El mes pasado, ofrecí tres consejos para una mejor gestión de proyectos, incluyendo cómo delegar adecuadamente, cómo aprovechar al máximo las herramientas y cómo cerrar su proyecto de manera significativa. Pero la gestión de proyectos presenta tantos desafíos únicos, con un vasto campo de investigación que presenta continuamente nuevos enfoques y perspectivas, por lo que no pude evitar seguir con algunos consejos más.
Estos consejos se centran en administrar de manera proactiva varias de las cosas que pueden acercarse sigilosamente a usted y descarrilar su éxito. A veces se siente como que pequeños demonios de fracaso acechan en cada esquina, esperando para darle un buen "problema". Así es como la gestión de riesgos, la gestión de cambios y la gestión del alcance mejorarán sus posibilidades de éxito.
1. Presta mucha atención a tus riesgos
Un riesgo es una amenaza que aún no se ha materializado, y lo primero que puede hacer para evitar que se materialice es simplemente saber que existe. Si está desarrollando una nueva aplicación que los clientes pueden usar para pagar sus facturas, los riesgos pueden variar desde los más leves o moderados (un miembro del equipo es reasignado, dejándolo con poco personal) hasta los mayores (los cambios en las regulaciones de pagos móviles requieren que usted lo haga). usar tecnología completamente diferente). No puede evitar que ocurran todos los riesgos, pero una descripción exhaustiva y reflexiva de cualquier riesgo concebible puede ayudarlo a manejar la posibilidad.
Durante la fase de planificación de su proyecto, desarrolle un registro de riesgos en el que pueda realizar un seguimiento de cualquier riesgo que pueda presentar un desafío para su cronograma, su presupuesto o su capacidad general para completar el proyecto. Hay muchas plantillas diferentes disponibles en línea, pero la mayoría de ellas sugieren incluir una descripción del riesgo, la fecha en que se planteó, la probabilidad de que ocurra y la gravedad de las consecuencias si lo hace. Cada riesgo debe tener un propietario asignado para monitorearlo y, lo más importante, un conjunto significativo de acciones que se pueden tomar para reducir la posibilidad de que ocurra ese riesgo (si existe). Por ejemplo, el riesgo de que un servidor pueda fallar, causando la pérdida de datos de las personas, puede ser de baja probabilidad pero de alta severidad, satisfecho por un plan de mitigación para instalar un servidor de respaldo. Aunque la probabilidad es baja, el impacto sería tan grande que los pasos tempranos y seguros para dar cuenta de su posibilidad valdrían la pena el costo y el esfuerzo.
Recuerde que este debe ser un documento vivo y respirable, y los nuevos riesgos deben tenerse en cuenta y monitorearse a medida que surjan en el transcurso del proyecto.
2. Sentar las bases para el cambio
La gestión de proyectos necesariamente significa que está interrumpiendo el status quo de alguna manera. Y no es ningún secreto que muchas personas encuentran el cambio, bueno, difícil, por decir lo menos. En un libro blanco para el Project Management Institute, la consultora Marge Combe analiza el concepto de preparación para el cambio como capital, tanto humana como de otro tipo, una organización está lista para dedicarse a un cambio y la disposición psicológica de las personas cuya cooperación se requiere para Implementar el cambio. Si no puede darse el lujo de hacer el cambio, o si todos sus trabajadores están alineados afuera con signos de protesta, obviamente no está en condiciones de avanzar.
Entonces, ¿qué puede hacer para sentar las bases de un cambio, ya sea grande o pequeño? Los aspectos tangibles de la gestión del cambio son un poco más fáciles de tratar. Si está claro que no tiene el dinero, el equipo o la capacidad tecnológica para realizar el trabajo, estas son cosas que debe abordar de inmediato.
Es el trabajo cultural y psicológico que requiere una ejecución más cuidadosa. Si los empleados o clientes se resisten a un cambio, tómese el tiempo para entender por qué. Quizás haya un malentendido que pueda aclarar, o una falla importante con su plan que no haya considerado. Un equipo de personal administrativo podría estar quejándose acerca de un cambio del procesamiento de formularios en papel a formularios electrónicos. En lugar de suponer que el equipo es resistente al cambio, una discusión con ellos sobre sus reservas podría revelar que el sistema electrónico no tiene forma de manejar las excepciones, lo que finalmente conducirá a la desorganización y dos procesos separados. Comprender la perspectiva del personal que usaría este día a día puede ayudar a garantizar que el cambio sirva a toda la organización.
Las organizaciones con personas que están abiertas a un cambio y que entienden el cambio y sus beneficios para ellas son mucho más propensas a ver que el cambio ocurre sin problemas que aquellas que mantienen a su gente en la oscuridad.
3. Piensa en el alcance del alcance como tu enemigo mortal
El desplazamiento del alcance, cuando los parámetros de su proyecto superan gradualmente los límites originales que había establecido, es un descarrilador frecuente de proyectos. Y esto se debe principalmente a que a menudo parece tener sentido ampliar su alcance original. Es posible que te golpees la frente en un momento de "por qué no pensé en ese momento" o que un interesado te convenza de que una campana o un silbato adicional ahorrará horas a los trabajadores todos los días.
Como regla general, no, repito, no cedas a estas demandas.
Por supuesto, a veces los requisitos cambian, y puede ser más fácil cambiar el juego hoy que volver cuando todo está dicho y hecho. Pero estas adiciones a menudo se suman, entregándote directamente al universo infeliz de exceso de presupuesto y fuera de horario.
La mejor manera de evitar el aumento de alcance es gastar más tiempo y energía por adelantado reuniendo los requisitos, entrevistando exhaustivamente a aquellos con experiencia en el tema y haciendo las preguntas correctas para asegurarse de que no se pierda nada. Y en el caso inevitable de que lo haga, considere cuidadosamente los costos y beneficios de un cambio en su alcance. Si es necesario, mantenga una lista actualizada de las mejoras de la fase dos que puede volver a visitar una vez que el proyecto original esté listo.
Gran parte de obtener los resultados que desea en la línea de tiempo que necesita se remonta a ser proactivo. Entrénate para oler un problema antes de que surja y para sentir el tirón del alcance antes de que te envíe por un agujero de distracción. No pensarás en todo, pero la previsión supera a la retrospectiva cualquier día.
