Cosas que son clínicamente peores: involucrarse en una conversación cuando está en camino de tomar los dos últimos cubitos de queso en un evento de redes, escuchar a una amiga hablar sobre las "dificultades" de su registro de bodas, y mirar su agenda y viendo reuniones consecutivas.
¡No realmente! ¿Alguna vez has escuchado esta conversación?
Tú: "¿Cómo estuvo tu día?"
Su amigo normal y corriente: “¡Impresionante, tuve una reunión tras otra! PowerPoints, ¿me atrevo a decirlo, a punto?
No. No lo has hecho.
Sin embargo, todos somos culpables de incluir reuniones en los calendarios de los demás, incluido yo mismo. Y, como cualquiera que haya dirigido una reunión sabe, es bastante desalentador cuando miras por la sala y todos miran furtivamente sus teléfonos.
Y es por eso que preparé esta lista rápida de todas las razones por las cuales las personas (OK, bien, yo) no escuchan en las reuniones, así como algunas soluciones rápidas. Porque si todos comenzamos a planificar mejores reuniones, todos comenzaremos a temerlos un poco menos.
1. No tenías una agenda
¡Lo entiendo! Eres genial, estás relajado, estás vendiendo píldoras relajantes de tu patineta.
Pero aquí está la cosa: cuando comienzas tu reunión con, "traje a todos aquí hoy para discutir nuestra estrategia de ventas, ¿alguna idea?" Inmediatamente me desconecto porque el 90% de las respuestas van a ser en el acto, completamente tipo inútil ("¡Deberíamos vender más, solo en general!" y "¿Hemos considerado hacer de un perro nuestro portavoz?").
Y el 100% del contacto visual será del tipo incómodo en el que las personas se imploran sin palabras para hablar.
En lugar
Antes de enviar la próxima invitación a la reunión, reúna y envíe por correo electrónico un desglose de cómo planea usar ese tiempo. Esto no solo ayudará a las personas a prepararse y traer buenas ideas, sino que también asegurará que bloquee la cantidad de tiempo adecuada.
Es tan fácil como:
Minutos 1-5: Repasando los objetivos de la reunión: Contratar a Airbud para que sea el nuevo portavoz de la compañía.
Minutos 5-15: Discutir los objetivos: hablar sobre la realidad de que Airbud no solo está disponible, sino que también es real.
Minutos 15-25: Ideas de lluvia de ideas: recorra la sala sugiriendo otros portavoces que actúen como líderes de opinión en el espacio.
Minutos 25-30: Recapitulando todo : elija las mejores ideas y asigne los siguientes pasos.
2. No explicaste que esto sería un espectáculo individual
A menos que seas Morgan Freeman, simplemente no puedo escucharte hablar durante 30 minutos sin hacer una pausa. Hay una razón por la que no encontrarás demasiadas conversaciones TED populares en más de 20 minutos.
En lugar
Si usted, y solo usted, va a hablar durante toda la reunión, lo que está diciendo es mejor que sea interesante, fácil de digerir y aplicable a mí.
Entonces, cuando esté haciendo esa agenda de la que acabamos de hablar, resalte cualquier cosa que no conduzca a un paso de acción (como "investigar esto …" o "lluvia de ideas que …" o "seguimiento de los gatos que juegan baloncesto") ").
Luego, y prepárate para esta brujería y hechicería, bórrala. En el momento en que deja de hacer la reunión sobre los "próximos pasos" es el segundo en que comienza a perder personas.
Ahora, si te mueres por guardar esas cosas, agrega una diapositiva adicional a tu presentación en la línea de "para discutir en el futuro …" o incluye una hoja con información de fondo interesante en esa agenda que envíes antes de hora.
3. No necesitabas nada de mí específicamente
Lo que estás diciendo está relacionado tangencialmente con mi trabajo y crees que me beneficiaría escucharlo. ¡Y en teoría, claro!
¿Pero en la realidad? Tan pronto como me doy cuenta de que no tendré que pesar ni quitar nada de la reunión, me estoy centrando en la lista de tareas pendientes que me espera en mi escritorio.
En lugar
Odio seguir lanzándote la palabra A, pero todo esto vuelve a esa agenda. Al enviarlo con anticipación y marcar a los "oyentes" como invitados opcionales, le da al invitado la opción de unirse o no (y así asegurarse de que todos los que vienen estén emocionados de escuchar). ¿Por qué alguien de tu reunión va a deprimir el ánimo con su mirada en blanco de zombie?
Sé lo que estás pensando: Jenni, este "plan de agenda" parece mucho trabajo para una reunión. ¡Y estoy de acuerdo! Pero si le está pidiendo a alguien que se tome 30 o 60 minutos de su día, debe esforzarse un poco.
O, y no, lamentablemente, no voy a decir, "solo aléjate, Chad", puedes convertir esa reunión en un correo electrónico. Lleva un poco más de tiempo que crear una agenda, pero le ahorra el tiempo real de la reunión. Y afortunadamente para ti, tenemos instrucciones sobre cómo hacerlo fácilmente aquí.
