Una de las funciones más útiles pero poco conocidas de Microsoft Access es la capacidad de imprimir una lista de consultas y resultados de consultas. Debido a que el seguimiento de todas las consultas existentes puede ser difícil, especialmente para las bases de datos más antiguas y para las empresas con numerosos empleados que usan bases de datos, Access ofrece a los usuarios una forma de imprimir las consultas y sus resultados. Esto proporciona a los usuarios una forma de revisar los resultados más adelante si no pueden recordar qué consulta se utilizó.
Las consultas son una de las razones principales para usar Access, especialmente porque la cantidad de datos crece exponencialmente. Si bien las consultas facilitan a cualquier usuario obtener rápidamente los datos necesarios sin requerir el conocimiento de SQL (el idioma principal para ejecutar consultas de base de datos), puede llevar algún tiempo acostumbrarse a crear consultas. Esto generalmente resulta en numerosas consultas con propósitos similares, ya veces idénticos.
Para simplificar aún más el proceso de trabajar con consultas, imprimir las consultas y sus resultados permite a los usuarios revisar todos los detalles de la consulta sin tener que moverse a otra aplicación, como Microsoft Word. Inicialmente, los usuarios tenían que copiar / pegar información y revisar el texto en SQL para determinar cuáles eran los parámetros de consulta. La posibilidad de imprimir los resultados de las consultas dentro del programa permite a los usuarios verificar las propiedades y los atributos de Access.
Cuándo imprimir consultas y resultados de consultas
Los resultados de las consultas de impresión y las consultas no se trata de crear un informe estéticamente agradable o de recopilar datos de una manera que sea fácil de presentar a otros. Es una forma de devolver todos los datos de una consulta para obtener una instantánea de los resultados en el momento de la extracción, las consultas que se usaron y un método para revisar un conjunto completo de datos sin procesar. Dependiendo de la industria, no es probable que esto sea algo que se haga con frecuencia, pero casi todas las compañías necesitarán tener una forma de rastrear los detalles exactos de sus datos.
Dependiendo de cómo exporte los datos, puede usar otro programa, como Microsoft Excel, para hacer los datos presentables para las propuestas o para adjuntarlos a los documentos oficiales. Las consultas impresas y los resultados de las consultas también son útiles para auditorías o verificación cuando se encuentran discrepancias. En todo caso, las revisiones de datos son con frecuencia una excelente manera de asegurarse de que las consultas continúen obteniendo la información necesaria. A veces, la mejor manera de encontrar un problema con una consulta es revisarla en busca de puntos de datos conocidos para asegurarse de que se incluyen cuando se ejecuta la consulta.
Cómo imprimir una lista de consultas
Mantener las consultas en Access es tan importante como mantener datos o mantener tablas actualizadas. La forma más fácil de hacerlo es imprimir una lista de consultas, ya sea para un proyecto en particular o una lista completa y revisar esa lista para asegurarse de que no haya consultas duplicadas u obsoletas. Los resultados también se pueden compartir con otros usuarios para ayudar a reducir el número de consultas duplicadas creadas.
En realidad, hay dos formas de crear la lista, pero una incluye codificación y es para usuarios mucho más avanzados. Para aquellos que usan Microsoft Access para evitar tener que aprender SQL, aquí hay una manera rápida y fácil de obtener una lista de consultas sin tener que tener una comprensión profunda del código que hay detrás.
- Ir Herramientas > Analizar > Documentador > Consultas y seleccione todos.
- Hacer clic DE ACUERDO.
Obtendrá una lista completa de todas las consultas y algunos detalles, como el nombre, las propiedades y los parámetros. Existe una forma más avanzada de imprimir listas de consultas que se dirigen a información específica, pero requiere cierta comprensión del código. Una vez que un usuario se siente cómodo con lo básico, puede pasar a funciones más avanzadas, como listas de consultas que se enfocan en detalles específicos en lugar de imprimir todo sobre cada consulta.
Cómo imprimir los resultados de la consulta
Los resultados de la consulta de impresión pueden proporcionar una instantánea completa y en profundidad de los datos en un solo punto de tiempo. Es bueno tenerlo para las auditorías y poder verificar la información. A veces, los usuarios necesitarán realizar varias consultas para obtener una compilación completa de los datos necesarios, y la impresión de los resultados puede ayudar a los usuarios a realizar una consulta maestra para el futuro.
Una vez que se ejecuta una consulta, los resultados se pueden exportar o enviar directamente a una impresora. Sin embargo, tenga en cuenta que los datos aparecerán como Access lo considere adecuado si el usuario no actualiza las instrucciones de impresión. Esto podría llevar a cientos de páginas, algunas de las cuales solo tienen unas pocas palabras o una sola columna. Tómese el tiempo para hacer ajustes antes de enviar el archivo a la impresora.
Las siguientes instrucciones enviarán los resultados a la impresora después de revisar en Vista previa de impresión.
- Ejecute la consulta con los resultados que se van a imprimir.
- Golpear Ctrl + P.
- Seleccionar Vista previa de impresión.
- Revise los datos como se imprimirán
- Impresión.
Para aquellos que desean guardar una copia de respaldo, los resultados de la consulta también pueden imprimirse en pdf para preservar la apariencia sin tener que usar varias resmas de papel.
Los usuarios también pueden exportar el archivo a algo como Microsoft Excel donde pueden hacer ajustes más fácilmente.
- Ejecute la consulta con los resultados que se van a imprimir.
- Hacer clic Datos externos > Exportar > Sobresalir.
- Seleccione dónde guardar los datos y nombre el archivo de exportación.
- Actualice otros campos como desee y haga clic en Exportar
Impresión de resultados como un informe
A veces, los resultados también son perfectos para un informe, por lo que los usuarios desean preservar los datos de una manera más presentable. Si desea crear un informe limpio de los datos para una lectura más fácil más adelante, siga los siguientes pasos.
- Hacer clic Informes > Crear > Asistente de informes.
- Seleccionar Tablas / Consultas y la consulta con los datos que desea capturar en el informe.
- Seleccione todos los campos para un informe completo y haga clic en Siguiente.
- Lea los cuadros de diálogo y seleccione las opciones deseadas para el informe.
- Nombre el informe cuando se le solicite.
- Revise la vista previa de los resultados y luego imprima el informe.
