Es posible tener una lista de tareas pendientes que lo energice, lo ayude a priorizar su día y lo motive a seguir adelante, incluso después de esas inevitables distracciones o contratiempos. Sin embargo, muchas personas que escriben listas se encuentran incapaces de verificar todo antes de las 6 PM.
Y eso es principalmente porque no están haciendo sus listas correctamente. De hecho, muchas personas habitualmente están matando su propia productividad.
Si eres culpable de cualquiera de los siguientes, podría estar hablando contigo.
1. Estás reservando tiempo para vampiros de energía
Incluso si nunca antes ha escuchado esta frase, sabe quiénes son estas personas: agotan su energía al enfocarse exclusivamente en sí mismos y no en el bien del equipo. Su tiempo y prioridades ni siquiera se registran en su radar. Y por alguna razón, esta persona constantemente te envía un correo electrónico para ayudarte con algo, la mayoría de las veces, algo que lleva mucho tiempo y que termina en tu lista de tareas (a pesar de no tener ningún beneficio para ti).
La solución
Fácil. Si no se trata de un asunto urgente que altera la empresa, puede separarse cortésmente con un simple "Ahora tengo un plazo muy ajustado y desafortunadamente no puedo ayudar esta semana". Si la persona persiste, continúe con una pregunta que señale para saber por qué esto no pertenece a tu plato: “Actualmente estoy trabajando. Si esto es urgente, puedo conectar a mi gerente y preguntarle cómo le gustaría que priorice ".
2. Estás enumerando elementos que no están claros
En pocas palabras, cualquier elemento de su lista que no se pueda enumerar como acción no debería estar allí. Esto incluye ambas tareas que son vagas (responden sobre el proyecto) o de varios pasos (lanzar una nueva línea). Estás atrapado tratando de recordar a qué proyecto quisiste responder o abrumado ante la perspectiva de lanzar una línea en una tarde.
La solución
En su lugar, use frases claras para los elementos de su lista, siempre use más detalles de los que cree que necesita. Porque a las 4 de la tarde, tus pensamientos de las 9 de la mañana pueden ser un recuerdo lejano. Y, cuando se trata de esos artículos más grandes, divídalos en pasos más pequeños. De hecho, un elemento en su lista podría ser "Borrador de línea de tiempo para el lanzamiento de una nueva línea de productos". Esa línea de tiempo se convierte en esos elementos de acción más pequeños que puede incluir en su lista cada semana.
3. Estás cargando tu lista con demasiados artículos
Si su lista es más idealista de lo que puede lograr de manera realista, está preparándose para el fracaso y evitando tener esa sensación de logro al final del día. Además, cuando escribe demasiadas cosas, es más probable que lo encuentre demasiado desalentador. No sabrá por dónde comenzar y aumentará la probabilidad de postergar.
La solución
Belle Beth Cooper, experta en contenido en Buffer, compartió los siguientes consejos con Jeff Haden de Inc. sobre cómo modificar su lista de tareas pendientes:
¿Cómo se determina qué es lo más importante? Por lo general, esas actividades son medibles, así como aquellas que son generativas, lo que significa que cuando se completan, mueven todo el proyecto, el equipo o la empresa hacia el logro de los objetivos.
4. Te estás olvidando de programar pausas
Claro, en un mundo ideal, podrías venir a la oficina a las 9 a.m. y trabajar sin parar hasta las 6 p.m. Pero este no es un mundo ideal y te van a interrumpir, sentir hambre y estar ansioso durante horas.
La solución
Esto podría incluir dar un paseo (mi favorito personal), tomar algo para comer o beber, o visitar un sitio web útil o inspirador. ¿Necesitas ideas? Esta lista destaca 55 sitios web útiles e inspiradores perfectos para un breve descanso en el trabajo.
5. No te estás permitiendo ninguna sala de amortiguamiento para interrupciones
Has hecho un gran esfuerzo para comprender tus prioridades y escribirlas. Pero luego te distraes. Por correo electrónico, por su compañero de trabajo, por noticias de última hora: la lista sigue y sigue. Entonces, a pesar de todo su trabajo duro y referencias codificadas por colores, se desvía del segundo mensaje urgente que llega a su bandeja de entrada.
La solución
Deje algunas brechas en su horario cada día donde no programe nada. Esto le dará márgenes para trabajar en estos momentos inesperados. ¿Peor de los casos? No aparece nada urgente y terminas tu día temprano.
Además, también puede evitar muchas interrupciones siendo proactivo: haga que su estado esté "ocupado" en cualquier chat interno, configure su teléfono para ir directamente al correo de voz y ajuste la configuración de su correo electrónico para que solo reciba alertas cuando personas específicas le envíen mensajes. . (Aquí se explica cómo hacerlo en Gmail y Outlook).
No hay una manera correcta de hacer una lista de tareas pendientes, pero la forma en que te acercas a la tuya puede hacer que tu día sea un éxito o no. Así que, independientemente de lo que use, una aplicación, su computadora, lápiz y papel anticuados, evite estos cinco asesinos de productividad y obtendrá las cosas correctas a tiempo .
