Sabes que necesitas volver a alguien lo antes posible cuando él o ella envía un correo electrónico con la etiqueta "urgente". Puedes imaginar a la otra persona mirando su pantalla, sin parpadear o refrescando obsesivamente su bandeja de entrada, porque te está esperando. los números finales, la aprobación, el visto bueno, la respuesta o los próximos pasos.
¿Pero sabías que ese no es el único momento en el que necesitas priorizar la escritura? Es cierto: si deja que un mensaje permanezca unos días en cualquiera de los siguientes escenarios, corre el riesgo de parecer bastante insensible o poco profesional.
Es un equilibrio difícil, porque en cada caso, también quieres decir lo correcto. Pero es importante tomarse el tiempo para responder.
1. Cuando has peleado antes
¿Está familiarizado con escribir un correo electrónico para administrar su bandeja de entrada? Como explica el cofundador y COO de Muse, Alex Cavoulacos:
Envía un breve "Gracias por pensar en mí: estoy reservado este mes, pero si me contactas, me encantaría poder ayudarte de todas formas". Muchas personas nunca harán un seguimiento, ya sea porque lo olvidaron o porque ya no necesitan su tiempo y consejos, por lo que puede estar seguro de que las personas que siguen son las que más necesitan su ayuda.
Si bien esta estrategia le evitará responder a todas las personas que nunca se comunican, la desventaja es que si alguien hace lo que le pide (espera lo largo que sea y luego sigue), realmente le debe enviarle una respuesta. Ella es respetuosa al contactarlo más tarde, por lo que desea mostrarle la misma cortesía.
Por supuesto, aún puede estar demasiado ocupado para ayudar (y eso está bien). Pero no debe estar demasiado ocupado para enviar una respuesta útil, incluso si está dando una respuesta breve, señalando a otra persona o proporcionando un enlace a un recurso, y dentro de las 24 horas si es posible. Además, componer una respuesta real le ahorra comenzar una cadena de correo electrónico interminable "Me pondré en contacto con usted más tarde", que se verá como una guía para la otra persona.
2. Cuando te dicen algo personal
A muchas personas les resulta difícil compartir información personal con sus compañeros de trabajo. Por lo tanto, si alguien se toma el tiempo de compartir noticias molestas con usted por correo electrónico, siempre se requiere escribir rápidamente.
No tiene que ser una respuesta larga, y está bien si no estás 100% seguro de lo que debes decir. Casi siempre puedes dirigir con "Lamento mucho escuchar …" Luego, aborda cuidadosamente cualquier elemento de acción que haya en el correo electrónico (suponiendo que haya uno, que generalmente hay) con algo como "Por favor, tómate tu tiempo …" o "Siéntase libre de volver cuando regrese".
Y si hay un problema urgente que requiere que pidas algo tangible, tómate unos minutos para resolver la pregunta más mínima antes de responder.
Por ejemplo, así es como podría responder a un compañero de trabajo que le dice que no podrá terminar la presentación de la junta esta semana debido a una muerte en la familia:
Incluso cuando no tiene las palabras exactas correctas, y nadie las tiene, responder rápidamente muestra que le importa. Hace que su preocupación se sienta más genuina y deja en claro que no pasó por alto estas noticias ni las agregó a una lista como lo haría con cualquier otro mensaje.
Sí, todos estamos luchando la buena batalla para llegar a la bandeja de entrada cero; y entiendo completamente la urgencia de querer posponer la respuesta a ese correo electrónico difícil porque podría responder 10 básicos en el mismo período de tiempo. Pero no vale la pena hacer que alguien más se sienta sin importancia, o arriesgar su reputación como persona considerada. Por lo tanto, tómese el tiempo para responder un mensaje en cualquiera de estas categorías: no es el único que se alegrará de haberlo hecho.
