Incluso si no trabaja en TI, es casi seguro que trabaja con la tecnología de una forma u otra: haciendo hojas de cálculo, actualizando páginas web, verificando información de clientes desde bases de datos o simplemente leyendo correos electrónicos. Y, como probablemente haya notado, la tecnología no siempre funciona como a usted le gustaría, o peor, como debería. Eso significa que a veces necesitas trabajar con tu equipo de tecnología para resolver problemas.
Sin embargo, como cualquiera que haya estado en cualquiera de estas interacciones sabe, no siempre funciona sin problemas. Para asegurarse de que obtiene la ayuda que necesita y que los expertos técnicos siempre están dispuestos a ayudarlo, aquí hay algunos consejos prácticos para comunicarse con el equipo de una manera que funcione bien para ambas partes.
1. una emergencia
Ejemplo: "¡El sitio está caído!"
Su mundo digital se está derrumbando, o tal vez solo el servidor de su empresa se está bloqueando. Cualquiera que sea la crisis, debe ponerse en contacto con su equipo técnico de inmediato, pero sin entrar en pánico, enloquecer y voltear escritorios. No, debes hacer esto de la manera correcta porque es muy crítico. Eso significa que debe presentar los hechos al equipo de tecnología de la manera más rápida y clara posible.
Pero, una advertencia antes de enviar ese correo electrónico en mayúsculas o llamar a un desarrollador un domingo por la mañana: asegúrese de que la situación realmente sea "vida o muerte". Para la mayoría de las empresas, "vida y muerte" implica el resultado final . En otras palabras, ¿es un problema que lo detiene o lo obstaculiza seriamente a usted, sus colegas o su empresa para poder atender a los clientes adecuadamente? ¿Sí? Continua. ¿No? Tomar una respiración profunda.
¿No está seguro de lo que se considera una emergencia? Pregúntele a su jefe si hay una política vigente, y si es así, el procedimiento establecido a seguir en caso de que ocurra lo peor. Si ninguna de esas cosas existe, programe una conversación rápida con su gerente técnico o desarrollador principal sobre la posibilidad de configurar un sistema. Lo más probable es que el equipo de TI no solo aprecie su interés, sino que también se alegrará de que genere menos falsas alarmas en el futuro. (Incluso los entusiastas de la tecnología temen una emergencia en el servidor de las 11 PM).
2. Errores internos
Ejemplo: "Cuando hago clic en el botón 'Siguiente', no me llevan a la página siguiente".
Esta vez, el problema no es una amenaza para los negocios, pero es una falla irritante que hace que completar las tareas sea un desafío. Es posible que pueda continuar con su día evitando el error, pero no debe ignorarlo.
Nuevamente, debe seguir cualquier protocolo establecido para informar. (Y, volviendo al número uno, puede ayudar a configurar un sistema de informes si actualmente no existe ninguno). Cuando presente su informe, recuerde incluir tanta información relevante como sea posible.
Un informe de sueño incluiría lo siguiente:
- Lo que estabas tratando de hacer
- Que paso cuando lo hiciste
- El dispositivo y el sistema operativo que estaba usando
- Cualquier software involucrado
- Una captura de pantalla del problema.
Si bien puede ser tedioso escribir esta información, ayudará al equipo técnico a diagnosticar el problema más rápidamente. ¿Quiere puntos de bonificación (y sus problemas se abordan más rápido)? Repase sus términos técnicos para hablar sobre el error. Ahorrará a todos los involucrados muchas conjeturas.
3. Una actualización urgente
Ejemplo: "El cliente necesita que su página de inicio esté actualizada EOD".
Regreso a la crisis central. Pero esta vez, tú eres el que inicia la carrera. Eso significa que debe ser especialmente sensible a su personal de TI. Sea muy claro sobre lo que hay que hacer. Y, si necesita ayuda con varios elementos, informe al equipo la prioridad de cada uno, en caso de que no se pueda hacer todo al mismo tiempo.
Además, en lugar de exigir que el equipo técnico deje todo para servirlo, pregunte cuánto tiempo creen que se necesita para realizar el cambio. Si no se puede hacer tan rápido como lo desee, debe reforzar por qué la tarea es tan urgente (¿recuerda esa conclusión?) Y dejar en claro que está aquí para ayudarlo a completarla lo antes posible.
También es clave recordar que solo porque necesitas algo, eso no siempre lo hace posible. Siempre asuma que antes de llegar con su tarea urgente, el equipo técnico estaba trabajando en otro proyecto (o dos o tres) con una fecha límite.
Sí, probablemente legítimamente necesite hacer algo de inmediato, pero ¿hay alguna solución temporal o rápida (como corregir los errores tipográficos y los enlaces rotos) que funcionaría por ahora? Si es así, ve con eso. Luego, establezca una línea de tiempo para el resto del proyecto que funcione para todos los involucrados.
4. Una sugerencia (pequeña)
Ejemplo: "Deberíamos crear una forma para que los lectores comenten en nuestro blog usando sus perfiles de Facebook".
¿Tiene una idea inteligente que cree que mejoraría la aplicación o el sitio web de su empresa? Puede que tengas algo. Pero eso no significa que deba apresurarse al equipo de tecnología y esperar elogios por su idea. En cambio, debe ser inteligente y respetuoso con la forma en que lo aborda.
Informe a los desarrolladores o diseñadores por qué cree que vale la pena implementar su idea ("Nuestro equipo de marketing acaba de compartir algunas estadísticas sobre cuán activos son nuestros clientes en Facebook, y creo que eso podría ayudarnos a mejorar la participación en el sitio"). Sin embargo, al mismo tiempo, tenga en cuenta las limitaciones de tiempo y dinero que todos enfrentan. Y recuerde respetar el conocimiento y las opiniones de sus profesionales de TI. Considere usar “podría” en lugar de “debería” para evitar sonar como si ya supiera todas las respuestas correctas.
Además, si pensar en este tipo de ideas es una parte habitual de su trabajo, intente aprender sobre desarrollo o diseño. Incluso algunos conocimientos básicos lo ayudarán a hacer sugerencias más útiles y realistas.
5. Una gran idea
Ejemplo: "¿Qué tal rediseñar toda la página de inicio?"
A veces quieres sacudir las cosas. Y sus ideas como un extraño pueden (a veces) ser justo lo que se necesita para actualizar la estrategia o la marca de su empresa.
Pero no te dejes llevar por tus impulsos revolucionarios. Nuevamente, debe decirle a su equipo de diseño o desarrollo por qué cree que el cambio es necesario. Y, dado que esta es una revisión importante de la que está hablando, debe estar preparado para justificar el gasto y el tiempo necesarios para que esto suceda.
Puede hacer que la idea parezca más atractiva si puede encontrar una manera de ayudar. Quizás puedas ser un beta tester. O puedes escribir una copia. O, tal vez, puede prestarle al equipo técnico su pasante para que le ayude a investigar algunos aspectos (más simples) del proceso. Cualquier forma en que pueda lanzar facilitará la carga, lo que significa que su gran idea puede hacerse realidad más rápidamente.
Si lo que necesita es una tarea urgente o simplemente una sugerencia creativa para mejorar, saber cómo acercarse a su equipo de tecnología cuando necesita su ayuda facilitará sus trabajos y ayudará a todos a trabajar juntos mejor, lo que idealmente generará menos correos electrónicos confusos que estresar a todos.
