Cuando se hace correctamente, las reuniones de video virtuales, específicamente Google Hangouts, pueden reunir a equipos distantes, asegurarse de que todos estén en la misma página y permitir que todos participen sin la atmósfera tenue de la sala de conferencias (a quien no le encanta relajarse en el sofá ¿para una reunion?).
Pero cuando se hace mal? Google Hangouts puede ser una gran pérdida de tiempo, sin mencionar que es extremadamente molesto e incómodo (las pausas de 15 segundos nunca son divertidas).
¿Quieres tener un Hangout de Google eficiente y exitoso que no vuelva loco a todos? Aquí hay un par de cosas clave a tener en cuenta.
1. Planifique como lo haría para cualquier otra reunión
En general, el hecho de que no tenga que estar físicamente en la oficina para una reunión no significa que pueda aflojar los preparativos. Después de todo, aún desea que su reunión se ejecute tan rápido (y dolorosamente) como sea posible.
Significado: hacer un plan de juego. Si está ejecutando el Hangout, envíe una breve agenda a todos de antemano para que sepan qué esperar y qué prepararse. Si no está organizando la reunión, sugiérale a la persona que lo haga que envíe un breve correo electrónico con los principales puntos de conversación. Una vez me senté en una reunión virtual donde la persona que lo dirige olvidó decirle a otro miembro del personal que buscara un documento específico (y vital) de antemano, por lo que esa persona pasó 20 minutos durante la reunión buscando en su bandeja de entrada. Indique al resto de nosotros que se sientan torpemente frente a nuestras computadoras sin saber qué hacer.
Pero puede evitar fácilmente este tiempo perdido asegurándose de que todos sepan lo que deberían "traer" con anticipación y estén listos para participar tan pronto como se registren.
Un pequeño consejo profesional: utilice la función de chat de Google Hangout en el lado derecho de la pantalla para escribir rápidamente una agenda que todos puedan consultar. No tiene que ser detallado, pero puede actuar como una señal para mantener a todos en el camino y enfocados.
2. Discuta el formato de antemano
Google Hangouts puede ser mucho más incómodo que las reuniones en persona. Cuando usted y un grupo de personas están físicamente sentados en una habitación, es fácil captar las señales del cuerpo para descubrir quién hablará a continuación o cuál es la sensación general de la reunión. ¿Pero cuando estás sentado frente a la pantalla de una computadora sin poder ver nada excepto la cara de una persona? Es un poco más difícil.
Nuevamente, gran parte de la incomodidad se puede reducir si todos conocen el formato de la reunión de antemano. ¿Una persona va a hablar mucho más que todos los demás? Pide a otros miembros de la reunión que entren al Hangout con sus micrófonos silenciados. ¿Es la sesión una lluvia de ideas de mesa redonda? Hágales saber a las personas en qué orden se les pedirá que presenten para que no tengan que lidiar con todos hablando entre ellos o con esas largas e incómodas pausas de "Entonces, ¿quién quiere ir después?". (Esos son los peores).
3. Utiliza las aplicaciones Google Hangout
Muchas personas no son conscientes de que un par de íconos pueden salvar la vida en una reunión, especialmente si está tratando de hacerlo lo más rápido posible.
¿Ves ese pequeño ícono de micrófono? Eso es un botón de silencio. Úselo si su entorno es ruidoso o si está escribiendo algo mientras otros hablan. Es una gran cortesía para las otras personas en tu Hangout.
Además, si está en una reunión donde todos intentan mirar un documento o página web al mismo tiempo, use la opción de captura de pantalla de Google Hangout. He estado en demasiados Hangouts de Google, donde un montón de personas intentan mirar la misma página web en sus propias computadoras (y, por lo tanto, no prestan atención al Hangout), y en esas situaciones, esto es una bendición.
Google también tiene un montón de otras aplicaciones específicamente para Hangout, así que asegúrate de echar un vistazo y ver qué podría funcionar mejor para tu equipo. Desde una pizarra virtual a la que pueden recurrir sus compañeros de trabajo para una sesión de lluvia de ideas hasta una pequeña aplicación extraña que les da a todos bigotes y sombreros divertidos, puede encontrar todo lo que necesita para que su Hangout sea más productivo y divertido.
En general, las reuniones de Google Hangout pueden ser tan efectivas (si no más) que las reuniones en persona; simplemente toman un poco de práctica y planificación de antemano. Pero si puede hacer que todos en la misma página entren, será una navegación suave y no incómoda.
