Recientemente, he recibido más y más llamadas telefónicas relacionadas con el negocio que, a pesar de estar con personas inteligentes, me dejaron con una mala impresión. Claro, las llamadas parecen bastante simples, pero cualquier cosa, desde fallas tecnológicas que podrían haberse evitado hasta una mala gestión del tiempo, realmente puede afectar las impresiones de sus clientes y colegas sobre usted (sin mencionar su productividad).
Entonces, así como hay reglas no escritas para el correo electrónico y las reuniones, estoy explicando las pautas para las llamadas telefónicas comerciales y las llamadas de conferencia que todos deben seguir. ¡Aquí hay llamadas más productivas (y menos molestas) para siempre!
Acuerde antes de la llamada qué persona llama a quién y a qué número. Enviar un correo electrónico tres minutos después de que supuestamente la llamada comenzara con "¿a dónde debería llamarte? desperdicia el tiempo de todos.
En general, si le está preguntando algo a otra persona, debe ofrecerle llamarlo. Si está ayudando a otra persona, pídale que lo llame para evitar tener que perseguir a alguien.
Programe la llamada durante el tiempo que necesite y recuerde que puede ser de cinco, 10 o 20 minutos. No debe redondear al incremento de 30 minutos más cercano.
Si sabe de antemano que va a llegar tarde a una llamada, avísele a la otra persona por correo electrónico y ofrézcase a llamarlo cuando esté listo.
Si la persona a la que llama no contesta, no deje un mensaje la primera vez. Intente nuevamente 1-2 minutos más tarde, y si él o ella no contesta, deje un mensaje y también un correo electrónico, haciéndole saber que llamó y declarando cuánto tiempo más estará disponible. No vuelva a llamar después de eso a menos que sea urgente.
Si más de dos personas están hablando, configure un marcado con anticipación. Hay muchos servicios gratuitos, como UberConference, que ayudan con esto.
Mantenga la llamada a la menor cantidad de personas posible y asegúrese de que todos sean realmente necesarios. Cuanta más gente esté en la línea, menos prestarán atención todos.
Asegúrese de atender la llamada desde un lugar tranquilo con buena señal. El uso de líneas terrestres siempre que sea posible ayuda a evitar problemas de señal.
Si te atrapan en un lugar ruidoso, informa a la gente de inmediato que estarás en silencio a menos que estés hablando. Es lo más respetuoso que hacer.
Si no llama desde un teléfono que usa regularmente, asegúrese de saber cómo operarlo. Esto es especialmente importante cuando se utiliza un sistema telefónico de oficina desconocido.
No recomiendo usar diapositivas para presentar algo en la llamada, a menos que esté haciendo una demostración, pero si es así, no las envíe por correo electrónico. En su lugar, use un servicio de uso compartido de pantalla como GoToMeeting o Screenleap para asegurarse de que las personas no se asomen, avancen y luego dejen de prestar atención.
Si está utilizando un servicio de uso compartido de pantalla, asegúrese de que funcione antes de que comience la llamada y de que sus contrapartes tengan instalado todo lo que necesitarían antes de la llamada.
Si se reúne con personas por primera vez, o si realmente quiere que las personas presten atención, considere realizar videoconferencias.
Al igual que con las reuniones, comience a tiempo. Esperar a los rezagados solo los alienta.
Si se está uniendo a una llamada de conferencia, preséntese de inmediato para que nadie se sorprenda de que haya estado escuchando durante tres minutos lo que pensaban que era una conversación uno a uno.
Si alguien se une tarde, no lo atrape. Pierde el tiempo de todos los demás. Anime a esta persona a ponerse al día con alguien al final de la llamada para ver qué se perdió.
Dé una descripción general de quién es y por qué llama dentro de los primeros 120 segundos de la llamada, luego establezca su agenda u objetivo. Las otras personas en la llamada deben saber lo que quiere de ellos de inmediato.
En los primeros minutos de cada llamada, confirme cuánto tiempo tienen que hablar todos para poder gestionar la conversación en consecuencia.
Si tiene más de tres personas en la línea, el organizador debe hacer una lista rápida para asegurarse de que todos estén allí y presentarlos brevemente si es posible.
Solo haga presentaciones individuales si ayudará a hacer negocios, y tenga eso en cuenta en su agenda. De lo contrario, perderás mucho tiempo.
A menos que la llamada sea sobre usted compartiendo su experiencia, no debe hablar más del 70% del tiempo. Si hay muchas personas en la línea, ese número cae al 25%.
Mantenga sus oraciones cortas y pause regularmente entre ideas. Esto permitirá que las personas intervengan o hagan preguntas.
Si usted es el organizador de la llamada, es su trabajo llamar a las personas para que participen si no están hablando y alguien más está monopolizando la conversación.
Usa el botón de silencio estratégicamente. Si está silenciado durante el 90% de la llamada, es probable que no esté prestando atención por completo.
No seas la persona que está revisando el correo electrónico y necesita pedir que se repita una pregunta. Si se encuentra revisando el correo electrónico durante la mayoría de sus llamadas, son demasiado largas, son demasiadas personas involucradas o no necesita estar en ellas.
Cinco minutos antes del final de la llamada, advierta a todos que está terminando y pregunte si hay alguna pregunta. No permita que se atropelle si es posible, es una falta de respeto al tiempo de otras personas.
Mantenga un registro de los próximos pasos a medida que avanza la llamada y luego envíelos por correo electrónico como recordatorio.
¡Dinos! ¿Cuál es tu regla de llamada telefónica favorita? ¿Alguno que nos perdimos?
