Como cualquier usuario experimentado sabe, poder guardar una consulta es una de las razones por las que el uso de bases de datos como Microsoft Access puede hacer que el trabajo sea mucho más sencillo. Las bases de datos pueden ser realmente frustrantes cuando un usuario desea crear la consulta perfecta para un proyecto o informe. Después de realizar ajustes y cambios en una consulta, puede ser difícil recordar exactamente qué cambios se obtuvieron y qué resultados.
Esta es una muy buena razón para acostumbrarse a guardar consultas con cierta frecuencia, incluso si no proporcionan exactamente lo que el usuario está buscando en ese momento. Cuando se requieren los mismos datos unos días, semanas o meses después, muy a menudo los usuarios descubrirán demasiado tarde que se olvidaron de guardar esa consulta casi perfecta o que habían obtenido los resultados que querían con una de las consultas experimentales. , resultando en más experimentación para obtener los mismos datos.
Este es un escenario con el que casi todos los usuarios de Access pueden relacionarse, y que se evita fácilmente al hacer el hábito de guardar consultas, incluso si las consultas no son del todo correctas. Cada consulta que se guarda puede incluir algunos detalles para ayudar al usuario a determinar qué se debe ajustar, de modo que cada consulta no tenga que escribirse desde cero. También significa que los usuarios pueden copiar una buena consulta y usarla como punto de partida para consultas similares con solo algunos ajustes para obtener datos diferentes.
Cuándo guardar consultas
En última instancia, guardar una consulta es una cuestión de preferencia, pero para aquellos que recién están comenzando, esa es otra área desconocida. Los principiantes deben acostumbrarse a guardar siempre las consultas porque no hay forma de saber cuándo una consulta accidental termina proporcionando exactamente lo que se necesita.
Incluso estas consultas experimentales pueden ayudar a un nuevo usuario a familiarizarse con las tablas existentes, las relaciones de datos, las claves primarias y otros componentes y propiedades de la base de datos. Esto incluye consultas experimentales cuando un usuario aprende por primera vez cómo crear consultas en Access. Al poder regresar y revisar cómo unos pocos cambios entre consultas cambian, los resultados pueden hacer que sea mucho más fácil entender cómo funcionan las consultas.
Depende de cada individuo determinar cuándo se debe guardar una consulta, pero si no está seguro de si guardar o no una consulta, debe seguir adelante y guardar. Es fácil eliminar consultas más tarde; es mucho más difícil replicar uno de memoria un par de meses más tarde.
Cómo guardar consultas
No hay nada como un conjunto largo y difícil de instrucciones para hacer que un usuario decida renunciar a una acción útil o incluso necesaria porque lleva demasiado tiempo completarla. El acceso hace que sea muy fácil guardar consultas para alentar a los usuarios a guardar su trabajo sobre la marcha.
- Diseñar una consulta.
- Modifique la consulta hasta que obtenga los resultados necesarios.
- Golpear CTRL + S en una PC o Cmmd + S en una Mac.
- Ingrese un nombre que sea fácil de recordar para búsquedas posteriores.
Las compañías y los equipos deben establecer pautas sobre dónde guardar las consultas según el tipo, el departamento y otras áreas, así como una convención de nombres. Esto hará que sea más fácil para los empleados revisar las consultas existentes antes de crear otras nuevas.
Limpiando después de experimentar con consultas
Después de pasar una cantidad considerable de tiempo creando la consulta perfecta, la mayoría de las personas están listas para cerrar y pasar a otra cosa. Sin embargo, dejar un registro de un gran número de consultas experimentales, incluso si se guarda en un área designada para consultas de prueba, puede dificultar la ubicación de las consultas útiles (a menos que exista una política para eliminar todas las consultas en un área experimental de manera regular). base).
Una forma de facilitar la limpieza es agregar algo al nombre de las consultas que probablemente no sean necesarias otra vez. También existe la opción de imprimir o exportar consultas y sus propiedades para que la información no se pierda completamente después de eliminarla. A pesar de que puede ser difícil saber qué es y qué no es útil al principio, cuanto más tiempo retenga las consultas, más difícil será recordar cuáles son útiles y cuáles deben eliminarse. No es necesario eliminar las consultas al final de una sesión, pero es una buena idea limpiar las consultas al menos una vez al mes.
Ajuste de una consulta existente
A medida que los usuarios experimentan con diferentes consultas, es probable que encuentren que algunos ajustes en una consulta existente proporcionarán datos mejores o más completos. No es necesario eliminar estas consultas y reemplazarlas completamente porque Access permite a los usuarios actualizar las consultas existentes con relativa facilidad.
- Ir a la consulta en el Diseño ver.
- Vaya al campo o campos que desea actualizar y realice las modificaciones necesarias.
- Guardar la consulta.
- Ir Crear > Consulta > Diseño de consulta > Mostrar tabla, luego la tabla asociada a la consulta modificada.
- Ir Diseño > Tipo de consulta > Actualizar.
- Revise las actualizaciones para asegurarse de que se actualicen los campos correctos.
También puede actualizar las tablas para los nuevos cambios antes de ejecutar la consulta si lo desea, pero no es necesario.
Actualizar las consultas existentes puede ahorrar a los usuarios una gran cantidad de tiempo y energía (así como consultas adicionales y obsoletas) que de otra manera irían a recrear la misma consulta con un par de pequeñas modificaciones desde el principio.
