El correo electrónico, como cualquier forma de comunicación, es algo personal. La forma de verificar, administrar y enviar todo, desde frases sencillas hasta misivas electrónicas, a menudo es una mezcla de preferencia y hábito.
Dicho esto, hay algunas reglas básicas que todos debemos seguir para aprovechar al máximo nuestra comunicación por correo electrónico, nuestra productividad y nuestro tiempo. Siga leyendo para conocer tres errores comunes de la bandeja de entrada, cómo lo están lastimando en el trabajo y cómo hacer el cambio para mejorar la administración del correo electrónico.
Error # 1: dejar correos electrónicos en su bandeja de entrada
Comenzaré con el más controvertido: dejar todos sus correos electrónicos en su bandeja de entrada. Sé que piensas que es lo mismo si dejas los correos electrónicos en tu bandeja de entrada después de haberlos tratado o no, pero tu cerebro pide diferencias. Un estudio de 2011 del Instituto de Neurociencia de Princeton determinó que "cuando su entorno está desordenado, el caos restringe su capacidad de concentración". Esto también es cierto para su entorno virtual; cuantos más correos electrónicos puedas ver, incluso los que ya no importan, más tiempo pasará tu cerebro inconscientemente pensando en ellos.
La investigación sugiere que reducir el desorden de la bandeja de entrada lo hará menos distraído, más productivo y más capaz de procesar la información. Si esa no es una buena razón para archivar esos 3, 679 correos electrónicos antiguos en su bandeja de entrada, no sé qué es.
Cómo hacer el cambio
Comience a usar su bandeja de entrada solo para correo nuevo. Si ha terminado con un correo electrónico, debe archivarse, archivarse o eliminarse (consulte a continuación para saber cuándo usarlo). Siempre puede buscar cualquier correo electrónico que necesite más adelante.
Error # 2: eliminar cuándo debe archivar o archivar (y viceversa)
Entonces, ahora que está usando su bandeja de entrada solo para correo nuevo (¡hurra!), La pregunta es: ¿Qué debe hacer con todo el correo electrónico que ha terminado?
Las opciones son a) eliminar o b) archivo en la carpeta correspondiente (o archivo, para usuarios de Gmail). Muchas personas cometen el error de desviarse demasiado de los extremos: ya sea borrando todos los mensajes o manteniéndolos todos. La verdad es que un equilibrio saludable es la mejor solución. El acaparamiento de correos electrónicos que no necesitará contribuye a la cuota de almacenamiento en su cuenta de correo electrónico y hace que sea más difícil encontrar los correos electrónicos que desea conservar cuando los busca. ¿Y eliminar en exceso? Puede terminar como mi amigo, que eliminó un correo electrónico de confirmación de vuelo y casi pierde su vuelo.
Cómo hacer el cambio
Cuando haya terminado con un correo electrónico, tómese dos segundos para pensar si es posible que desee tener acceso a él nuevamente en el futuro. Si no: Hora de borrar. En caso afirmativo: ¡archivar o archivar!
Error # 3: uso de su bandeja de entrada como una lista de tareas
Para las personas que no aman las listas de tareas, una solución fácil (o eso creen) es usar su bandeja de entrada como una sola. Ahora, cuando se trata de tareas estándar relacionadas con el correo electrónico como "Responder al correo electrónico de Jerry sobre los horarios de las reuniones", creo que esas personas están en lo cierto. Esas tareas no deberían estar en una lista de tareas pendientes, solo deberían ser respondidas como parte del curso normal de los negocios.
Pero para tareas verdaderas, como "Crear una propuesta para un nuevo cliente" o "Pagar el alquiler de la oficina", recomiendo encarecidamente encontrar un sistema de lista de tareas pendientes que funcione para usted y atenerse a él. ¿Por qué? Porque si desea realizar las tareas más importantes cada día, debe poder priorizar y enfocar su lista de tareas pendientes. Usar su bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes pone su tiempo en manos de otras personas. Con cada nuevo correo electrónico viene una nueva tarea, te guste o no. Pero tener que agregar conscientemente una tarea a su lista de tareas pendientes es una oportunidad para determinar si realmente debería hacerlo en este momento, en lugar de otro trabajo.
¿Todavía no está convencido? Jill Duffy, Leo Babauta y Jesse Garner también son excelentes casos para esto.
Cómo hacer el cambio
Dirígete a tu bandeja de entrada y saca las tareas pendientes. Si eso fue lo único que hizo que ese correo electrónico fuera digno de la bandeja de entrada, archivar, archivar o eliminar el correo electrónico ahora. Y bien, si realmente insiste en usar su bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes, pruebe Mailbox, una aplicación que puede ayudar a convertir los correos electrónicos en tareas pendientes y sacarlos de su bandeja de entrada.
