Si eres como muchos de 9 a 5 personas, es probable que pases la mayor parte de tu día enviando correos electrónicos, y el resto haciendo un seguimiento de ellos.
Si pudiera obtener una respuesta a su pregunta u obtener esa retroalimentación en su informe de manera oportuna, podría demoler su lista de tareas pendientes y llamarla un día antes del anochecer. Pero en cambio, su correo electrónico sin respuesta está enterrado en la bandeja de entrada abarrotada de su gerente, y queda desesperado en su cubículo, considerando seriamente una señal SOS. ¿Qué haces?
Antes de presionar “enviar” en otro correo electrónico de check-in, cambie la línea de asunto a mayúsculas y agregue ese querido signo de exclamación rojo, use estos consejos para hacerlo bien la primera vez.
1. Hazlo rápido
Escuchas este consejo cuando se trata de todas las formas de comunicación, pero transmitir tu mensaje rápidamente es especialmente importante para el correo electrónico. Los largos bloques de texto parecen desalentadores de leer, especialmente para los administradores que están constantemente inundados de mensajes. Si un mensaje es demasiado largo, corre el riesgo de ser rechazado y revisado cuando hay más tiempo (que, en muchos casos, nunca).
Piensa corto, contundente y al grano. Use viñetas o listas donde pueda. Mantenga sus párrafos de cuatro a cinco líneas cada uno, para que sean fáciles de leer: debería ver mucho espacio en blanco en el campo del mensaje. Y si eso es demasiado difícil, puede ser una señal de que estás tratando de cubrir demasiados temas en un correo electrónico. Apéguese a un tema por correo electrónico y envíe otros en una portada separada.
2. Aborde todas las preguntas y solicitudes potenciales
Al mismo tiempo, desea ser lo suficientemente exhaustivo en su correo electrónico para que no haya lugar para interpretaciones erróneas o la necesidad de que su destinatario solicite más información. (¡Lo último que desea es obtener finalmente esa respuesta, y en lugar de recibir una decisión, recibe una pregunta!)
Por lo tanto, anticipe las preguntas que pueda recibir con anticipación y responda. Por ejemplo, si necesita que su jefe elija un lugar para un próximo evento, proporcione enlaces a los sitios web de restaurantes u hoteles, adjunte fotos de los espacios que sabe que querrá ver e incluya una comparación de costos para las opciones .
Recuerde: cuanto más trabajo haga para el correo electrónico original, menos trabajo tendrá que hacer para seguirlo.
3. Sea específico en la línea de asunto
Escriba líneas de asunto detalladas para que el destinatario comprenda claramente el problema y la llamada a la acción en el cuerpo del correo electrónico. Omita frases vagas como "Preguntas para usted" y "Gran idea para la reunión" y, en su lugar, utilice algo como: "Se necesita retroalimentación: puntos del orden del día para la reunión de presupuesto del primer trimestre".
Esta estrategia también lo ayudará a buscar el mensaje fácilmente en su bandeja de entrada en caso de que su destinatario llame para discutir en lugar de escribir por correo electrónico.
4. Resaltar elementos de acción
Si te encuentras con más de un punto o haces más de una pregunta en tu correo electrónico, asegúrate de que esos elementos se destaquen del resto de la narración poniéndolos en negrita, resaltándolos u organizándolos en una lista con viñetas. El contraste atrae naturalmente la atención del destinatario sobre la esencia del mensaje (¡la pieza que no puede permitirse que se pierdan!) Y es la guía perfecta para los skimmers que aceleran a través del correo electrónico.
5. Liderar con la cantidad de necesidades
¿Qué tan frustrante es cuando ha presentado una serie de opciones en el correo electrónico para que el destinatario pueda elegir, solo para recibir una respuesta que dice: "¡Suena bien!" Para evitar esto, asegúrese de que sus objetivos estén claros desde el principio. Para los correos electrónicos que incluyen más de una pregunta, tenga en cuenta el número de consultas en la primera línea del mensaje para que el destinatario sepa exactamente cuántos buscar y dirección. Si agrega preguntas a lo largo del mensaje, corre el riesgo de que el destinatario pase por alto la información pertinente.
6. Sepa cuándo levantar el teléfono
Si cree que el tema requerirá (o requiere) múltiples correos electrónicos sin un final a la vista, omita o interrumpa por completo la discusión del correo electrónico. Algunos negocios se manejan mejor por teléfono o en persona, especialmente cuando la logística o las relaciones son complejas. De hecho, su disposición a salir del velo del correo electrónico no solo es más eficiente en estos casos, sino que también muestra asertividad e iniciativa.
Desear y esperar no abrirá sus mensajes, pero sí aplicando estos consejos. Y si puede hacer que sus correos electrónicos se destaquen y deje de girar sus ruedas en los seguimientos, solo piense: en realidad podría tener más tiempo libre.
