En un momento en que las aplicaciones de productividad y la multitarea son la nueva normalidad, las personas a menudo preguntan cuál es mi "salsa secreta" para hacer tanto. Si bien las interminables horas de arduo trabajo pueden generar resistencia, también pueden provocar agotamiento: los trabajadores más productivos del mundo no son aquellos que trabajan 18 horas al día y se jactan de ello el viernes por la noche.
Si desea convertirse en una persona altamente productiva, en el trabajo o en la vida, solo puedo recomendar una cosa: aprender a delegar. El poder no está solo en las tareas de descarga, sino en obtener el poder de elegir lo que vale y no vale la pena.
Esta epifanía vino a mí mientras estaba en la universidad, donde el uso de asistentes virtuales me permitió externalizar aspectos de mi pequeña empresa en línea mientras atendía simultáneamente las partes del negocio que realmente disfrutaba. Hice una lista de todas las cosas en las que me gustaba trabajar, o sabía que tenía que hacerlo yo mismo, y asigné el resto. ¡Me enganché!
De hecho, creo tanto en eso que soy el fundador y CEO de Zirtual, una compañía que conecta a personas ocupadas con asistentes virtuales. Espero que, incluso si delegar parece aterrador o desconocido, ¡pronto descubrirá que es una vía rápida para volver a hacer lo que más le gusta!
1. Hacer las cosas tangibles
Resuma sus objetivos, metas y resultados esperados por día, semana, mes y trimestre. Esto le dará una idea de los desafíos que usted y su equipo enfrentan y, en última instancia, los objetivos generales de la organización.
Descargar su lista de tareas pendientes es más que simplemente aligerar su carga. La delegación se trata de empoderamiento, ya que le brinda a su equipo la oportunidad de desarrollarse como líderes individuales, de la misma manera que le permite ser un gerente más impactante.
Al igual que en la escuela, los negocios tienen sus formalidades: ciertos proyectos deben completarse de maneras específicas. Como líder fuerte, puede mantener esta misma formalidad sin ser considerado un microgestor. Una opción es programar reuniones privadas semanales individuales para discutir la agenda, los objetivos y el progreso de la semana. Otra es crear pautas sobre cómo espera que se vea el proyecto terminado. Si bien definitivamente puede incluir los pasos sugeridos, permita que sus empleados encuentren sus propios métodos para hacerlo.
Para los gerentes que temen a la delegación, esto les brindará la oportunidad de supervisar de cerca los proyectos y, al mismo tiempo, brindará a su equipo el espacio para administrar sus propias tareas.
2. Recuerde que Delegar sin confianza es cuidar niños
Cuando asigna una tarea a un empleado, es importante dedicar tiempo a prepararlo para el éxito a fin de evitar microgestiones en el futuro. Las personas responderán a las demandas de la tarea si les das la oportunidad de hacerlo. Si entregar una tarea importante te asusta (y lo hará si es una tarea en la que has trabajado personalmente), comienza lentamente. Asigne primero una parte de la tarea o comience con una responsabilidad menor. Una vez que vea que su empleado es capaz, ¡y él o ella seguramente lo es!, Se sentirá más cómodo entregando más.
Deja de lado la idea de que puedes hacerlo todo, no puedes. Tome esto como una prueba de humildad y acepte el hecho de que no puede administrar con éxito un equipo sin descargar. La administración a menudo se denomina cuidado de niños en la oficina, pero eso está absolutamente bajo su control, y el primer paso para transformarse en un verdadero líder es asignar responsabilidades.
3. Conquista tu miedo
El miedo a delegar se muestra de muchas maneras. Pensamientos debilitantes como: "Puedo hacerlo mejor yo mismo", o "No puedo fallar", o "No quiero depender de nadie más", o "No puedo confiar en ellos", dificultarán tu capacidad para hacerlo correctamente La aceptación lo empoderará, le dará tranquilidad, le permitirá ser libre de ver el panorama general y prepararlo para dominarlo.
La forma más rápida de superar tales temores es evaluar el retorno. No es si puedes completar la tarea por tu cuenta (si realmente quisieras, podrías). Pero pregúntese: ¿cuál es el retorno de la inversión al hacerlo? Recuerde, hay una diferencia entre hacerlo mejor y hacerlo de manera diferente. Muchas veces, el producto terminado no es lo que hubiera producido, pero eso no significa que no sea tan bueno o efectivo.
Concentre su energía y atención personales en tareas de alto rendimiento: estrategia, nuevas contrataciones, asociaciones o estructura organizativa. Has llegado a este nivel confiando en ti mismo y en otros confiando en ti. Libere su horario para atender estos problemas de alto nivel creyendo que sus empleados realizarán las tareas de bajo rendimiento tan bien como usted lo hubiera hecho. La delegación de un gerente a menudo puede ser un puente para construir relaciones más sólidas en el equipo, así como convertirse en una oportunidad para la tutoría.
4. Hacer delegar un hábito
Los delegadores exitosos planean sus tareas con la vista puesta en los elementos que pueden asignar a otros. Si la descarga no es natural para usted, aprender algunos hábitos nuevos facilitará la identificación de tareas que puede compartir. Como resultado, será un mejor gerente para su equipo y un líder más eficiente y enfocado.
Para empezar, si tiene personas en roles de apoyo debajo de usted, ¡permítales hacer su trabajo! Si tiene un asistente, permítale manejar tareas administrativas dándole acceso a su calendario y dándole el poder para ayudarlo a administrarlo. O, si no tiene un humano que lo ayude con las tareas administrativas, consulte todas las aplicaciones específicamente diseñadas para administrar su día y mantener las cosas organizadas. Incluso el proceso de almacenar diferentes objetivos en diferentes aplicaciones te ayuda a practicar la compartimentación y dejar que alguien (o en este caso, algo) te ayude.
La descarga de tareas administrativas lo ayuda a mantenerse enfocado en los objetivos más grandes que le esperan. Los delegadores tienen éxito porque tienen una línea de visión clara y saben cómo asignar mejor su tiempo.
Como buen gerente, es su trabajo liderar el cambio y motivar a las personas de varias maneras. Parte de hacerlo de manera eficiente es ofrecer a sus empleados nuevas oportunidades para aprender y asumir desafíos más grandes. Su equipo estará feliz por las oportunidades adicionales para crecer. Al mismo tiempo, habrá liberado más tiempo para concentrarse en la imagen más amplia de llevar a su equipo a un mayor nivel de productividad.
Entonces, no, la delegación no es simplemente la capacidad de descargar el trabajo en otra persona. Es una oportunidad para maximizar la productividad de todo un grupo o sistema. Es la capacidad de distribuir tareas cruciales entre un conjunto de manos, elegir y elegir los lugares más apropiados.
