Llámame loco, pero siempre he preferido dormir a la cafeína. Pero con horarios erráticos y plazos ajustados, dormir seis o más horas por noche no es una tarea fácil para un consultor, solo pregúntele a cualquiera de mis colegas adictos al café y las gaseosas dietéticas. Entre un trabajo exigente y una vida hogareña aún más exigente, he pasado mucho tiempo probando varios trucos de productividad para exprimir todo lo que puedo de cada día.
¿Mi herramienta favorita para hacer las cosas? El temporizador de 10 minutos en mi teléfono.
Mi "regla de los 10 minutos" es bastante sencilla: cada tarea en su lista de tareas pendientes no debería tomar más de 10 minutos en completarse. Si toma más de 10 minutos, entonces debería haberlo dividido en tareas más pequeñas o delegarlo a otra persona. La clave de esta regla está en hacerla cumplir, lo que significa configurar el temporizador de su teléfono para que suene en la marca de 10 minutos. El nivel de velocidad y enfoque que esto le brinda a su día es asombroso.
Cuando desafío por primera vez a mis equipos a poner en práctica la regla de los 10 minutos, normalmente me encuentro con escepticismo. Preguntas como: "Eso es una locura: ¿puedo realmente construir este gran modelo de Excel en incrementos de 10 minutos?" Y "¿Me estás diciendo que también haces esto en tu vida hogareña, tomas duchas de 10 minutos y haces ejercicios de 10 minutos? "Abundan. (La respuesta a estas dos preguntas, por cierto, es "¡sí!")
¿Quieres probarlo? Aquí hay tres consejos para hacer que la regla de los 10 minutos funcione para usted.
1. Delegado
Con mucho, el medio más efectivo para encontrar tiempo adicional en su día es externalizar las cosas en su lista de tareas que otra persona puede hacer fácilmente en 10 minutos o menos. Por ejemplo, tengo un colega muy exitoso y venerado que afirma que un punto clave de su éxito es que "dice 'sí' a todo, pero solo realiza las tareas que solo él puede hacer mejor". Todo lo demás, delega.
Delegar no es tan fácil como parece. Puede ser difícil dejar una tarea cuando temes que el trabajo de otra persona no sea tan bueno como el tuyo. Es útil recordar que "hacer es mejor que perfecto", y la única forma de avanzar en tu carrera es si dejas ir las cosas que has dominado y asumes nuevos desafíos. Otro cambio de mentalidad que me ayudó fue darme cuenta de que delegar crea oportunidades para los demás. Ahora pienso activamente en qué tareas y proyectos puedo crear para mi equipo que los ayudarán a aprender, crecer y avanzar en sus carreras (lo que también ayuda a aclarar mi plato). (Aquí hay algunos consejos más para delegar).
Uno de los desafíos que más veo con las personas que tienen problemas para delegar, especialmente aquellos en puestos de nivel de entrada, es que olvidan que pueden y deben delegar. Si se siente incómodo pidiéndole a un supervisor o superior que haga algo, intente esto: Comience señalando lo que está haciendo y posicione su "solicitud" como una solicitud de ayuda. Por ejemplo, en lugar de "Necesito que llames a los líderes del equipo", podrías decir "Estoy trabajando para obtener los datos para este análisis. ¿Te sería posible ayudarme llamando a los otros líderes del equipo?"
Como gerente, puedo decirle que con demasiada frecuencia me encuentro rogándole a mis equipos que me deleguen algo, y me encanta cuando crean oportunidades para que yo ayude.
2. Encuentre la tarea fácil de 10 minutos
Puede ser escéptico al principio, pero simplemente cambiando la forma en que enmarca sus tareas, verá que casi todo se puede dividir en tareas de 10 minutos. ¿Necesitas investigar un nuevo tema? Comience con 10 minutos en los artículos de noticias de escaneo de Google, seguido por 10 minutos de anotar todo lo que sabe y las pocas preguntas principales que aún necesita responder, y luego 10 minutos cada persona que llama para obtener consejos sobre cómo responder sus preguntas abiertas (puntos de bonificación si ¡eras lo suficientemente inteligente como para notar que la llamada telefónica es una forma de delegación!).
Voilà! Acaba de exprimir una tarea que de otro modo podría haberse demorado en horas en 30 minutos.
Este enfoque también funciona después de las horas. Tengo un colega que estaba tan intrigado por la regla de los 10 minutos y cómo la ayudó durante las horas de trabajo que decidió probarlo en casa. Se quitó el temporizador durante algunas mañanas para cronometrar su rutina previa al trabajo, y con una ducha de 10 minutos, un desayuno de 10 minutos, etc., descubrió que podía reducir su tiempo estándar de "preparación", comerciando en lugar de un sueño codiciado en su lugar. Nunca había pensado que era posible ducharse en 10 minutos, ¡hasta que lo intentó y se dio cuenta de que en realidad era bastante fácil!
3. Use ese temporizador
Usar su temporizador es una parte crítica de la regla, así que no lo olvide. Como todos en el mundo de los negocios saben, "hacemos lo que medimos".
Esto también es cierto para la regla de los 10 minutos: debe usar un temporizador o un reloj para realizar un seguimiento de cuánto tiempo pasa en las cosas. Los teléfonos inteligentes lo hacen más fácil con sus aplicaciones de temporizador incorporadas, pero cualquier reloj con una manecilla de minutos servirá. Hagas lo que hagas, no adivines, porque si tus aproximadamente 10 minutos siempre se convierten en 20, no estás maximizando tu productividad.
A veces, pasará menos de 10 minutos en una tarea (más tiempo atrás, ¡sí!), Y a veces esa alarma sonará y aún estará en el teléfono (no, no estoy sugiriendo que simplemente cuelgue cuando suena la alarma). No te sientas mal por atropellar, solo anótalo para la próxima vez.
Por ejemplo, si un compañero de trabajo tiende a divagar, prefacio su próxima conversación diciéndole que tiene 10 minutos para hacer una lluvia de ideas. ¿Qué pasa si realmente necesitas más tiempo? Eso también está bien: el seguimiento de su tiempo invertido le dará una idea de cómo trabaja, para que pueda planificar mejor su día la próxima vez.
La regla de los 10 minutos en acción
Uno de mis ejemplos favoritos de esta regla en acción ocurrió hace unos años cuando un equipo en el que estaba trabajando recibió la temida llamada telefónica de las 4 PM de un cliente que redirige el trabajo que presentaríamos a la mañana siguiente. Ugh, tanto para una noche relajante!
Hubo dos grandes trabajos involucrados, así que dividimos nuestro equipo de cuatro por la mitad. Cada uno de nuestros dos sub-equipos tenía aproximadamente la misma cantidad de diapositivas de PowerPoint para renovar, con cantidades similares de análisis, por lo que debería habernos tomado la misma cantidad de tiempo para completar.
Le dije a mi compañero de equipo que realmente quería terminar a las 6 de la tarde para poder ir a cenar, y él estuvo de acuerdo, pero tenía dudas sobre nuestra capacidad para hacerlo. Entonces, sumamos las páginas, divididas por las dos horas restantes en el día, y descubrimos que si pudiéramos lograr una velocidad de 10 minutos por página, tendríamos suficiente tiempo para completarla, más un búfer para cualquier cosa que demostrara Sé particularmente complicado. Reactivado, dividimos las páginas, configuramos el temporizador y comenzamos a arrancar. Para hacer un juego, mantuvimos un recuento en la pizarra de cuántas páginas completamos cada uno por debajo de los 10 minutos.
A las 6 de la tarde, habíamos terminado, y nos sentimos realmente bien al respecto. ¿El otro equipo que no usó la regla de los 10 minutos? Terminaron alrededor de las 9.
El desafío está en marcha. Para su próxima tarea hoy, saque su temporizador y pruébelo usted mismo. ¡El reloj está corriendo!
