como sea posible delegándolas en un empleado menor o, para tareas personales, un asistente virtual, sugiere Thomas.
Incluso si tiene que pagar por ayuda externa, las horas que gana para lograr un objetivo más importante, como finalmente avanzar en el próximo gran cambio de carrera, podrían ayudarlo a salir adelante financieramente a largo plazo.
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