En el mundo laboral actual, todo parece tener que ver con la productividad. ¿Cómo podemos hacer las cosas más rápido, pasar menos tiempo en cosas que no necesitamos y eliminar las redundancias e ineficiencias que nos están frenando?
La comunicación no es una excepción a esta tendencia. Con más y más formas de mantenerse en contacto digitalmente, se está volviendo común reducir las reuniones, enviar correos electrónicos cada vez más cortos y, en general, mantenerse en contacto menos, todo en nombre de ahorrar tiempo.
Pero William Allen, director senior de Behance, cree que esto realmente está obstaculizando la efectividad de los equipos.
En su ensayo para el último libro de 99U, Make Your Mark: The Creative's Guide to Building a Business With Impact , sugiere que vale la pena crear redundancias para garantizar que todos en su equipo estén en la misma página. El explica:
Nunca asumas que tu equipo conoce los resultados de las decisiones que tomas a diario. Asumir, en lugar de informar activamente, garantiza que pasarán más tiempo adivinando lo que deberían estar haciendo en lugar de hacerlo activamente.
Si bien está haciendo estas recomendaciones para ayudar a los líderes de la compañía a garantizar que tanto las ideas generales como las decisiones diarias se extiendan por todo el equipo de manera efectiva, creo que esta idea de crear redundancias en la comunicación vale la pena para cualquier profesional, líder o no. Considera, por ejemplo, ser un poco más repetitivo en tu comunicación con tu jefe para asegurarte de que sepa todo el gran trabajo que estás haciendo y lo que necesitas para tener éxito. O tal vez intente reiterar las cosas con sus colegas para que todos se sientan informados sobre los objetivos y los plazos del proyecto.
Por supuesto, ser más redundante y claro no debería significar ser condescendiente o molesto. Aquí hay algunas ideas que lo ayudarán a lograr el equilibrio correcto.
1. Recuerde: lo que es repetitivo para usted podría ser nuevo para alguien
Allen nos recuerda en su ensayo que, si bien puedes estar repitiendo un mensaje varias veces, muchas de las personas con las que estás trabajando pueden escucharlo solo una vez, como máximo. Por lo tanto, incluso si habló en detalle de una idea en una reunión, los compañeros de equipo que no estuvieron allí ese día todavía quedan en la oscuridad. Permítete repetir las cosas varias veces para asegurarte de que todos tengan la oportunidad de escucharlas.
2. Use diferentes formas de comunicación
Aproveche el hecho de que diferentes personas aprenden (y absorben mensajes) de diferentes maneras al comunicar el mismo mensaje en un par de foros diferentes. Por ejemplo, mencione su nueva estrategia de ventas en una reunión, luego envíe un correo electrónico de seguimiento al día siguiente reiterando su mensaje. O bien, envíe un correo electrónico sobre ideas para el retiro del equipo, luego vuelva a mostrar su mensaje con un colega cuando vayan a tomar un café juntos.
3. Emplear un mensajero
Allen sugiere que los líderes traigan a un colega a todas sus reuniones y lo capaciten para difundir los puntos importantes. Esto puede ser un poco excesivo para algunos, pero cualquiera puede emplear la estrategia del "árbol telefónico" para ayudar a asegurarse de que un mensaje se repita, sin tener que repetirlo una y otra vez. Cuando transmita una idea en una reunión con un colega, pídale que la comparta con su equipo.
En general, estas ideas tratan de asegurarse de que las ideas importantes no se pierdan en la confusión de tratar de hacer las cosas más rápido. ¿Y la mejor parte es? Cuanto más clara sea la comunicación, más productivos serán sus equipos.
