El viernes pasado a las 4:30 PM, apagué mi computadora, limpié mi escritorio y me fui a casa. Una de las cosas que arrojé a la basura antes de irme fue mi lista de tareas para la semana: 150 cosas, todas marcadas. No trabajé una sola noche o temprano en la mañana esa semana. E incluso tuve tiempo en casa para hacer cenas decentes, ver amigos, pasear al perro y mirar demasiada televisión.
Ahora, antes de hacer suposiciones sobre el contenido de mi lista de tareas pendientes o la importancia de mi trabajo en general, debo mencionar que durante esa semana, dirigí una llamada al comité de la junta directiva, hice una lluvia de ideas para una propuesta de subvención para el USDA, me reuní con el director ejecutivo de una fundación importante, un ejecutivo de Microsoft me presentó a un emprendedor líder, presentó tres propuestas de subvención y recibí mi evaluación anual de desempeño (que por cierto fue muy positiva).
En resumen, hago mucho trabajo cada semana. ¿Cómo lo hago sin tener un ataque de nervios y con tiempo de sobra? Aquí hay algunos consejos.
1. Sepa lo que debe hacerse
Aunque parece obvio, las cosas que más estresan a las personas suelen ser las que no sabían esperar. Entonces, para comenzar la semana, revise todo lo que necesita hacer en detalle. Por ejemplo, supongamos que sabe que una propuesta debe presentarse el viernes y que es su trabajo hacer la narrativa, pero el equipo de finanzas es responsable del presupuesto. Para asegurarse de que todo el proyecto se complete a tiempo, asegúrese de agregar "consultar con el equipo de finanzas sobre el presupuesto" a su lista de tareas pendientes.
Soy bastante agnóstico acerca de las herramientas para las listas de tareas; Las listas escritas funcionan tan bien para mí como las soluciones electrónicas, como Evernote o Asana. Pero sí tengo una regla de que toda la lista debe estar en un solo lugar. Puede segmentar y reorganizar todo lo que quiera, pero debería ver todo lo que necesita hacer de una sola vez.
2. Sepa qué debe hacerse primero
Cuando supervisé a personal menos experimentado, descubrí que el obstáculo más grande para ellos era no saber cómo priorizar y organizar su día.
Por ejemplo, si había un gran proyecto para la próxima semana, avanzarían a toda máquina hacia esa fecha límite, a pesar del hecho de que primero necesitaban recopilar información de otro departamento, información que probablemente podría deshacer todo el trabajo que Ya lo había hecho. Y mientras tanto, hubo otros proyectos más pequeños en los que podrían haber avanzado realmente.
Sus prioridades también pueden cambiar según su estado de ánimo u horario. Por ejemplo, si estoy teniendo un día particularmente no creativo, sé que sería más efectivo para mí priorizar un proyecto de datos. Si estoy en reuniones durante la mayor parte del día, respondo llamadas y correos electrónicos entre citas en lugar de intentar lanzarme a algo más grande en un período de tiempo tan corto.
Serás mucho más efectivo si trabajas con tus prioridades y restricciones en lugar de tratar de resistirte a ellas.
3. Pide ayuda
Si no he ganado nada más trabajando en organizaciones sin fines de lucro, he aprendido que si no preguntas, no obtienes. Nadie puede hacer el trabajo de una organización solo. Si no tiene las habilidades o el tiempo para hacer algo de manera eficiente, es su deber pedir ayuda.
Afortunadamente, trabajando para organizaciones sin fines de lucro, generalmente puedo encontrar un voluntario que me ayude con tareas más mundanas. Si necesito un mayor nivel de experiencia, saco mi libreta de direcciones y veo si conozco a alguien que pueda sugerir una solución. Recientemente, por ejemplo, estaba agonizando por un informe provisional para un donante. Estábamos a la mitad de un nuevo programa, así que aunque sabía que habíamos hecho mucho, no sabía cómo transmitirlo en el formulario de informe. Entonces, llevé a uno de mis amigos geniales de comunicaciones a tomar un café, y ella sugirió centrar todo el informe en las historias de los clientes y cómo interpretaron el nuevo programa.
Fue un gran avance, uno que nunca habría tenido por mi cuenta. Al donante le encantó y me puso en contacto con su departamento de comunicaciones para publicitar aún más el programa. Una vez que tuve la idea, me llevó una semana terminar el informe, la misma cantidad de tiempo que pasé preocupándome antes de reunirme con mi amigo.
4. Cerrar el bucle
¿Conoces esa sensación satisfactoria de marcar algo de tu lista de tareas? No solo se siente bien; Es una manera importante de indicar que ha terminado una tarea y ahora puede pasar a otra cosa.
Pero antes de avanzar, querrás asegurarte de tener un registro de tus tareas completadas en algún lugar, para que puedas hacer un seguimiento si, ejem, otros no son tan eficientes como tú. Cuando termino una propuesta de subvención, por ejemplo, siempre pongo un recordatorio en mi calendario para hacer un seguimiento con el financiador en ocho semanas. Para entonces, la mayoría de los financiadores habrán tomado sus decisiones, y si no lo han hecho, podrían estar interesados en aprender un poco más sobre la organización. Del mismo modo, es posible que su jefe no se comunique con usted sobre un proyecto durante algunas semanas si se lo deja a él, pero un aviso después de unos días puede hacer que lo revise antes.
Creo firmemente en trabajar de manera más inteligente, no más difícil. Mi trabajo es demasiado importante para mí y las personas a las que mi organización sirve para aceptar cualquier cosa menos lo mejor. Pero sé por experiencia que correr por mi cuenta trabajando más de 60 horas a la semana no ayudará a nadie al final. Trabajar de manera más eficiente significa mejores resultados y un fin de semana, ¿qué podría ser mejor que eso?
