Los criterios apuntan a ciertos datos en las consultas de la base de datos de Microsoft Access. Al agregar criterios a una consulta, el usuario puede concentrarse en la información que tiene texto clave, fechas, región o comodines para cubrir una amplia gama de datos. Los criterios proporcionan una definición para los datos extraídos durante una consulta. Cuando se ejecuta una consulta, todos los datos que no incluyen los criterios definidos se excluyen de los resultados. Esto facilita la ejecución de informes sobre clientes en ciertas regiones, estados, códigos postales o países.
Tipos de Criterios
Los tipos de criterios hacen que sea más fácil determinar qué tipo de consulta ejecutar. Incluyen:
- Numérico: Preguntas basadas en un número, como una fecha, monto en dólares o un código de área
- Texto-Queries basadas en texto, como país, apellido o información de un campo de comentario.
- Nulo-Las preguntas que buscan entradas que tienen un campo específico se dejan en blanco, lo que es útil para asegurarse de que toda la información pertinente se proporciona en una base de datos, como para el inventario o para mantener la información del cliente.
- Comodín-Esto puede ser cualquiera de los tipos de consultas anteriores. Un comodín extrae un rango más amplio de datos y se utiliza mejor cuando un usuario no está seguro de la fecha específica o necesita obtener un rango de datos sobre todos los clientes que ordenaron un cierto tipo de servicio.
- Condicional-Utilizado para extraer datos en función de múltiples tipos de criterios. Los criterios condicionales son avanzados, y los usuarios deben acostumbrarse a los criterios básicos antes de tratar de usar los criterios condicionales.
Cómo agregar criterios en el acceso
Antes de comenzar a agregar criterios, asegúrese de comprender cómo crear consultas y cómo modificar una consulta. Una vez que comprenda esos conceptos básicos, lo siguiente lo guiará a través de la adición de criterios a una nueva consulta.
- Crear una nueva consulta.
- Haga clic en Criterios para la fila en la cuadrícula de diseño donde desea agregar los criterios. Por ahora, solo agregue criterios para un campo.
- Hacer clic Entrar Cuando hayas terminado de añadir los criterios.
- Ejecutar la consulta.
Examine los resultados y asegúrese de que la consulta devolvió los datos como esperaba. Para consultas simples, incluso la reducción de los datos en función de criterios puede no eliminar una gran cantidad de datos innecesarios. Familiarizarse con la adición de diferentes tipos de criterios hace que sea más fácil entender cómo los criterios afectan los resultados.
Ejemplos de criterios
Los criterios numéricos y de texto son probablemente los más comunes, por lo que los dos ejemplos se centran en los criterios de fecha y ubicación.
Para buscar todas las compras realizadas el 1 de enero de 2015, ingrese la siguiente información en el Vista del diseñador de consultas:
- Campo - ingrese la fecha
- Mesa - entrar en la compra
- Criterios - entrar 1/1/15
Para buscar compras en Hawaii, ingrese la siguiente información en el Vista del diseñador de consultas.
- Campo - ingrese País / Región
- Mesa - Ingresar Clientes
- Criterios - entra a Hawai
Cómo usar comodines
Los comodines les dan a los usuarios el poder de buscar más de una fecha o ubicación. En Microsoft Access, el asterisco (*) es el carácter comodín. Para buscar todas las compras realizadas en 2014, ingrese lo siguiente.
- Campo - ingrese la fecha
- Mesa - entrar en la compra
- Criterios - entra como "* 14"
Para buscar clientes en estados que comienzan con "W", ingrese lo siguiente.
- Campo - ingrese País / Región
- Mesa - Ingresar Clientes
- Criterios - ingresa como "W *"
Buscando valores nulos y cero
La búsqueda de todas las entradas para un campo en particular que está vacío es relativamente simple y se aplica tanto a consultas numéricas como de texto.
Para buscar a todos los clientes que no tienen información de dirección, ingrese lo siguiente.
- Campo - ingresa la direccion
- Mesa - Ingresar Clientes
- Criterios - ingresa “”
Puede tomar un tiempo acostumbrarse a todas las posibilidades, pero con un poco de experimentación, es fácil ver cómo los criterios pueden dirigirse a datos específicos. La generación de informes y la ejecución de análisis es considerablemente más simple con la adición de los criterios correctos.
Consideraciones para agregar criterios a las consultas de acceso
Para obtener los mejores resultados, los usuarios deben pensar en lo que debe incluirse en la extracción de datos. Por ejemplo:
- ¿Qué tipo de resultados se necesitan? Las consultas se pueden ejecutar en valores numéricos, fechas, texto y valores nulos.
- ¿Cuál es la forma más sencilla de obtener los datos más detallados? Los usuarios que solo están interesados en las entregas realizadas en el transcurso de un año y quienes fueron sus mejores clientes al mismo tiempo solo necesitan una consulta que extraiga datos e incluya nombres de clientes y montos en dólares para los pedidos. Los usuarios que desean obtener datos sobre nuevos contratos basados en las últimas campañas de marketing necesitan algo más complejo; La consulta debe tener en cuenta varios campos diferentes.
- ¿Cuál es la menor cantidad de datos necesarios? Esto determina cuánto se debe incluir en la consulta, lo que reduce los criterios necesarios.
- ¿Hay alguna consulta existente que pueda ser modificada? La primera vez que comienza con Access, la respuesta es no, pero es mejor comenzar revisando las consultas existentes a medida que la base de datos se vuelve más robusta.
- ¿Es probable que esta consulta deba ser retirada nuevamente? Esto ayuda a determinar si la consulta debe guardarse y almacenarse para todos los usuarios que puedan necesitarla.Incluso si una empresa solo obtiene datos para 2015, se pueden usar comodines en la versión guardada para que la consulta pueda reciclarse.
