Cuando se trata de entrenamiento laboral, casi todas las conversaciones que tengo con un cliente involucran el tema de la comunicación. Los motivos pueden variar ampliamente: algunas personas quieren ser más asertivas, otras necesitan ayuda con el manejo de conflictos y otras encuentran difícil decir lo que piensan en un entorno grupal.
Al reflexionar sobre todas las conversaciones que tengo, me doy cuenta de que la mayoría de las veces, no estamos hablando de ideas complejas. Es realmente lo básico sobre la comunicación en el lugar de trabajo lo que parece hacer tropezar a la mayoría de las personas.
Entonces, dado que todos podríamos usar un buen recordatorio, estas son las cinco cosas principales con las que ayudo a mis clientes en lo que respecta a la comunicación. Identifique los que necesita para trabajar y comience a moverlos a su conjunto de habilidades de conversación hoy.
1. Deja de decir "Pero" y comienza a decir "Y"
¿Alguna vez te has sorprendido diciendo cosas como "Me encanta esa idea, pero tenemos que hacerlo de manera diferente?"
Tan pronto como diga la palabra "pero", la otra persona olvida de inmediato la parte en la que ama la idea. Porque lo invalidaste por completo con el "pero" y todo lo que vino después.
En su lugar, use "y:" "Me encanta esa idea, y creo que un enfoque ligeramente diferente sería más efectivo".
¿Oyes la diferencia?
En su libro Bossypants , Tina Fey rompe las reglas de la improvisación. Una de esas reglas es decir siempre "sí, y …". Esto muestra respeto por lo que su pareja tiene que decir (incluso si no está de acuerdo), lo ayuda a mantener una mente abierta sobre el acto y lo invita a contribuir a la conversación construyendo sobre la idea de la otra persona o agregando sus propias ideas. Lo mismo ocurre con la comunicación en el trabajo.
2. Quédate con los hechos
A menudo, escucho a alguien hacer una declaración de que lo más probable es que no esté enraizada de hecho, como, "Ella está tratando de atraparme", "Mi jefe me odia" o "Sé que lamenta que me haya contratado".
Siempre respondo con algunas preguntas: “¿Es eso un hecho? ¿Te dijo eso o estás sacando una conclusión basada en observaciones?
Comunicarse efectivamente es bastante difícil; no le sumes inventando historias que no estén basadas en la realidad. Los buenos comunicadores permanecen enraizados en los hechos.
Recuerde que los hechos de cualquier problema pueden ser muy diferentes de su percepción. Tal vez la forma en que ves una situación tiene que ver con tu estilo de trabajo único, o simplemente con que tu jefe está totalmente estresado y desquiciado contigo. No importa qué, a menos que tenga los hechos, es mejor abstenerse de comentarios de color y centrarse en llegar a la raíz del problema.
3. Evite la "defensa de posición"
Cuando la gente cita problemas de comunicación en el lugar de trabajo, a menudo se trata menos de comunicación y más de defender su posición.
Por ejemplo, digamos que dos compañeros de trabajo, Megan y Jason, están discutiendo un proyecto. Megan dice: “Este proyecto está abrumando al equipo; necesitamos más ayuda ". Jason dice:" Podremos manejarlo. Todos tendrán que dedicar algunas horas extra ".
En lugar de tener un diálogo significativo sobre lo que define cada una de sus observaciones, Megan se frustra porque Jason "no la está escuchando". Y Jason piensa que Megan suena como un disco rayado, y habla sobre lo abrumada que está.
Eso no es comunicación. Esa es la posición de defensa.
Los grandes comunicadores, por otro lado, hacen preguntas y se esfuerzan por comprender todos los lados del problema, en lugar de repetir constantemente su lado de la historia.
Por ejemplo, Jason podría decir: "¿Qué partes del proyecto son abrumadoras para usted?" O "Cuénteme más sobre lo que ve como cuellos de botella".
Y Megan podría decir: “Parece que tenemos puntos de vista completamente diferentes sobre el proyecto. Me pregunto si las horas adicionales realmente resolverán los problemas que veo "o" ¿Deberíamos revisar el alcance del proyecto y asegurarnos de que las horas adicionales sean realistas para los recursos que tenemos? "
¿Ves cómo simplemente explorar las ideas de los demás puede ayudarte a superar tu frustración y llevarte a un terreno más elevado?
En el tomo icónico Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas , Stephen Covey abrazó: "Busca primero entender, luego ser entendido". Todos deberíamos estar dispuestos a entender al otro tanto como queremos que se entienda nuestro propio punto de vista. .
4. Use el silencio tan estratégicamente como usa las palabras
Muchas conversaciones se vuelven improductivas porque los participantes están demasiado ocupados preocupándose sobre qué decir a continuación para realmente escucharse mutuamente. Para remediar esto, esfuérzate por aprovechar los momentos de silencio.
Si bien puede pensar que el silencio es negativo o incómodo, sirve a la conversación al permitir que los oyentes procesen lo que se ha dicho y les da tiempo a los oradores para organizar sus pensamientos antes de responder, sin sentirse apresurado.
Entonces, la próxima vez que estés en un diálogo y merezca toda tu atención, encuentra la oportunidad de practicar el silencio. Dedique unos momentos adicionales a absorber lo que se ha dicho y a pensar intencionalmente en su respuesta antes de hablar. Aprenda a valorar y aprovechar esos momentos de silencio en lugar de temerlos, como una forma de construir un mejor diálogo.
5. Involucrar activamente el otro punto de vista
Cuando un estudiante universitario estadounidense regresó recientemente de una pasantía en una importante cadena hotelera del Reino Unido, le pregunté cuál era la parte más difícil.
Él respondió que estaba sorprendido por la tremenda diversidad en el lugar de trabajo en el Reino Unido. Cada persona parecía haber venido de un país diferente y hablaba con un dialecto diferente.
El mayor desafío, dijo, fue comunicarse con sus compañeros de trabajo de una manera que realmente pudieran entenderlo. Para hacer eso, tenía que tener una idea de dónde venían, qué tan bien hablaban inglés y su trabajo asignado. Y típicamente, eso era diferente para cada persona.
¡Qué gran ejemplo de comunicación de alto rendimiento!
Para que la gente realmente lo escuche, y usted para escucharlos, debe comprender que todos tienen filtros, creencias, suposiciones, experiencias e influencias culturales que dan forma a su punto de vista. ¿La parte más difícil? No puedes ver físicamente ninguna de estas cosas.
En resumen, solo porque dices algo, no significa que otros te escuchen. Los grandes comunicadores toman tiempo para comprender de dónde vienen los demás, ya sea influenciado por factores culturales, profesionales o personales. Una vez que comprenda esas diferencias, puede comunicarse de una manera que mejore su capacidad de ser escuchado.
Los grandes comunicadores pueden nacer, pero (er, y) también se hacen. Intente utilizar al menos una de estas estrategias esta semana, y vea cómo puede mejorar su efectividad en la comunicación. Sus colegas lo notarán y encontrará una nueva confianza y nivel de satisfacción en su trabajo.
