Lo admito, me encanta cuando se cancelan las reuniones. Cuando esa notificación aparece en mi computadora para decirme que tengo mi hora de regreso, me siento libre. Se ha levantado un peso y me siento de nuevo en control de mi horario. (Erm, no, no tengo problemas de control, ¿por qué lo preguntas?)
Pero también entiendo la importancia de las reuniones cuando se hacen correctamente. Algunas cosas se logran mejor cuando puedes hablar con la gente en tiempo real y no perderte en un rastro de correos electrónicos y mensajes de chat.
Dicho esto, a veces todavía es necesario hacer retroceder uno. Aquí hay algunos casos en los que tiene permiso para eliminar uno del calendario por el momento (si es usted quien lo planeó, eso es).
1. No estás completamente preparado
Se te cayó la pelota. Tal vez olvidó que se acercaba la reunión o siguió descuidando el tiempo que reservaba para prepararse. De cualquier manera, simplemente no estás listo para liderar la discusión de manera completa y productiva.
Si todavía te encuentras, es probable que carezca de dirección y que todos se pregunten cuáles son las conclusiones (si las hay). Y, bueno, eso es solo una pérdida de tiempo para todos, ¿no?
Pero escuche esto: no desea que "escamosa y poco confiable" sea su tarjeta de presentación. (Al menos, no creo que lo hagas).
Entonces, sí, está bien si esto ocurre de vez en cuando. La vida sucede, pero no dejes que se convierta en un hábito. En cambio, haga su misión permanecer en la tarea, ser responsable y respetar el tiempo de otras personas.
Y tenga cuidado con los tipos de reuniones que está reprogramando. Si constantemente pospone su relación personal con su jefe o su informe directo, por ejemplo, probablemente terminará rompiendo la confianza en esa importante relación.
2. No tienes toda la información
Tuviste este tiempo bloqueado en tu calendario durante meses. Pasaste unas horas reuniendo todo lo que necesitas de tu parte y desarrollaste una agenda detallada pero realista. Pero, a pesar de todo el trabajo de preparación que hiciste, todavía te faltan algunos datos cruciales.
El cliente no firmó el contrato, su jefe no aprobó el presupuesto del proyecto, está reconstruyendo el sitio web, pero el marketing no ha decidido sobre un tema, sea lo que sea, sin estas pepitas de conocimiento, simplemente será girando las ruedas en el barro y sin llegar a ninguna parte.
Por lo tanto, retrase la reunión hasta que pueda obtener la información que necesita.
3. Algo más grande sucede
Se adquirió una empresa para la que trabajaba, y el liderazgo nos dio la noticia al final del día, cuando la mayoría de la gente estaba haciendo las maletas para irse.
Eso significaba que al día siguiente estaba lleno de incertidumbre. Nadie quería reunirse para hablar sobre los detalles minuciosos de un proyecto en particular. Querían respuestas a preguntas como: "¿Seguiré teniendo un trabajo?"
Las personas necesitan tiempo para procesar cuando se producen cambios en las grandes empresas, ya sea un anuncio de que habrá despidos o noticias de una reorganización de la empresa.
Y, por supuesto, también necesitan tiempo y espacio cuando algo grande sacude el mundo, como un desastre natural o un ataque terrorista. Como resultado, a veces es necesario reservar artículos más pequeños del día a día. Tendrá mucho tiempo para abordarlos una vez que todos se sientan más estables y listos para concentrarse. La reunión puede esperar.
Las reuniones no son mis favoritas, y no estoy solo. Entonces, te lo ruego, por favor, sé intencional cuando planeas y sigue adelante con uno.
Cuando necesite cancelar o reprogramar, hágalo con cuidado. Cuando presiona el botón Eliminar, brinde a sus asistentes una explicación. No necesita ser nada poético, solo una breve y dulce razón:
o
En pocas palabras: si coloca algo en el calendario, debe hacer todo lo posible para cumplirlo.
Pero si aparece una de estas situaciones, entonces, por supuesto, posponer. Una reunión en la que no se puede lograr nada, ya sea porque algo más grande es una distracción o porque no tienes todas las piezas para el rompecabezas, no suele valer la pena de todos modos.
