Los formularios de navegación han existido por un tiempo, y muchas bases de datos, incluido Microsoft Access 2013, los utilizan para facilitar a los usuarios, particularmente a los usuarios nuevos, el uso del software. Su objetivo es simplificar la búsqueda de los formularios, informes, tablas y consultas más utilizados. Los formularios de navegación se configuran como la ubicación predeterminada cuando un usuario abre una base de datos. A los usuarios se les presentan los componentes de la base de datos que probablemente necesiten, como un formulario de pedido, datos de clientes o un informe mensual.
Los formularios de navegación no son un lugar de captura para todos los componentes de una base de datos. En general, no incluyen cosas como informes ejecutivos o pronósticos financieros, a menos que ese sea el propósito de la base de datos, ya que esa información generalmente está restringida. Desea que los empleados y los equipos puedan acceder a los datos rápidamente sin exponerlos a material exclusivo, restringido o de prueba beta.
Lo mejor de los formularios de navegación es que usted tiene el control completo de lo que los usuarios encuentran en ellos. Puede diseñar diferentes formas de navegación para diferentes usuarios, lo que simplifica la capacitación de nuevos empleados. Al darles a los usuarios todo lo que necesitan en la página de inicio, reduce la cantidad de tiempo que les lleva a los usuarios familiarizarse con lo que necesitan. Una vez que tienen la base para la navegación, pueden comenzar a aprender sobre las otras áreas a las que ocasionalmente necesitan ir para completar sus tareas.
Qué agregar a un formulario de navegación en Access 2013
Cada negocio, departamento y organización es diferente, por lo que finalmente depende de usted lo que agregue al formulario de navegación. Debe dedicar tiempo y pensamiento a determinar qué pertenece y qué no pertenece en el formulario. Desea facilitar la búsqueda y el uso de todas las cosas que necesita alguien para ingresar datos o generar informes, especialmente formularios y consultas. Sin embargo, no desea que el formulario de navegación esté tan lleno que los usuarios no puedan encontrar lo que necesitan.
Uno de los mejores lugares para comenzar es obtener comentarios de los usuarios existentes. El formulario deberá actualizarse periódicamente, se agregarán nuevos formularios al proceso, algunas tablas quedarán obsoletas o se cambiará el nombre de las consultas para que quede claro cómo usarlas, pero la primera versión del formulario debe ser lo más cercana a Perfecto como sea posible. Al obtener la entrada inicial de los usuarios actuales, al menos le informará sobre el tipo de cosas que deberían estar en la versión inicial. Con el tiempo, puede encuestar a los usuarios para ver qué ha cambiado o debería actualizarse en el formulario de navegación.
El mismo enfoque es válido para los formularios de navegación existentes. A menos que trabaje con todas las bases de datos cada semana, probablemente no esté tan familiarizado con lo que necesitan los diferentes grupos y divisiones. Al obtener sus comentarios, evita que los formularios de navegación terminen con un objeto heredado que nadie usa.
Cuándo agregar un formulario de navegación
En la mayoría de los casos, los formularios de navegación deben agregarse antes del lanzamiento de una base de datos. Esto acostumbra a los usuarios a usar el formulario en lugar de pasar por áreas difíciles y posiblemente trabajar en ubicaciones en la base de datos donde no deberían estar trabajando.
Si usted es una pequeña empresa u organización, es posible que no necesite un formulario de navegación todavía. Por ejemplo, si tiene menos de 10 objetos (formularios, informes, tablas y consultas) no se encuentra en una etapa en la que necesita agregar un formulario de navegación. Ocasionalmente, cree una revisión periódica de su base de datos para determinar si el número de componentes ha crecido lo suficiente como para necesitar formularios de navegación.
Cómo crear un formulario de navegación en Access 2013
La creación inicial de un formulario de navegación de Microsoft Access 2013 es relativamente sencilla. Los problemas comienzan cuando llega el momento de comenzar a agregarlos y actualizarlos. Asegúrese de tener un plan antes de comenzar para que pueda tener una primera versión completa.
- Vaya a la base de datos donde desea agregar un formulario.
- Hacer clicCrear > Formas y haga clic en el menú desplegable junto a Navegación para seleccionar el diseño del formulario que desea agregar. Aparece el panel de navegación. Si no es así, presione F11.
- Confirmar que el formulario esta en Diseño Ver buscando un área llamada Herramientas de diseño de formulario en la parte superior de la cinta. Si no lo ves, haz clic derecho en el Formulario de navegación pestaña y selecciona Vista de diseño de la opción Diseño.
- Seleccione y arrastre el componente que desea agregar al formulario de navegación desde las tablas, informes, listas, consultas y otros elementos del panel en el lado izquierdo de la pantalla.
Una vez que haya organizado el formulario de la forma que desea, puede ingresar y editar los nombres de las diferentes partes del formulario, incluidos los títulos.
Cuando sienta que el formulario está listo, envíelo para que lo revisen quienes lo usarán para obtener sus comentarios.
Configuración del formulario de navegación como la página predeterminada
Después de pasar el tiempo de planificación y creación del formulario, desea que sus usuarios sepan que está disponible. Si este es el lanzamiento inicial de la base de datos, haga que la forma de navegación sea lo primero que encuentran los usuarios cuando abren la base de datos.
- Ir Expediente > Opciones.
- Seleccionar Base de datos actual En el lado izquierdo de la ventana que aparece.
- Haga clic en el menú desplegable junto a Formulario de visualización debajo Opciones de aplicación y elige tu formulario de navegación entre las opciones.
Mejores prácticas para formularios de navegación
- Las bases de datos evolucionan con el tiempo y el formulario de navegación debe reflejar esos cambios. Crea un horario para revisar periódicamente el formulario.
- No sobrecargue su formulario de navegación.Cuantas más cosas le agregues, menos efectivo será.
- Etiquete los elementos del formulario con nombres que faciliten a los usuarios descubrir cómo deben usar cada elemento. Si los usuarios deben acceder a formularios e informes en un cierto orden, haga que el formulario refleje eso.
- La codificación por colores de diferentes formularios de navegación puede ahorrarle muchos problemas más adelante. Establecer un departamento en verde y otro en púrpura le facilita realizar un seguimiento de lo que ha hecho y lo que no ha hecho y evitar confusiones al actualizar varios formularios al mismo tiempo.
