Durante los últimos meses, he estado tratando de armar el cronograma de mi organización para 2015. Lo más importante que tuve que hacer fue asegurarme de saber cuándo ocurrían todos nuestros eventos. Pero antes de poder escribirlos en mi calendario, primero tenía que tener una idea de qué eventos realmente necesitaba planificar.
Para las organizaciones sin fines de lucro, los eventos que organiza son las formas principales en que su comunidad interactuará con su organización. Por lo tanto, es vital que te representen bien. Un evento organizado a toda prisa lo verá y hará que parezca que su organización es incompetente. Para asegurarse de organizar los mejores eventos posibles, es importante que priorice sus eventos y los planifique para que sean lo más efectivos posible.
En los últimos 10 años que he pasado trabajando para organizaciones sin fines de lucro, he desarrollado cuatro preguntas cruciales que debo hacerme antes de decidir planificar un evento.
1. ¿Qué necesita nuestra organización de este evento?
Básicamente, ¿por qué estás considerando organizar este evento en primer lugar? ¿Estás tratando de recaudar dinero? Si es así, ¿cuánto? ¿Estás tratando de conocer nuevos seguidores o forjar nuevas conexiones? Si no se trata de recaudar fondos, tal vez intente atraer nuevos clientes o educar a las personas que ya forman parte de su organización sobre una nueva iniciativa.
Si este evento no está haciendo nada por ti, ¿por qué lo estás haciendo? Debe establecer qué participación tiene su organización en los resultados del evento antes de dedicarle tiempo y recursos. Esto también lo ayudará a priorizar el evento dentro del contexto de todas sus otras actividades.
2. ¿Qué necesitan sus invitados de este evento?
Aunque primero debe considerar sus necesidades, el evento es en realidad sobre sus invitados. Para que pueda alcanzar sus objetivos (que describió utilizando la pregunta anterior), debe atraer a los asistentes a interactuar con usted de la manera correcta.
Hable con invitados anteriores y potenciales sobre lo que les gusta de sus eventos y lo que les gustaría en el futuro. ¿Les gusta sentirse como una "información privilegiada" o ser reconocidos públicamente por su generosidad? Algunos podrían decir que les gustan los eventos ruidosos y animados; otros pueden preferir una noche más tranquila. Un beneficio adicional de esta estrategia es que las personas que entreviste definitivamente querrán ver cómo tomó sus consejos en su próximo evento.
3. ¿Cómo vamos a hacer esto?
Ahora que tiene una idea de lo que necesitarán sus invitados, debe pensar en cómo darles lo que quieren. Por ejemplo, si sus invitados necesitan comprender mejor su programa, tal vez decida que un cliente hable en el evento sobre su experiencia con ese programa en particular, o muestre un video y distribuya materiales de lectura sobre su modelo. O, si tiene un objetivo importante de recaudación de fondos y un público amante de la diversión, tal vez una subasta en vivo sea el camino a seguir.
Dado que esto es solo un resumen, no necesita profundizar demasiado en los detalles o comprometerse completamente con nada todavía. Sin embargo, si se da cuenta de que no tiene la capacidad de realizar un evento que satisfaga las necesidades de su organización y sus invitados, ahora es el momento de resolverlo. No necesariamente tiene que desechar la idea, pero esta pregunta lo ayudará a determinar si necesita reducir el tamaño o reclutar ayuda adicional.
4. ¿En qué se diferencia este evento de otros eventos?
No hay nada peor que ir al mismo evento dos veces en un año, y nada podría ser más costoso para el anfitrión. Si se encuentra planeando un almuerzo, cena y salida de golf para el mismo grupo de donantes en el mismo año, puede esperar fatiga de los donantes y rendimientos decrecientes de la inversión. En cambio, considere planificar un evento importante para esos donantes, y luego un evento más pequeño para sus prospectos o mejores voluntarios.
En acción
Para ayudarlo a comenzar, aquí hay una estrategia de muestra para un evento que preparé recientemente usando estas cuatro preguntas:
¿Qué necesitamos?
- Recaudar $ 50, 000
- Actualiza cinco donantes
- Atraiga a 10 nuevos donantes, tres a $ 5K o más
- Introducir nueva campaña de capital
¿Qué necesitan los invitados?
- Para sentirse seguro de que su dinero se invierte sabiamente
- Una oportunidad de ver el programa de primera mano
- Justificación para dar más, más allá del precio del boleto
¿Cómo vamos a hacer esto?
- Involucrar a la junta directiva para invitar a nuevos donantes
- Configure almuerzos previos al evento con los donantes actuales para actualizar
- Invite a un participante del programa a hablar
- Contratar nuevo diseñador para invitar y programar
- Aliméntelos bien; considere preguntar a los chefs locales
- Configurar la capacidad de texto para dar
- Contrata una banda
- Aumenta la cobertura de prensa
¿Cómo es diferente este evento?
- Nuestra única cena sentada
- Único evento dirigido a nuestros principales donantes (60-70, en su mayoría jubilados, en su mayoría voluntarios pasados o actuales)
- Único evento al que suelen asistir todos los miembros del consejo
- Generalmente programado para la primavera, al mismo tiempo que la graduación del cliente
La planificación de eventos puede ser una tarea agotadora y que requiere mucho tiempo, incluso más si sus eventos realmente cumplen con sus objetivos. Sin embargo, hágase estas cuatro preguntas y podrá elaborar una mejor estrategia para sus eventos y determinar cuáles son realmente necesarias y valiosas para su organización.
