¿Su Calendario de Google está sobrevendido con toneladas de microproyectos? ¿Trello ocupa horas de tu día? ¿Has hecho tantas listas que ya ni siquiera puedes mantenerlas rectas?
No tengo dudas de que está configurando su horario con las mejores intenciones, pero si siente que sus intentos de mantenerse organizado no están dando resultado, es probable que esté utilizando el tipo incorrecto de herramienta de planificación.
La mayoría de las herramientas de programación populares actuales tienen uno de tres propósitos. Asegúrese de estar utilizando el correcto para el trabajo que está tratando de realizar.
1. La lista básica de tareas pendientes
Ya sabes lo que es una lista de tareas pendientes. Este tipo de cronograma es ideal para miembros individuales del equipo o para proyectos no lineales donde el orden de las tareas que se completan no es muy importante.
Herramientas como Wunderlist y Any.do son increíbles para aquellos que buscan algo más básico porque tienen una interfaz de usuario limpia y son accesibles a través de múltiples dispositivos. Cree y guarde sus listas en las aplicaciones web, o adminístrelas mientras viaja desde su teléfono.
Úselo cuando su prioridad esté completando objetivos no relacionados
Las listas de tareas son simples y directas, lo que significa que puede planificarlas y modificarlas rápidamente sin perder ninguna otra parte de su día. Si sus tareas diarias no dependen las unas de las otras, esto lo ayudará a recordar lo que tiene que hacer sin tomar demasiado tiempo para organizarse.
Entonces, si está esperando el fin de semana y quiere comprar comestibles, salga a correr, reúnase con amigos y envíe algunos correos electrónicos; su mejor opción es registrar todos estos elementos no relacionados en su práctica lista de tareas pendientes.
2. El horario Kanban
Las herramientas de Kanban se centran en ayudarlo a organizar las tareas en cubos. Idealmente, a medida que una tarea se mueve de un cubo a otro, se acerca más a completarse. Por ejemplo, estos depósitos pueden ser etapas de un proceso o subtareas dentro de una tarea más grande que debe finalizar.
El calendario Kanban es lo que ves utilizado por herramientas como Trello y Google Keep. Le permiten mover elementos fácilmente, establecer fechas límite y recordatorios, y compartir su línea de tiempo con otros.
Úselo cuando su prioridad sea superar muchas etapas estructuradas
El sistema de cubetas lo ayudará a visualizar las etapas de un proceso y realizar un seguimiento de los proyectos individuales a medida que avanzan por estas etapas. Esto no solo puede ayudarlo a administrar sus proyectos, sino que también puede ayudarlo a detectar ineficiencias en su proceso.
Si tiene un equipo remoto de empleados que trabajan en varios aspectos del mismo proyecto, y que siguen el progreso por entregas en lugar de un calendario, este es el camino a seguir.
3. El horario de Gantt
Los horarios de Gantt enfatizan la puntualidad y los plazos. Con este tipo, puede planificar cuánto tiempo debe tomar cada paso de un proceso y cómo cada paso se relaciona con los pasos que vienen antes y después.
Las personas que trabajan en función de los plazos suelen preferir usar Google Calendar o Instagantt de Asana. Ambas herramientas le permiten codificar por color sus proyectos (lo cual me parece increíblemente útil). También incluyen funciones de arrastrar y soltar para que pueda reorganizar fácilmente sus tareas, en caso de que surja algo inesperado.
Úselo cuando su prioridad sea la fecha límite
El enfoque de la programación de Gantt en la puntualidad lo ayudará a desglosar las subtareas de su proyecto más grande y a asignar la cantidad de tiempo adecuada para cada uno. Al desglosar la cantidad de tiempo necesaria para terminar el proyecto, podrá planificar de manera más eficiente cada paso del proceso y evitar el estrés de la fecha límite.
Si desea asegurarse de que todos los miembros de su equipo estén completando las subtareas de un proyecto largo a tiempo, querrá usar esto.
Hazte un favor y tómate unos minutos, hoy, para escribir algunos de los aspectos más importantes de tu agenda. No piense en la herramienta de administración de tareas que usa actualmente: simplemente escriba lo que es importante en su trabajo diario.
Luego, eche un vistazo a su lista y determine qué tipo de horario sería mejor para usted. ¿Necesita un sistema que atienda más a sus plazos, o necesita una lista más simple que no tome una hora para planificar cada semana?
Simplemente no olvide programar a tiempo para twittearme y decirme cómo está funcionando su nuevo sistema.
