Trello es una herramienta de gestión de proyectos al estilo de Kanban que es una forma visual de ver todas las tareas que usted o su equipo necesitan realizar, lo que facilita ver lo que todos los miembros del equipo están haciendo en un momento dado. También es gratuito, lo que significa que es accesible para grupos pequeños y grandes, así como para personas que manejan negocios o que desean realizar un seguimiento de las tareas personales. Entre las herramientas de gestión de proyectos, Trello es una de las más fáciles de usar e implementar, pero su interfaz en blanco puede ser un poco desalentadora. Afortunadamente, tenemos algunos consejos para ayudarlo a usted y a su equipo a sacar el máximo provecho de Trello, sin importar lo que esté usando para realizar un seguimiento.
¿Qué es Kanban?
El estilo de gestión de proyectos Kanban está inspirado en un proceso de fabricación japonés que Toyota implementó a fines de los años cuarenta. Su objetivo era aumentar la eficiencia en sus fábricas mediante el seguimiento del inventario en tiempo real, utilizando tarjetas que pasaban entre los trabajadores en el piso. Cuando se agotara un material en particular, los trabajadores anotarían eso en la tarjeta, que se enviaría al proveedor, quien luego enviaría el material solicitado al almacén. Estas tarjetas a menudo se llamaban Kanban, lo que significa letrero o cartelera en japonés.
Entonces, ¿cómo se traduce esto a la gestión de proyectos? El software como Trello toma este concepto de pasar las tarjetas y lo coloca en una interfaz visual, donde las tareas se establecen en una pizarra y se combinan con la capacidad de trabajo de un equipo. En su forma más básica, una pizarra tendrá tres secciones, como se muestra en la imagen de arriba: hacer, hacer (o en el proceso) y listo. Sin embargo, los equipos pueden usar esta herramienta de cualquier manera que funcione para ellos. Algunos equipos pueden preferir un tablero real, mientras que otros quieren la conveniencia de una solución virtual, como Trello.
Cómo usar Trello
Trello utiliza tableros, que contienen listas, que se componen de tarjetas. Los tableros pueden representar proyectos (rediseño de sitios web, renovación de baños), las listas pueden usarse para tareas (gráficos, mosaicos) y las tarjetas pueden contener sub-tareas u opciones (contratar un diseñador, tamaños de azulejos y colores).
Una vez que haya decidido cómo organizar sus listas, puede comenzar a agregar tarjetas, que a su vez pueden tener listas de verificación y etiquetas. Las listas de verificación son una forma de dividir las tareas en sub-tareas. Por ejemplo, si está utilizando Trello para planificar unas vacaciones, es posible que tenga una tarjeta para un restaurante que desee probar, con una lista de verificación que incluya hacer una reserva, buscar los mejores platos y comprobar si es amigable para los niños. . Las etiquetas se pueden usar para representar el estado de una tarjeta (aprobada, enviada, etc.) o categoría (ciencia, tecnología, artes, etc.) o cualquier etiqueta que desee. Luego, puede realizar una búsqueda que muestre todas las tarjetas relacionadas con la ciencia o todas las tarjetas aprobadas, por ejemplo. Sin embargo, no es necesario agregar un título a una etiqueta; también puede usarlos para la codificación por colores (hay disponibles hasta 10 colores; está disponible una opción de colores ciegos).
A medida que comienza a trabajar y a completar tareas, puede arrastrar y soltar fácilmente las tarjetas de una lista a otra y, finalmente, archivar las tarjetas y las listas una vez que la interfaz se vuelve difícil de manejar.
Puede asignar tarjetas a los miembros del equipo, así como agregar comentarios, archivos adjuntos, etiquetas codificadas por color y fechas de vencimiento. Los miembros del equipo pueden @ mencionar a otros en los comentarios para iniciar una conversación. Puede cargar archivos desde su computadora, así como desde servicios de almacenamiento en la nube, incluidos Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive.
También se incluye una ingeniosa integración de correo electrónico. Cada placa tiene una dirección de correo electrónico única que puede utilizar para crear tarjetas (tareas). También puede enviar archivos adjuntos a esa dirección de correo electrónico. Y lo mejor de todo es que, cuando recibe una notificación por correo electrónico, puede responderla directamente en lugar de lanzar Trello.
Las notificaciones, incluidas las menciones y los comentarios, están disponibles desde aplicaciones móviles, un navegador de escritorio y por correo electrónico. Trello tiene aplicaciones para iPhone, iPad, teléfonos Android, tabletas y relojes, y tabletas Kindle Fire.
Trello ofrece más de 30 funciones adicionales e integraciones, a las que llama power-ups. Los ejemplos de power-ups incluyen una vista de calendario, un repetidor de tarjeta para tareas recurrentes, así como la integración con Evernote, Google Hangouts, Salesforce y más. Las cuentas gratuitas incluyen un encendido por tarjeta.
Todas las funciones principales de Trello son gratuitas, aunque hay una versión de pago llamada Trello Gold ($ 5 por mes o $ 45 por año) que agrega algunos beneficios, incluidos tres power-ups por placa (en lugar de uno). También incluye fondos y adhesivos atractivos para el tablero, emojis personalizados y cargas de archivos adjuntos más grandes (250 MB en lugar de 10 MB). Trello ofrece un mes gratis de membresía Gold por cada persona que pueda unirse a Trello, hasta 12 meses.
Como dijimos, a primera vista, configurar Trello es un poco intimidante porque no hay muchas restricciones sobre cómo se puede usar. Por un lado, puede crear tableros que simplemente muestren lo que ha terminado, en qué está trabajando y qué sigue. Por otro lado, puede profundizar, creando listas de tareas divididas en categorías o departamentos.
Puede usar Trello para hacer un seguimiento de cualquier cosa, desde tareas personales hasta proyectos profesionales o planificación de eventos, pero aquí hay algunos ejemplos reales para comenzar.
Usando Trello para administrar una renovación de la casa
Digamos que está planeando renovar una o más habitaciones en su hogar. Si alguna vez sobrevivió a una renovación, sabe que hay muchas partes móviles y muchas sorpresas, sin importar qué tan cuidadosamente se prepare.Organizar todas las decisiones que debe tomar en Trello puede ayudar a mantener el proyecto en marcha. Digamos que estás planeando una renovación de la cocina. En este caso, puede crear una tabla llamada Renovación de cocina y luego agregar listas dedicadas a cada elemento que está reemplazando.
El tablero de renovación de cocina puede incluir listas para:
- Contratistas potenciales
- Cada aparato que está reemplazando
- Gabinetes
- Encimeras y contra salpicaduras
- Piso
- Plomería
- Eléctrico
Las tarjetas para cada lista incluirían las dimensiones, el presupuesto y deben tener características, así como cualquier modelo que esté considerando. Las tarjetas para plomería podrían incluir el reemplazo de tuberías, la nueva línea de agua, así como el precio estimado y las inquietudes relacionadas, como las paradas de agua. Puede adjuntar fácilmente imágenes de los materiales y dispositivos que está considerando, y vincularlos a listados de productos para que pueda comprar el precio. Una vez que tome una decisión, puede usar etiquetas para nombrar o codificar por colores el producto o material.
Finalmente, para cada tarjeta, puede crear listas de verificación. Por ejemplo, una tarjeta de refrigerador podría tener una lista de verificación que incluya la eliminación del refrigerador viejo e instalar una línea de agua para la máquina de hielo.
Si está renovando varias habitaciones, solo cree una tabla para cada una y haga una lista de todo lo que necesita considerar; continuamente agregue listas y tarjetas y mueva los elementos según sea necesario.
Invite a otros miembros de la familia a sus tableros y asigne tarjetas para distribuir el trabajo necesario, como la investigación de productos y precios, la programación y otra logística. Trello tiene una junta pública de renovación de viviendas que puede copiar en su propia cuenta.
Planeando unas vacaciones con Trello
Viajar con varios familiares o amigos puede complicarse rápidamente. Use Trello para elegir un destino, planificar actividades y programar el transporte. En este caso, podría tener una tabla que contenga posibles lugares para visitar y otra para el viaje una vez que haya decidido dónde ir.
El tablero de viaje puede incluir listas para:
- Opciones de vuelo
- Transporte terrestre
- Hoteles, listados de Airbnb, alquileres de cabañas y campings.
- Atracciones turísticas
- Restaurantes y tiendas de alimentación.
Debajo de la tabla de destinos potenciales, crearía una lista para cada lugar, con tarjetas para el tiempo de viaje, presupuesto, pros / contras y cualquier otra consideración. Las listas en el tablero de viaje incluirían tarjetas para aerolíneas, alquiler de autos, cocina notable en el área y atracciones como museos, tiendas y vecindarios para explorar. Si decide ir en un crucero, puede crear listas para hacer cosas a bordo y para las paradas planificadas, así como el transporte necesario para llegar al barco. Use etiquetas para indicar los elementos elegidos, o para resaltar a los contendientes después de haber reducido sus opciones. Agregue listas de verificación a las tarjetas para reservar y programar excursiones o eventos de cruceros. Trello también tiene una junta pública de vacaciones que puede usar como punto de partida.
Seguimiento de objetivos personales y proyectos
Ya sea que esté buscando limpiar el desorden en su casa o garaje, dedicarse a un pasatiempo o hacer más ejercicio, puede rastrearlo fácilmente en Trello. Cree tablas para las resoluciones de Año Nuevo o para proyectos de varios pasos, como limpieza de áticos u organización de oficina en el hogar.
Para una tabla de resoluciones, cree una lista para cada resolución y luego las tarjetas sobre cómo puede implementarlas, como unirse a un gimnasio, salir a caminar diariamente o comprar equipos de ejercicios en casa. Utilice las listas en un proyecto personal para desglosar las grandes tareas, con tarjetas para tareas secundarias. Por ejemplo, una tabla de limpieza de primavera podría incluir listas para habitaciones y otras áreas de la casa. Las listas tendrían tarjetas para tareas asociadas, como los artículos de limpieza necesarios, un inventario de los artículos que desea vender, donar o desechar, y las tareas que desea subcontratar, como la limpieza de ventanas o la eliminación de árboles.
Gestionando un Negocio Freelance o Consultoría
Finalmente, si maneja su propio negocio, Trello puede ser su mejor asistente. Los tableros pueden representar proyectos, con listas para cada etapa o hito, y tarjetas para tareas relacionadas. Los escritores independientes pueden usar Trello para administrar los argumentos de las historias y las obras publicadas.
Digamos que usted tiene una junta de proyectos para el rediseño de un sitio web. Sus listas pueden incluir tareas importantes, como contratar a un diseñador y otros roles importantes, así como hitos, como elegir un esquema de color, administrar diseños y obtener aprobaciones en el camino. Las tarjetas incluirían esquemas de color y diseños propuestos, y los pasos necesarios para prepararse para las reuniones. Un escritor independiente podría tener tablas para ideas de historias, publicaciones y marketing. Las listas pueden representar etapas, como en proceso, enviadas y publicadas, o puede usar etiquetas para hacerlo.
Trello es una herramienta simple, pero poderosa, y vale la pena dedicar un poco de tiempo a intentarlo. Si no está seguro de por dónde empezar, navegue por la comunidad de usuarios de Trello, que incluye paneles públicos que puede copiar en su cuenta.
