La delegación suena increíble, ¿verdad? Ya no quieres hacer algo, así que se lo disparas a tu asociado, a tu asistente o incluso a tus pasantes.
Eso es todo increíble (si no un poco inexacto), pero también es imposible si usted es el asociado, el asistente o el interno. ¿A quién le entregas las tareas para que puedas concentrarte en las cosas grandes e importantes?
Bueno, eso, amigos míos, es donde entra la delegación hacia arriba. Delegar significa pasar el trabajo a los que están a tu alrededor. Apuesto a que crees que no hay forma de que puedas salirte con la tuya. Pero, escúchame, hay razones legítimas para delegar. Siga leyendo, elimine esas tareas aburridas de su escritorio y hunda sus dientes en algo mucho más carnoso.
1. Delega a tu jefe (a delegar)
Oh, estás más que dispuesto a hacer lo que te piden. Estaría perfectamente feliz de pasar cuatro días presentando facturas antiguas. Sin embargo, ha estado analizando su plan de desarrollo, y si va a cubrir todo el terreno que debería en este trimestre, entonces algunas de las tareas más básicas que se le asignen pueden necesitar compartirse entre el equipo.
La clave aquí es no quejarse de su tedioso trabajo y luego decir: "Oye Ted, en adelante, en realidad vas a manejar las facturas de los clientes". En cambio, debes sentarte con tu gerente y hablar sobre cómo los deberes contribuyen a los objetivos generales del equipo. En lugar de anunciar: "Ya no quiero hacer estas cosas aburridas", debe decir: "¿Cómo le gustaría que priorice estas responsabilidades?"
Tal vez mirará tu lista de tareas pendientes y decidirá que preferiría que pases más tiempo en A que en B. O tal vez vea que estás dedicando más horas a las tareas administrativas de las que se dio cuenta y buscará a alguien para ayudar a participar. O tal vez él te diga que todo esto parece factible y que espera que lo hagas todo. No lo sabrás hasta que preguntes.
2. Delegue a alguien que sea mejor para el trabajo
Supongamos que se le ha pedido que cree una hoja de cálculo, la complete con datos y la analice. Ese es un trabajo sucio, y te lo han dejado a ti, el pobre novato ingenuo. Bueno, pensemos en eso. ¿Eres un asistente de Excel? ¿Eres un amante de los grandes datos? Si ha respondido que no a estas, entonces probablemente no sea el trabajo adecuado para usted. Y, lo que es más importante, no eres la persona adecuada para el trabajo.
En este punto, debes convertirte en espía y descubrir quién de tu equipo adoraría este tipo de trabajo (o al menos ser capaz de hacerlo más rápido y mejor de lo que podrías). Luego, llévelo a su gerente. Haga hincapié en que tiene muchas ganas de ser servicial y profesional, y que está contento de hacer la tarea, pero que puede ser más eficiente para todo el equipo que Brian se concentre en los datos mientras usted se concentra en lo que fue contratado para.
3. Delegar a la tecnología
Suena un poco raro, ¿no? Pero ten paciencia conmigo. Digamos, por ejemplo, que lo primero que le asignan cada día es revisar los correos electrónicos que llegaron de la noche a la mañana y distribuirlos entre las personas relevantes. Deje que la tecnología asuma ese trabajo. Establezca reglas basadas en palabras clave y reduzca el tiempo que dedica a una tarea tan repetitiva. (Para obtener más información sobre cómo hacerlo, consulte este artículo).
¿Trabajando en un proyecto? Use una aplicación de gestión de proyectos como Basecamp. ¿Enviar correos electrónicos masivos? Considere un producto como Mailchimp. Y lo entiendo, esto está más cerca de la automatización que de la delegación, pero cuando trabajas en el fondo del montón, tus opciones son limitadas. Delegar a la tecnología podría permitirle eliminar algunas de las tareas más onerosas y concentrarse en aquellas que lo ayudarán a convertirse en una fuerza a tener en cuenta aún más rápido.
4. Delegar a un sistema mejor
Ok, esta es tu última jugada. Te han dado la tarea que nadie más en el equipo quiere; es engorroso, consume mucho tiempo y es suficiente para querer correr gritando desde el edificio. Pero espera! Hay formas de convertir esto en su ventaja.
Debería aceptar la súper tarea con los brazos abiertos, pero con un plan secreto en mente: tomarlo, simplificarlo y devolverlo. Esta es su oportunidad de mostrarle a su gerente lo que puede hacer. Al tomar un trabajo que todos odian y hacerlo manejable (incluso agradable), le estás haciendo un gran favor al equipo. Y una vez que es un trabajo rápido y fácil, no tendrá esa batalla en sus manos cuando quiera delegarla a un colega.
Delegar es difícil. Delegar es más difícil. Pero si puede dar un giro positivo a por qué desea delegar, apelar a las fortalezas de sus colegas y dejar en claro que se trata del bien mayor, entonces debería ser mucho más fácil salirse con la suya. ¡Buena suerte!
