Hace unas semanas, escribí sobre las reglas no escritas del correo electrónico, y me sorprendió la cantidad de personas que lo encontraron útil. Resulta que hay muchas reglas por ahí que todos podríamos beneficiarnos de ponernos en el papel.
Con eso en mente, haré algunas más de esas listas, comenzando con el segundo punto más importante de la oficina: las reuniones. Siga leyendo para conocer las reglas imprescindibles sobre cómo llevar a cabo una reunión exitosa, y sus colegas de todas partes se lo agradecerán.
Asegúrese de que realmente necesita una reunión antes de programarla. ¿Podría resolverse esto en 10 minutos por teléfono o por correo electrónico?
Cada reunión debe tener un propósito: debe tomar una decisión o completar una acción juntos. Dar una actualización casi siempre puede ocurrir por correo electrónico.
No programe más tiempo del que necesita. La mayoría de las reuniones están programadas para una hora completa, cuando deben durar 20 minutos, 30 minutos o 45 minutos, máx .
Comience a tiempo. No espere a los rezagados, solo los alienta.
Termina a tiempo. Al decir: "Sé que todos tenemos mucho que hacer, así que intentemos mantener esto en menos de 30 minutos", recordará a las personas que desea una reunión eficiente tanto como ellos.
Solo invite a las personas que absolutamente necesitan estar allí. Cuanta más gente en una reunión, menos se hace.
Cada reunión debe tener a alguien claramente asignado de antemano para ejecutarlo. Si no eres tú, nombra a otra persona (y asegúrate de que esa persona sepa que él o ella está a cargo).
Hornee en unos minutos para charlar al comienzo de la reunión. Somos personas, no robots, y establecer una buena relación con los colegas ayuda a que las empresas funcionen sin problemas.
Si desea que las personas lean algo antes de tiempo, enviarlo con al menos tres horas de anticipación es bueno, y el día anterior es mejor. Enviarlo 20 minutos antes es inútil.
Reserve su espacio de reunión con anticipación o tómese 10 minutos antes de la reunión para resolverlo. Vagar por los pasillos con todos a cuestas está perdiendo el tiempo de todos.
Establezca una agenda y compártala al comienzo de la reunión para mantener a todos al día.
Si desea que la gente preste atención, no les dé varios folletos al comienzo de la reunión. Comenzarán a hojearlos y se distraerán.
No revise su teléfono o correo electrónico durante la reunión. Todos pueden decir lo que estás haciendo y comenzarán a hacer lo mismo.
Mantenga un registro de los próximos pasos a medida que avanza la reunión. Cualquier acción debe enviarse como recordatorio después de la reunión.
Un elemento de acción sin alguien asignado no tiene valor. En la mayoría de los casos, también se necesita una fecha límite.
Si alguien habla demasiado, interrumpa (amablemente). Del mismo modo, si alguien habla muy poco, intente involucrarlo.
Si la conversación se desvía del tema, es aceptable y necesario que la retires. Un simple "programemos el tiempo para discutirlo más tarde si es útil, ya que solo nos quedan 10 minutos" funciona perfectamente.
Si la reunión dura más de una hora, programe un tiempo para los descansos y avíseles a los asistentes con anticipación. Saber que pueden revisar su correo electrónico en 45 minutos ayudará a mantenerlos enfocados ahora.
Mira el lenguaje corporal. Puede saber fácilmente si las personas están aburridas, desconectadas o sienten que se está desperdiciando su tiempo, siempre que lo busque.
Si es necesario, asigne un tomador de notas, para que pueda concentrarse en ejecutar la reunión.
Evalúe periódicamente si se necesitan reuniones periódicas en su calendario y, de ser así, si el formato, la duración y los asistentes contribuyen a su eficacia. ¿Si no? ¡Cámbialos!
