Ah, el viajero de negocios. Hollywood nos haría creer que estas personas son guerreros de la carretera cansados del mundo que viven de maletas golpeadas y subsisten con alimentos cuestionables en el aeropuerto. Están privados de sueño, tienen jet lag y se apresuran constantemente para hacer reuniones, maquillarse o pasar una máquina de afeitar eléctrica sobre las sombras de las cinco en los asientos traseros de los taxis.
Y aunque los viajes de negocios definitivamente pueden ser frustrantes, no tiene por qué serlo.
Los viajeros de negocios más inteligentes saben cómo hacer que cada reunión sea fácil. Nunca se ven retumbados, arrugados o con los ojos nublados. Incluso saben cómo pasar un buen rato mientras visitan una nueva ciudad, y usted también puede hacerlo. Para saber cómo, hablamos con algunos de los expertos en viajes de negocios de Booking.com. Esto es lo que tenían que decir.
Reservar el hotel adecuado es tanto arte como ciencia
Si viaja a una ciudad por primera vez, es aconsejable investigar cosas como la posibilidad de caminar y las situaciones de tráfico en la hora pico. Pero dado que el tráfico está muy fuera de su control, haga todo lo posible para eliminarlo de su ecuación de planificación por completo. Seqouya Springfield, un ejecutivo de servicio al cliente de Booking.com con sede en Orlando, destacó la importancia de reservar su alojamiento lo más cerca posible de la oficina o centro de convenciones de su cliente.
"Incluso si encuentra un hotel más barato o uno con mejores servicios más lejos de su destino, está haciendo una compensación en términos de costo y tiempo de viaje", dijo. "No sabes cómo será el tráfico en una ciudad nueva, por lo que la opción más inteligente es el hotel más cercano a tu destino".
Agregó que hay algunos errores de novatos que pueden crear grandes dolores de cabeza para los viajeros de negocios.
"Si alguien en su empresa reserva su habitación, asegúrese de que esté reservando en el lugar correcto", dijo. "Comparta sus preferencias y prioridades con el asistente administrativo o con quien sea que esté reservando su habitación. Asegúrese de que también sepan dónde están sus reuniones".
"Y", agregó, "si reservan con una tarjeta que no está a su nombre, consulte con el hotel con anticipación para saber si necesita un formulario de autorización, y asegúrese de que todos los nombres estén en la habitación si usted viaja con un grupo! "
Empaque como un profesional
Dov Dorati es un especialista en asociaciones con sede en Miami con Booking.com y un veterano viajero de negocios. Ella también está firmemente en el campamento de "nunca marque una maleta a menos que tenga que hacerlo". Entonces, ¿cómo se mantiene presionada y afilada cuando vive de una sola bolsa de mano?
"Compre tanta ropa sin arrugas como pueda", dijo. "Si planea usar un traje o una chaqueta para su reunión con el cliente, use la chaqueta en el avión. Eso ahorrará espacio en su bolso y evitará que su chaqueta se arrugue en el tránsito. Use sus zapatos más grandes y voluminosos en el avión también ".
Date mucho tiempo
Tiene mucho en su plato, por lo que desea minimizar el tiempo de viaje al reservar un vuelo que llega con el tiempo justo para llegar a su destino, ¿verdad?
Incorrecto.
"Si tiene una reunión temprano en la mañana, vuele la noche anterior", dijo Miles McMullin, gerente de cuentas clave del equipo de Booking.com for Business. "No tienes control sobre los retrasos en los vuelos, así que date suficiente tiempo viajando la noche anterior. Siempre puedes hacer el trabajo después de llegar, e incluso puedes tener tiempo para explorar la ciudad un poco".
Otra forma de maximizar su tiempo y minimizar el estrés es evitar las conexiones siempre que sea posible. Obtenga vuelos directos a su destino, si están disponibles.
Y una vez que haya llegado, no cometa el error de subestimar el tráfico. Si estás en una ciudad nueva y no conoces la situación del tráfico, date más tiempo para viajar a la oficina de tu cliente del que creas que podrías necesitar. ¡No hay nada peor que llegar tarde!
Reservar el último minuto puede ser una bendición y una maldición
Los viajes de negocios de último minuto son imposibles de evitar, especialmente si tiene un rol de cliente. Pero, como señaló Miles, reservar un hotel en el último minuto en realidad puede ayudarlo a conseguir una estadía más elegante.
"Los hoteles a menudo descuentan su inventario no vendido (eso significa habitaciones vacías) en el último minuto para tratar de minimizar las pérdidas", dijo Miles. "Por lo tanto, a menudo puede obtener una habitación más bonita en un hotel más lujoso por mucho menos de lo que normalmente pagaría por una habitación comparable".
Pero también hay un inconveniente en viajar a último momento: su vuelo será mucho más caro que si hubiera reservado con anticipación. ¿La lección aquí? Reserve vuelos lo antes posible y considere reservar habitaciones más cercanas a sus fechas de viaje si su compañía se lo permite.
Entretener en estilo
Una de las mejores partes de los viajes de negocios es llevar a los clientes a la ciudad a cenar (y tal vez tomar unas copas). Este puede ser un momento clave para consolidar una relación de trabajo o lograr un nuevo acuerdo. También puede ser un campo minado potencial si no has hecho tu tarea.
"El primer paso es conocer sus opciones", dijo Dov. "Los sitios como OpenTable son excelentes recursos para investigar restaurantes en una ciudad nueva. Lea las reseñas y siempre mire el menú para asegurarse de que realmente puede pagarlo. Y, esto es crítico, siempre haga una reserva. No hay nada más vergonzoso que sacar a un cliente y no poder conseguir una mesa ".
Miles también agregó algunas palabras de sabiduría sobre el tema:
"Pregúnteles a los locales sobre sus lugares favoritos", dijo. "Hable con sus camareros y servidores sobre dónde les gusta ir. Pregúntele también al personal del hotel. Realmente puede impresionar a un cliente llevándolo a un favorito local en lugar de simplemente elegir el lugar más elegante de la ciudad".
Ahora que ha escuchado a los expertos, su próximo viaje de negocios debería ser menos estresante, más productivo y quizás incluso mucho más divertido. Le dejaremos un último consejo: ¡no pierda sus recibos! Traiga una carpeta y ponga cada recibo en ella, y tome una foto de cada una con su teléfono. Eso hará que su próximo informe de gastos sea mucho menos doloroso de completar.
