¿Alguna vez ha querido combinar información de varias tablas en su base de datos de una manera eficiente? Microsoft Access 2013 ofrece una potente función de consulta con una interfaz fácil de aprender que simplifica la extracción de la información que necesita de su base de datos. En este tutorial, exploraremos la creación de una consulta simple.En este ejemplo, utilizaremos Access 2013 y la base de datos de ejemplo de Northwind.
Si está utilizando una versión anterior de Access, puede leer Crear consultas en Access 2010 o Crear consultas en versiones anteriores de Microsoft Access.Nuestro objetivo en este tutorial es crear una consulta con los nombres de todos los productos de nuestra compañía, nuestros niveles de inventario objetivo deseados y el precio de lista para cada artículo. Así es como hacemos el proceso:
- Abra su base de datos: Si aún no ha instalado la base de datos de ejemplo de Northwind, asegúrese de hacerlo antes de continuar. Abre esa base de datos.
- Cambie a la pestaña Crear: En la cinta de acceso, cambie de la pestaña Archivo a la pestaña Crear. Esto cambiará los íconos que se te presentan en la cinta. Si no está familiarizado con el uso de la cinta de acceso, lea Access 2013 Tour: The User Interface.
- Haga clic en el icono del Asistente de consultas: El asistente de consultas simplifica la creación de nuevas consultas. Lo usaremos en este tutorial para presentar el concepto de creación de consultas. La alternativa es utilizar la vista Diseño de consultas, que facilita la creación de consultas más sofisticadas, pero es más complicado de usar.
- Seleccione un tipo de consulta. Access le pedirá que elija el tipo de consulta que desea crear. Para nuestros propósitos, utilizaremos el Asistente de consulta simple. Seleccione esto y haga clic en Aceptar para continuar.
- Seleccione la tabla apropiada del menú desplegable: Se abrirá el Asistente de consulta simple. Incluye un menú desplegable que debería estar predeterminado a "Tabla: Clientes". Cuando seleccione el menú desplegable, se le presentará una lista de todas las tablas y consultas almacenadas actualmente en su base de datos de Access. Estas son las fuentes de datos válidas para su nueva consulta. En este ejemplo, primero queremos seleccionar la tabla Productos que contiene información sobre los productos que mantenemos en nuestro inventario.
- Elija los campos que desea que aparezcan en los resultados de la consulta: Puede hacer esto haciendo doble clic en ellos o haciendo clic primero en el nombre del campo y luego en el icono ">". Al hacer esto, los campos se moverán de la lista de Campos disponibles a la lista de Campos seleccionados. Observe que hay otros tres iconos ofrecidos. El icono ">>" seleccionará todos los campos disponibles. El icono "<" le permite eliminar el campo resaltado de la lista Campos seleccionados mientras que el icono "<<" elimina todos los campos seleccionados. En este ejemplo, queremos seleccionar el Nombre del producto, el Precio de lista y el Nivel de destino de la tabla Producto.
- Repita los pasos 5 y 6 para agregar información de tablas adicionales, según lo deseado: En nuestro ejemplo, estamos extrayendo información de una sola tabla. Sin embargo, no estamos limitados a usar solo una tabla. ¡Ese es el poder de una consulta! Puede combinar información de varias tablas y mostrar relaciones fácilmente. Todo lo que tiene que hacer es seleccionar los campos: ¡Access alineará los campos por usted! Tenga en cuenta que esto funciona porque la base de datos Northwind tiene relaciones predefinidas entre tablas. Si está creando una nueva base de datos, deberá establecer estas relaciones usted mismo. Lea el artículo Crear relaciones en Microsoft Access para obtener más información sobre este tema.
- Haga clic en Siguiente: Cuando haya terminado de agregar campos a su consulta, haga clic en el botón Siguiente para continuar.
- Elija el tipo de resultados que le gustaría producir: Queremos producir una lista completa de productos y sus proveedores, así que elija la opción Detalle aquí y haga clic en el botón Siguiente para continuar.
- Dé un título a su consulta: ¡Ya casi terminas! En la siguiente pantalla, puede asignar un título a su consulta. Seleccione algo descriptivo que le ayude a reconocer esta consulta más adelante. Llamaremos a esta consulta "Listado de proveedores de productos".
- Haga clic en Finalizar: Aparecerán los resultados de la consulta que se muestran en la ilustración anterior. Contiene una lista de los productos de nuestra compañía, los niveles deseados de inventario objetivo y los precios de lista. Observe que la pestaña que presenta estos resultados contiene el nombre de su consulta.
¡Felicidades! ¡Has creado exitosamente tu primera consulta usando Microsoft Access! Ahora estás armado con una poderosa herramienta para aplicar a las necesidades de tu base de datos.
