Todo el mundo sabe que liderar una compañía es uno de los conciertos más difíciles. Ya sea que se trate de una pequeña empresa o una corporación multinacional, los CEO tienen que administrar el tiempo, los recursos y las múltiples demandas al tiempo que encuentran el tiempo y el espacio para tomar decisiones y trazar estrategias que determinarán el curso de su negocio.
Lo que significa que han desarrollado algunos sistemas maestros y trucos para maximizar su productividad.
Entonces, ¿por qué no podemos robar algunos movimientos de sus libros de jugadas? Si aspira a administrar su propio negocio o desea ser más productivo en su trabajo actual, consulte esta lista de consejos probados por el CEO que puede aplicar a cualquier faceta de su vida.
1. Tome descansos cada 90 minutos
Tony Schwartz, presidente del Proyecto de Energía, sugiere tomar descansos cada 90 minutos para maximizar su productividad. ¿La razón? Los cuerpos humanos tienen un ciclo de energía que opera a intervalos de 90 minutos durante todo el día. Cuando hemos estado trabajando en algo durante una hora y media o más, es natural que nuestros niveles de alerta disminuyan y nuestra atención se desvíe o nos sentiremos somnolientos (o comencemos a revisar Twitter o Facebook).
El secreto contradictorio para un gran rendimiento sostenible es vivir como un velocista. En la práctica, eso significa trabajar a su máxima intensidad por las mañanas, durante no más de 90 minutos a la vez, y luego tomar un descanso.
Por lo tanto, la próxima vez que sus ojos estén vidriosos, en lugar de alcanzar otra taza de café, aléjese de su trabajo durante unos minutos. Te sorprenderá lo mucho que harás a largo plazo.
2. Hazte ininterrumpido a veces
No hay nada más frustrante que finalmente entrar en la zona trabajando en un gran proyecto, y luego ser interrumpido por un compañero de trabajo o jefe que pasa por su escritorio. Peor aún, la investigación muestra que puede tomar hasta 25 minutos volver a la normalidad después de una interrupción.
Y eso es exactamente por qué Andrew Marsh, CEO de Fifth Column Games, ha desarrollado un sistema para asegurarse de que todos en su oficina puedan trabajar sin ser interrumpidos. Al colocar un "cono de silencio" en sus escritorios, los empleados tienen un símbolo tangible que transmite que no deben ser molestados a menos que sea una emergencia.
Uso el cono de silencio cuando estoy trabajando en un proyecto complejo en el que necesito concentrarme. Poder concentrarse intensamente sin interrupción es una valiosa herramienta de productividad para todos en Fifth Column Games.
Ya sea que necesite concentrarse en tareas intensas durante un par de horas al día o si está trabajando en un gran proyecto, el uso de un sistema que informa a las personas de esto los hará acostumbrarse a enviarle un correo electrónico para tareas no urgentes en lugar de pasar por tu escritorio.
3. Administre su energía, no solo su tiempo
Usted sabe que es importante presupuestar su tiempo sabiamente, pero en realidad puede ser más efectivo administrar también su energía. Nuestra propia directora ejecutiva, la cofundadora de The Muse, Kathryn Minshew, es fanática de optimizar su día de trabajo haciendo sus tareas más intensivas en concentración durante sus horas pico, esas horas doradas cuando sus niveles de energía están en su nivel más alto. Las reuniones, por otro lado, son algo que ella evita durante estas horas y guarda para otras horas del día.
Creo que ha sido de gran ayuda para mí prestar atención cuando en el día soy más productivo (a qué horas, bajo qué condiciones) y proteger agresivamente ese tiempo para un trabajo enfocado.
Si eres una persona mañanera, haz tus tareas más importantes a primera hora y guarda las tareas tediosas y sin sentido para más adelante en el día cuando tu energía esté disminuyendo. ¿No estás seguro de cuáles son tus horas pico? Pruebe el mapeo de energía para descubrir y aprovechar al máximo su día de trabajo.
4. No seas esclavo del correo electrónico
Gina Trapani, fundadora de ThinkUp, es fanática de consultar el correo electrónico solo en momentos específicos del día. ¿Por qué? En lugar de sentir que tiene que responder a los correos electrónicos en el momento en que llegan a su bandeja de entrada, puede ahorrar tiempo y mantenerse enfocado estableciendo un cronograma para revisar y responder correos electrónicos (por ejemplo, una vez en la mañana y otra al final del día) )
Cierre Outlook, apague las nuevas notificaciones por correo electrónico en su BlackBerry, haga lo que tenga que hacer para amortiguar la interrupción del correo electrónico.
Dependiendo de su posición, esto puede no parecer una opción, especialmente si su jefe o colegas confían en usted para obtener respuestas rápidas. Pero es posible que se sorprenda de lo solidaria que será la gente con su nueva estrategia de productividad cuando se la explique. Tim Ferriss, autor de The Four Hour Work Week , sugiere enviar correos electrónicos a sus colegas para alertarlos sobre su nuevo horario de correo electrónico, explicando que la razón detrás de esto es aumentar su productividad y solicitar que lo llamen por asuntos urgentes. También puede configurar un autoresponder con un mensaje que explique cuándo volverá a revisar el correo electrónico y cómo las personas pueden ponerse en contacto con usted si es importante mientras tanto.
5. Mantenga sus correos electrónicos cortos y dulces
Los CEO no tienen tiempo para leer correos electrónicos novedosos, ni tampoco para escribirlos. Andrew Torba, cofundador de Kuhcoon, incluso llega a escribir correos electrónicos de una sola palabra y sugiere tratar sus correos electrónicos como si tuvieran el mismo límite de 140 caracteres de Twitter.
Ponte a prueba para pensar de manera crítica y eficiente cuando te conectas por correo electrónico o cualquier otra forma de comunicación.
Al mantener los correos electrónicos cortos y al punto, no solo ahorrará mucho tiempo de escritura, sino que también ahorrará a sus compañeros de trabajo mucho tiempo de lectura. Si su problema es demasiado complejo para un correo electrónico corto, programar una llamada telefónica breve (5-10 minutos) puede ser mucho más eficiente que un intercambio de correo electrónico de ida y vuelta prolongado.
6. Delegado, delegado, delegado
Es fácil sentirse abrumado al sentir que tiene que hacer todo usted mismo. Sin embargo, delegar es una de las mejores formas de administrar su tiempo. Pasar proyectos a otros miembros del equipo aligera su carga y le permite concentrarse en los proyectos que mejor realiza. El empresario Daniel Tan Kh va un paso más allá y aconseja no solo delegar las tareas, sino que realmente confía en que el nuevo propietario asumirá toda la responsabilidad de llevarlas a cabo.
La delegación es el combustible más importante para la productividad.
Delegar no significa intentar dejar de hacer su trabajo, pero si tiene demasiado en su plato, delegar una de sus tareas a otro miembro de su equipo puede ayudarlo a dedicar más atención a sus proyectos más apremiantes. ¿No tienes un compañero de trabajo que pueda asumir tu tarea? Matt DeCelles, emprendedor en serie, sugiere externalizar sus temidas tareas a un profesional independiente en Fiverr.com.
A veces, abordar su lista de tareas pendientes puede parecer imposible, pero si intenta hacer estos pequeños cambios de los maestros, se sorprenderá de lo mucho que puede lograr durante su jornada laboral.
