¡Finalmente! las 23 reglas no escritas del correo electrónico

No fue hasta que ayudé a mi hermano de edad universitaria a hackear (er, configurar) su bandeja de entrada y explicar algunos de los matices de este método ubicuo de comunicación que me di cuenta de cuántas reglas no escritas del correo electrónico se han desarrollado a lo largo de los años.

Algunos de ellos son bastante obvios, pero vale la pena repetirlos (porque todavía veo personas que los rompen de vez en cuando). Y otros no son intuitivos de inmediato, pero, si se siguen universalmente, nos ayudarían a todos a enviar y responder mejor al correo electrónico.

Entonces, los pongo por escrito. Revise la lista y repita después de mí: "Juro solemnemente que seguiré las reglas del correo electrónico para siempre".

Su línea de asunto siempre debe ser descriptiva. "Introducción" no es lo suficientemente descriptivo. "Introducción: Alex (The Muse) // Jennifer (XYZ Co)" es mejor.
Mantenga cada correo electrónico lo más corto posible; le ahorra tiempo y, lo que es más importante, respeta el tiempo del destinatario.
Cuanto más rápido responda, más breve será su respuesta.
Incluya siempre una línea de contexto si el destinatario no espera este correo electrónico. Esto es tan relevante para los correos electrónicos por primera vez ("Aquí es donde nos conocimos") como para los correos electrónicos a alguien con quien trabajas regularmente ("Este correo electrónico trata sobre la próxima fase de ese proyecto en el que estamos trabajando juntos").
Ponga sus "preguntas" o "elementos de acción" primero en el correo electrónico, no el último, y explíquelos. Debe quedar inmediatamente claro para el destinatario lo que desea.
Si hay una fecha límite, dígalo. Si la solicitud no es urgente, dígalo.
Si no necesita una respuesta y un correo electrónico es solo para su información, dígalo.
Haga cualquier pregunta lo más específica posible. "¿Qué opinas de la propuesta?" No es una buena pregunta. "¿Podemos seguir adelante con la propuesta del vendedor de $ 20, 000 para el viernes?" Es mejor.
Use viñetas o listas numeradas cuando sea posible. Estos son más fáciles de leer que los bloques de texto.
Cuando algo es realmente importante, intrépido.
No uses en exceso negrita en tus correos electrónicos.
Usa fuentes legibles. Comic Sans no es una fuente legible.
Si recibe una pregunta de otra persona pero no puede responder de inmediato, responda haciéndole saber cuándo llegará. Esto le ahorrará correos electrónicos de check-in y ayudará a la otra persona a planificar.
Siempre CC el número mínimo de personas necesarias para realizar el trabajo. Cuantas más personas en la cadena de correo electrónico, menor será el sentimiento de responsabilidad de responder.
Use "Responder a todos" solo cuando sea realmente necesario. A nadie le gusta esa persona que obstruye la bandeja de entrada de todo el departamento.
Si alguien está en un hilo de correo electrónico en el que ya no necesita estar, muévalo a BCC en su próxima respuesta y dígalo en la primera línea del correo electrónico. ("Sam, gracias por presentarnos a Mary y a mí; te trasladaré a BCC y lo llevaré desde aquí").
Siempre haga introducciones de doble suscripción. Si no lo hace, la gente comenzará a temer saber de usted.
No secuestres un hilo sobre un tema para discutir otro tema. Comience un nuevo hilo de correo electrónico en su lugar, con la línea de asunto relevante y los destinatarios.
No te apiles. Nadie necesita un vigésimo correo electrónico “¡Esto también me pareció genial!”.
Si envía un correo electrónico con fines comerciales, tenga su información de contacto y título en el pie de página. Cuanto más simple, mejor.
Si está enviando un correo electrónico a una persona muy ocupada, es totalmente aceptable y algo esperado que le reenvíe el correo electrónico inicial con un mensaje de seguimiento después de una o dos semanas. La mayoría de las personas ocupadas requieren al menos uno de estos. No hagas más de tres.
No es aceptable hacer un seguimiento de un correo electrónico dentro de las 48 horas a menos que sea realmente urgente. Muchas personas tratan el correo electrónico como una forma de correspondencia y pueden simplemente tener prioridades más altas que responderle de inmediato.
Si recibe o desea enviar un correo electrónico enojado, espere. Si es urgente, ponte al teléfono.