Email. No puedo vivir con eso. No puedo hacer tu trabajo sin él. Estoy en lo cierto?
El año pasado enviamos más de 2.5 mil millones de correos electrónicos. Y aquí están las malas noticias. A pesar de una buena cantidad de odio, solo se espera que ese número crezca. El volumen es un problema, al igual que el tiempo que pasa en él. De hecho, los informes dicen que lo verifica aproximadamente 36 veces por hora. 36 veces En una sola hora
Una vez que comience a leer lo que hay en su bandeja de entrada, le llevará unos 16 minutos volver a centrar su atención en su otro trabajo. Ah, y si necesita un documento que está enterrado en su correo electrónico en algún lugar, le llevará unos dos minutos encontrarlo. Haga los cálculos: esto rápidamente se suma a una plaga en su productividad.
Lo necesitas para hacer tu trabajo. No puedes abandonarlo como un mal hábito. De hecho, es indudablemente algo en lo que usted confía mucho para obtener información, aprobación o respuestas de sus colegas para que pueda obtener un trabajo completo.
Pero si no tiene claro qué quiere de los demás cuando envía un correo electrónico, o si no hace buenas preguntas, ¿recuerda eso 36 veces por hora? Sí, bueno, mira que la estimación aumenta sustancialmente. Dudo que suene atractivo. Aquí hay cuatro consejos que puede usar para minimizar y acelerar sus intercambios y comunicarse mejor que nunca.
1. Aclara tu pregunta
¿Alguna vez le has echado una idea a un colega y terminaste con “Pensamientos”? Si tu objetivo es recibir aportes de alguien en un plazo urgente, dirección del proyecto o una recomendación sobre las opciones, debes darle algo más específico para trabajar. Después de todo, él no quiere pasar más tiempo tratando de descifrar su mensaje del que usted quiere pasar leyendo su respuesta.
Si acaba de enviar un plan que necesita acción, por ejemplo, en lugar de terminar con el indefinido y vago, "¿Pensamientos?", Haga una pregunta específica, como, "¿Qué se necesitará para implementar de manera realista este plan la próxima semana? ? Avíseme si hay algo que pueda hacer para que funcione lo antes posible ”. Su colega podrá responder rápida y directamente, y obtendrá una respuesta de mayor calidad.
2. Corte a la caza
Sarah, la miembro del proyecto Tipo A con la que trabaja con frecuencia, quiere todo con semanas de anticipación. Ella está en eso otra vez. Recibirá un correo electrónico para un producto con un plazo ridículamente corto. Estás frustrado y tentado a responder, “¿Puedes darme más tiempo en ese proyecto?” Con la esperanza de renegociar el plazo. Si lo hace, tomará media docena de respuestas más para resolver la línea de tiempo solo.
En cambio, dígale a su colega lo que tiene la capacidad de hacer y déjelo así. “Hola Sarah, ahora tengo otros tres proyectos prioritarios en mi lista. Terminaré esto al final del día del próximo jueves. Si puedo hacerlo antes, te lo haré saber. Gracias por tu paciencia. ”Boom. Hecho.
3. Deja de solicitar preguntas
Algunos mensajes generan correo innecesario porque involuntariamente invitas respuestas. Para evitar eso, deje de cerrar con: “¿Tiene sentido para usted?” En lugar de eso, diga “Avíseme si tiene preguntas”. Si el receptor tiene una consulta, se lo hará saber; de lo contrario, sabrá que no se necesita respuesta.
También puede cerrar con algo como: "Avíseme si no estamos alineados con esto" o "Avíseme si desea hablar más sobre esto". Este lenguaje conciso deja en claro que la conversación está cerrada a menos que haya un problema en el extremo del receptor.
4. No descuides el título
El asunto de su mensaje es oro de eficiencia. Use esa propiedad para darle a su lector un aviso sobre cuánta atención necesitan dedicar y cuándo. Encabece esos correos electrónicos sobrantes en el pase.
Use su título para indicar la urgencia, la entrega y la línea de tiempo. Por ejemplo, un título podría leer algo como "Acción necesaria antes del mediodía del viernes | El proyecto Acme se presentará la próxima semana.
Ahora su lector sabe que esto requerirá algo de atención. Es consciente de que hay una fecha límite para responder y un trabajo en el que debe centrarse para completar la próxima semana. Esa declaración única y concreta evita toneladas de ida y vuelta.
Dado el tiempo y la atención que requiere el correo electrónico, tanto como remitente como receptor, puede ver cómo algunas técnicas simples lo ayudarán a enviar mensajes que generen menos respuestas a cambio y mejoren la comunicación general entre usted y sus compañeros de trabajo o clientes . ¿No sería genial? Cuando haga que su comunicación sea súper eficiente, no solo se sentirá más en control de su bandeja de entrada, sino que sus colegas apreciarán lo eficiente que les está ayudando también.
Pero tenga en cuenta que a veces su mejor opción es simplemente desconectar la conversación. Como regla general, si no puede resolver el problema en tres intercambios de correo electrónico, o si se produce una falta de comunicación debido a un hilo muy largo, proponga una conversación en vivo para que pueda resolver el asunto rápidamente.
