Las audioconferencias tienen muchos beneficios para reuniones de negocios y sociales, pero vienen con su propio conjunto de problemas comunes. No abordarlos puede significar la diferencia entre una reunión profesional, eficiente y efectiva y una llamada de conferencia del pobre hombre que apenas se entiende que no cumple sus objetivos. Aquí hay siete problemas comunes y cómo solucionarlos.
1. ruido de fondo
Se trata de cualquier ruido que provenga de un participante aparte de su voz, como el ruido de las sillas, el ruido de fondo, los ruidos de la maquinaria, el ruido del papel, etc. Usted recibe estos ruidos principalmente con los participantes que usan VoIP (protocolo de voz sobre Internet) porque el teléfono tradicional el teléfono tiene micrófonos dedicados y de corto alcance, mientras que VoIP funciona con un micrófono de dispositivo que es más sensible. Un ejemplo es el sistema de arreglo de micrófonos en computadoras portátiles. Algunas personas participan en conferencias utilizando sus dispositivos de manos libres.
La única forma de remediar esta situación es concienciar a los participantes de los disturbios que están causando, lo que se hace mejor a través de la comunicación antes de la llamada de conferencia. Por ejemplo, como organizador, es posible que desee hacer circular un correo electrónico sobre la etiqueta de las llamadas de conferencia antes de la sesión.
2. eco
El eco puede ser parte del ruido de fondo, pero es más técnico que eso. Alguien que participe en la llamada de conferencia podría tener problemas con su teléfono, por ejemplo, tal vez carezca de cancelación de eco. (Lea más sobre cómo dejar de producir eco.)
A alguien con eco normalmente se le pide que cuelgue. Entonces, nuevamente, es importante conocer de manera proactiva cualquier problema técnico con los teléfonos y otros equipos utilizados en una llamada de conferencia.
3. Falta de gestión de la presencia.
En una llamada de audioconferencia, solo usas uno de tus sentidos: tu audición. No verás a las personas con las que estás hablando o escuchando. A menos que realice un seguimiento de cada entrada y salga de su llamada de conferencia, es posible que no esté al tanto de la presencia en su audiencia una vez que haya entrado en la conferencia.
Este problema permanece sin una solución definitiva hasta ahora. La primera herramienta que ofrece cualquier tipo de gestión de presencia es UberConference, que le permite ver quién está hablando, quién está aquí, quién no, etc. Algunas de estas herramientas han surgido últimamente, algunas con interfaces visuales interesantes que representan a los participantes con íconos. La mejor manera de administrar la presencia de los participantes puede ser una simple etiqueta: pedir a cada persona que anuncie sus idas y venidas como una cuestión de cortesía.
4. Música en espera
Las personas normalmente preparan la interfaz de sus teléfonos para su uso individual, pero nunca para llamadas de conferencia. Si bien puede ser bueno para alguien que ha sido puesto en espera escuchar música, será una molestia en una llamada de conferencia. Algunos participantes pueden poner la conferencia en espera mientras atienden a otra llamada o tarea, por ejemplo, agregando inadvertidamente un ambiente rítmico a la conferencia. Aquí nuevamente, una campaña preliminar de conciencia sobre la ética de la conferencia vale la pena.
5. Falta de liderazgo
En algunos casos, si un grupo no tiene un líder, el caos llevará en su lugar. Esto es especialmente probable en una configuración de conferencia. Una persona debe dirigir la discusión para asegurar que todos tengan suficiente tiempo para hablar y la atención necesaria, y que las cosas vuelvan a encarrilarse en caso de que se produzcan conflictos o discrepancias.
6. Mal manejo de materiales y documentos.
Muchas conferencias se refieren a documentos, materiales y herramientas. La difusión incorrecta de dicha información hace que algunos participantes estén en la oscuridad en ciertos puntos, lo que provoca desinterés. Tenga cuidado, entonces, de difundir la información relevante y los documentos a todos los participantes mucho antes de que comience la conferencia.
Otra forma, mejor, es usar herramientas de colaboración en línea, que permiten la interacción con dichos materiales.
7. Mala calidad de llamada
Esto sucede a menudo con el servicio VoIP, que depende de una serie de factores que incluyen el ancho de banda, los códecs, los teléfonos y otros dispositivos. No es mucho lo que puede hacer al respecto si usted es el líder u organizador de la conferencia. El participante que sufre de mala calidad de voz debe abordar los problemas técnicos de su lado.
