Justificar las inversiones en TI es una habilidad crítica para cualquiera que trabaje en tecnología. Si bien el liderazgo en la organización de TI tomará muchas decisiones de inversión en TI, a menudo las propuestas de nuevos equipos o servicios provendrán del personal de TI. Es importante comprender la terminología y las técnicas básicas para hacer un caso para invertir en un nuevo equipo. Una cosa es pedir reemplazar el software de la mesa de ayuda. Probablemente escuchará, "veremos eso". Alternativamente, si dice algo como "reemplazar nuestro software de mesa de ayuda le ahorrará $ 35,000 al año y se pagará solo en 3 años", recibirá una respuesta mucho más positiva por parte de su administración de TI.
Este artículo le brindará las habilidades básicas necesarias para analizar y crear una valoración para una inversión en TI propuesta. Debe comprender lo básico antes de sumergirse en estas técnicas financieras.
Terminología básica del análisis de inversión en TI
Gastos de Capital (CAPEX): Capital es un término usado para distinguir una compra que tiene una vida útil de más de un año. Por ejemplo, cuando una empresa compra una computadora portátil para un empleado, se espera que la computadora portátil dure por 3 o 4 años. Los contadores requieren que este tipo de inversión en TI se cargue en gastos durante ese período en lugar de gastarse en el año en que se compró. Una compañía generalmente tiene políticas sobre la vida útil del equipo, así como un monto mínimo en dólares para un gasto de capital. Por ejemplo, un teclado que cuesta $ 50 no se consideraría capital.
Depreciación: La depreciación es el método que se utiliza para distribuir el gasto de una inversión de capital en TI durante la vida útil de la compra. Por ejemplo, suponga que la política contable para el capital utiliza la depreciación de línea recta. Esto solo significa que la depreciación será la misma en todos los años. Digamos que compra un nuevo servidor por $ 3,000 con una vida útil prevista de 3 años. La depreciación de esa inversión en TI será de $ 1,000 cada año durante 3 años. Eso es depreciación.
Flujo de fondos: El flujo de efectivo es el movimiento de efectivo dentro y fuera del negocio. Debe comprender la diferencia entre efectivo y elementos no monetarios. Por lo general, el efectivo se utiliza para calcular el valor de las inversiones en TI. La depreciación es un gasto no monetario, lo que significa que el activo subyacente ya se ha pagado, pero usted está distribuyendo el gasto a lo largo de la vida del activo. La compra original de la inversión en TI se consideraría la salida de efectivo al hacer un análisis financiero.
Tasa de descuento: Esta es una tasa utilizada en el análisis para explicar el hecho de que un dólar hoy vale más que un dólar en 5 o 10 años. El uso de una tasa de descuento en el análisis de inversión en TI es un método para establecer dólares futuros en términos de dólares de hoy. La tasa de descuento en sí es el tema de muchos libros de texto. Si necesita una tasa de descuento altamente precisa para su empresa, comuníquese con su departamento de contabilidad. De lo contrario, utilizaremos algo como el 10%, que representa la inflación y la tasa que una empresa podría ganar con el dinero no invertido en su equipo de TI. Es una especie de costo de oportunidad.
Técnicas de análisis de inversión de TI
Hay muchos métodos para ayudar a evaluar las inversiones de TI (capital). Realmente depende del tipo de inversión que está haciendo y del vencimiento de la organización de TI para evaluar las compras de capital. El tamaño de la organización también puede desempeñar un papel. Pero tenga en cuenta que esto es algo que no toma mucho tiempo e incluso si trabaja para una organización pequeña o mediana, este esfuerzo será apreciado.
En este artículo, veremos 2 técnicas simples de inversión en TI. Le animo a utilizar ambos, ya que juntos dan una imagen más completa del valor de la inversión en TI propuesta.
- Valor presente neto
- Periodo de recuperación
Valor Presente Neto (VAN)
El valor actual neto es una técnica financiera que alinea una serie de flujos de efectivo a lo largo del tiempo y descuenta cada uno al período actual. El valor actual neto tiene en cuenta el valor temporal del dinero. Es típico observar las entradas y salidas de efectivo durante un período de 3 a 5 años y descontar la entrada neta menos la salida neta en un solo valor. Si el número es positivo, entonces el proyecto agregaría valor a la organización y si el VPN es negativo, disminuiría el valor de la organización. El poder real del análisis de NPV es cuando se comparan inversiones de TI alternativas. El NPV proporciona un valor relativo de los escenarios de inversión de TI y el que tiene el NPV más alto generalmente se toma sobre las otras alternativas.
La parte difícil del cálculo del valor actual neto son los números reales que se deben utilizar en el análisis. En el lado de salida de la ecuación, puede utilizar el costo total de la inversión junto con los gastos de mantenimiento y los costos de implementación. El lado de entrada puede ser más difícil de alcanzar. Si la inversión en TI genera ingresos incrementales, esto es bastante sencillo y puede usar estos números en su análisis. Cuando las entradas (o beneficios) están en el lado suave, lo que significa que son más subjetivas, como el ahorro de tiempo, es mucho más difícil de estimar.
Lo mejor que puedes hacer es documentar suposiciones e ir con tu instinto. Tomemos un ejemplo en el que realiza una inversión en TI en un paquete de software de mesa de ayuda. El beneficio de dicha inversión es el ahorro de tiempo por parte del personal de TI y, posiblemente, una mayor satisfacción de la comunidad de usuarios.Si está reemplazando un paquete de software de mesa de ayuda existente, también puede ahorrar dinero en mantenimiento de ese sistema. Debe desglosar las entradas y salidas para realizar un análisis del Valor Presente Neto (VAN) para su propuesta de inversión en TI.
Entradas Los flujos o beneficios resultantes de una inversión en TI pueden ser subjetivos y menos exactos. Muchas veces, el beneficio de una inversión en TI es el ahorro de tiempo, la satisfacción del cliente u otros números "blandos". Aquí hay algunos ejemplos de entradas.
- Ahorro de costos de mantenimiento de software retirado
- Tiempo ahorrado por el personal de TI debido a mayores eficiencias
- Aumento de los ingresos
Salidas: Los flujos de salida suelen ser más fáciles de estimar, pero algunos también pueden ser subjetivos. Aquí hay algunos ejemplos de salidas.
- Costo del software (derechos de licencia, etc.)
- Mantenimiento
- Costos de implementación externa
Esta imagen más grande muestra un análisis de inversión de TI simple utilizando el análisis de valor actual neto (NPV). Excel hace que este tipo de análisis sea realmente simple. También tiene una función para calcular el VAN. Como puede ver en la imagen, he establecido las entradas y salidas por año y luego calculé el VAN según la tasa de descuento del 10%.
- Análisis NPV: Captura de pantalla de inversión de TI (imagen grande)
Periodo de recuperación
El resultado del análisis del Periodo de recuperación indica cuánto tarda la inversión en TI en recuperar el costo de la inversión. Generalmente se expresa en años, pero esto depende del horizonte de tiempo de análisis. El período de recuperación puede ser un cálculo simple pero solo con un conjunto de suposiciones muy simples. Aquí está la fórmula para calcular el período de recuperación en una inversión de TI. En general, cuanto más corto sea el Período de amortización, menor será el riesgo de la inversión en TI.
Costo de la inversión en TI / Efectivo anual generado a partir de la inversión en TI
Veamos el escenario en el que está comprando un software de comercio electrónico por $ 100,000. Supongamos que esta pieza de software aumenta los ingresos en $ 35,000 cada año. El cálculo del período de recuperación sería $ 100,000 / $ 35,000 = 2.86 años. Entonces, esta inversión se pagaría sola en 2 años y 10 meses.
Hay un inconveniente importante en el cálculo del Período de recuperación utilizando un conjunto tan simple de suposiciones. Es altamente improbable que los ingresos que se deriven de la inversión en TI lleguen de manera uniforme durante un período prolongado de tiempo. Es mucho más realista que el flujo de ingresos sea desigual. En este caso, debe observar el aumento anual acumulativo de los ingresos hasta que la inversión en TI original se haya "pagado".
Considere el mismo ejemplo de arriba. Supongamos que en el año 1, el aumento neto en los ingresos de la inversión en TI es de $ 17,000. En los años 2, 3, 4 y 5 es de $ 29,000, $ 45,000, $ 51,000 y $ 33,000, respectivamente. Si bien este es un aumento anual promedio en ingresos de $ 35,000, el período de recuperación es diferente debido a los ingresos desiguales generados por esta inversión. El período de amortización en el ejemplo es en realidad más de 3 años, que es más largo que el cálculo original utilizando un promedio. Al observar el aumento acumulativo de los ingresos, puede ver cuándo se cubre la inversión original. En este ejemplo, simplemente busque dónde se cubre el costo de la inversión en TI ($ 100,000). Se puede ver que ocurre entre el año 3 y el año 4.
Incremento Acumulado en Ingresos:
- Año 1 - $ 17,000
- Año 2 - $ 46,000
- Año 3 - $ 91,000
- Año 4 - $ 142,000
- Año 5 - $ 175,000
Eche un vistazo a la hoja de cálculo Excel de inversión de TI de muestra para obtener la fórmula detallada para calcular el período de recuperación.
Propuesta de inversión en TI
Si bien los cálculos son importantes en un análisis de inversión en TI, no lo es todo. Recomiendo encarecidamente que prepare una propuesta en lugar de simplemente imprimir su hoja de cálculo o enviar por correo electrónico los resultados. Piense en su CFO como la audiencia al armar la propuesta. En última instancia, si puede terminar en su escritorio de todos modos.
Comience la propuesta con un breve resumen de la inversión en TI (capital) que está proponiendo, seguido de un breve resumen en palabras de los resultados de su análisis (junto con los cálculos de resumen). Finalmente, adjunte el análisis detallado de la hoja de cálculo y tendrá una propuesta profesional que su jefe apreciará.
El paquete de su propuesta de inversión de TI puede incluir:
- Resumen: uno o dos párrafos que resumen la inversión en TI que está proponiendo.
- Justificación: un párrafo o dos que resumen los resultados de su análisis junto con la técnica que utilizó (incluya una tabla de resumen)
- Impresión: una impresión limpia de la hoja de cálculo de Excel que muestra el análisis detallado
Hoja de cálculo de Excel de muestra
La hoja de cálculo de Excel de ejemplo tiene 3 hojas que incluyen:
- Resumen
- Cálculo del valor actual neto (VAN)
- Cálculo de devolución
- Análisis de inversión en TI - Versión Excel 97-2003
