15 reglas para chatear en línea con tus compañeros de trabajo: la musa

Ah, holgura! La herramienta cada vez más popular (junto con HipChat y Google Chat) pretende aumentar la colaboración y reducir el correo electrónico dentro de las oficinas. Si bien esto puede ser cierto, también puede ser una forma de comunicación inadecuada e inadecuada, y escucho y leo más y más refunfuños sobre cómo los equipos no son tan efectivos como deberían ser.

Creo que la mayoría de estos problemas se deben al hecho de que aún no se ha determinado ni internalizado un nuevo conjunto de normas sociales para aprovechar al máximo estas nuevas herramientas de comunicación. Entonces, en el espíritu de mi correo electrónico, teléfono y reglas de reunión, aquí hay 15 reglas de comunicación digital para cumplir:

Chatear una pregunta es fácil, de hecho, demasiado fácil. Así que antes de hacerlo, asegúrate de no solo ser flojo y evitar encontrar la respuesta por ti mismo. La próxima vez que desee hacerle a su colega una "pregunta súper rápida", hágase estas dos preguntas: ¿Puedo buscar esto en Google? ¿Puedo encontrar esto en nuestra unidad interna o documentos?
Si alguien está desconectado o usa el estado "No molestar", considérelo como una puerta cerrada de la oficina. Solo envíe un mensaje a sus colegas si es el tipo de problema por el que irrumpiría en su oficina, porque eso es efectivamente lo que está haciendo. Dicho esto, cuando no quieras que te molesten, deja eso claro con la mayor frecuencia posible al cerrar sesión o habilitar DND.
¿No necesitas una respuesta hoy? Entonces siempre debe enviar un correo electrónico en lugar de un chat. Un chat significa "Necesito esto ahora". ¿Necesita la respuesta hoy, pero también la necesita para cubrir mucho terreno? Si la respuesta demoraría más de cinco minutos en resolverse, siempre debe optar por el correo electrónico. Esto le da a su colega la cortesía de decidir cuándo interrumpir su trabajo para tratar su problema.
Ten en cuenta que cuando dices "¿Tienes un minuto?" (O alguna variación de eso), realmente estás diciendo "Voy a tomar tu tiempo ahora". Porque la respuesta que casi siempre obtienes es generalmente "Sí"., ¿qué pasa? ”y la realidad es que la persona probablemente estaba en medio de otra cosa. En su lugar, intente: “Cuando tengas un minuto, me encantaría rebotarte algo. ¡Sin prisa!"
Similar al correo electrónico y los mensajes de texto, el tono puede ser difícil de medir a través del chat. Por lo tanto, siempre dé a las personas el beneficio de la duda y asuma buenas intenciones. ¿Crees que están siendo frívolos o sarcásticos? Vuelva a leer el mensaje para usted mismo con un tono agradable y una sonrisa como un cheque instintivo. Por otro lado, si le preocupa que su mensaje pueda ser malinterpretado, agregue un GIF o un emoji para aclarar sus intenciones.
Al igual que responder a toda la empresa es lo peor , enviar un chat que solo es relevante para un puñado de personas a 50 compañeros de trabajo es desagradable. Entonces, cuando estás debatiendo a quién hacer un bucle, haz un bucle pequeño al principio.
Si es un anuncio que desea que su equipo pueda consultar, use el correo electrónico. La excepción aquí es si su empresa usa chats anclados regularmente y todos saben cómo usar esa función y dónde buscar información clave.
Use herramientas y complementos para hacer que el chat sea más inteligente. Preguntar "¿Están todos libres para un almuerzo de equipo el jueves?" Abre una compuerta de respuestas y de ida y vuelta. Un complemento de sondeo simple como Simple Poll se encarga de esto y reduce todo ese ruido a un solo mensaje:

Siempre tenga conversaciones matizadas o difíciles en persona. O, si eso no es posible, hágalo por teléfono o video chat, eso incluye dar comentarios constructivos, negociar y revisar proyectos.
Aprende a leer entre líneas en una conversación. Debido a que chatear de manera tan informal hace que sea fácil salirse del tema, sucede mucho. (¡Y está bien! ¡Los descansos son buenos!) Pero si notas que estás dominando la conversación o proporcionando el 75% de las reacciones GIF, probablemente significa que no es el mejor momento para la otra persona.
Nunca asumas que alguien vio tu mensaje importante en un chat grupal. Si es algo que 100% desea que alguien (o todos) vea, envíe un correo electrónico.
Si chateas en un grupo y luego se convierte en una convo individual que todo el canal no necesita conocer (o no debería tener que tener), reubica la discusión. Incluso si no es confidencial, a menudo es mejor tener esas conversaciones fuera del grupo.
A menos que la oficina esté actualmente en llamas, trate de tomarse un minuto para decir "Hola, ¿cómo está?" A alguien antes de iniciar una conversación. Hará que todo lo que digas sea mucho más fácil.
Si una conversación no requiere su aporte directamente, no se sienta presionado a intervenir si está ocupado. Y, en la misma nota, si está ocupado, no se distraiga siguiendo cada conversación.
Finalmente, este último no es realmente una regla, solo un recordatorio. Incluso si su jefe no participa en conversaciones grupales aleatorias y tontas, él o ella aún podría estar mirando. Y si tiene dificultades para completar las tareas a tiempo, él o ella no estarán encantados de ver cuán activo es usted. Entonces, diviértete, sé agradecido de que trabajas para una empresa que reconoce un buen GIF, pero también haz tu trabajo.