Idealmente, su tiempo fuera del trabajo era (al menos, algo) relajante. Pero ese zen posterior a las vacaciones puede desaparecer una vez que te sientas para abordar tu bandeja de entrada y te das cuenta de que hay aproximadamente un millón de mensajes esperándote.
Responder a correos electrónicos puede ser estresante cualquier día, pero es aún peor cuando se acumulan. Y sintiendo ese estrés, puede establecer una meta para superarlos lo más rápido posible, solo para cometer uno de los errores comunes a continuación.
Por lo tanto, tómese unos minutos para leer cómo puede evitarlos: ¡valdrá la pena!
1. Priorizar el tiempo de respuesta sobre la calidad
Matemáticamente, responder tan rápido como puedas tiene sentido. Si pasa un minuto leyendo un correo electrónico y un minuto respondiendo, obtendrá su lista mucho más rápido que si pasa cinco minutos leyendo y cinco minutos respondiendo.
Y si bien tiene razón en que este no es un día para debatir internamente entre "¡Suena bien!" Versus "Estoy de acuerdo", tampoco querrá disparar una respuesta rápida.
"Suena bien" o "Acepto" funcionan igual de bien si alguien le pregunta si le gusta su plan, pero no tiene sentido si le hacen una pregunta específica al respecto. Es decir, recibirás otro correo electrónico de ellos y sabrán que no leíste lo que escribieron la primera vez.
La solución
Si tiene que pasar páginas de correos electrónicos y no puede contener el deseo de responder lo antes posible, copie y pegue una respuesta genérica. Pruebe esto: “Pasaré hoy poniéndome al día con los correos electrónicos. Si necesita una respuesta antes de las 5 PM, envíeme un correo electrónico y avíseme ”.
Sí, es un paso adicional, pero si su objetivo número uno es volver a ponerse en contacto con todos lo primero, le permitirá hacerlo, luego exhale y tómese su tiempo para responder.
2. Reenviar todo con "FYI"
En su mente, está compartiendo una actualización de estado para que la otra persona pueda decirle qué hacer a continuación. Pero en la cabeza de tu destinatario, dices, esto se ha solucionado. En esencia, está adoptando un enfoque de “papa caliente” en el correo electrónico, asumiendo que la responsabilidad recae en quien la recibió por última vez, lo que significa que existe una buena posibilidad de falta de comunicación.
Es por eso que, como escribe Jenni Maier, editora ejecutiva de Muse, "cada correo electrónico debe incluir un siguiente paso (incluso si no se necesita respuesta").
Cuando envía un correo electrónico de papa caliente, sucederá una de dos cosas. Lo recibirá de inmediato con una pregunta (por lo que todo lo que ha hecho es duplicar el trabajo). O, quizás peor, no dirán nada y cada uno pensará que la otra persona es la que está dando los siguientes pasos.
La solución
Siga el consejo de Maier y asegúrese de que los mensajes tengan una intención clara. Si está enviando algo solo para cerrar el ciclo, está absolutamente bien decir eso, o incluso "para su referencia". Explicar exactamente lo que quiere de la otra persona lo obliga a aclararse primero, lo que significa que detente si lo que realmente necesitas es dar un paso antes de compartir tu progreso.
3. Respondiendo en el orden en que llegaron
Su plan para responder en orden cronológico inverso es bien intencionado: primero debe comunicarse con la persona que ha estado esperando más tiempo. Sin embargo, no es un plan inteligente si su objetivo es ser lo más eficiente posible.
Caso en cuestión: trabajé con alguien que se fue de vacaciones por dos semanas, y cuando regresó, respondió primero a sus correos electrónicos más antiguos. Esto significaba que siguió mis preguntas para preguntar si habían sido ordenadas, antes de ver una cadena posterior donde su punto de contacto resolvió esos problemas por mí.
El "¿Recibió esto?" Y "¡No importa! ¡Lo entendí! ”, Los correos electrónicos eran innecesarios, y si su objetivo es ponerse al día rápidamente, no querrá perder el tiempo con ellos.
La solución
Este es un buen momento para el enfoque LIFO: Last In, First Out. Porque, como explica el director de operaciones de Muse, Alex Cavoulacos, "esta técnica se basa en dejar que las cosas viejas se manejen solas".
En otras palabras, cuando llegaste al correo electrónico que alguien envió hace una semana, es muy posible que ya hayan manejado lo que sea que te hayan preguntado. Y si aún quieren su atención más temprano que tarde, estoy dispuesto a apostar que anotaron la fecha de regreso en su OOO y enviaron un seguimiento que estaba en la parte superior de su bandeja de entrada cuando regresó.
Cuando estás mirando los mensajes de una semana, tu tentación puede ser simplemente sumergirte. Pero si piensas en cómo respondes, evitarás errores comunes y te ahorrarás tener que regresar y responderlos. otra vez.
