Si usted es propietario o gerente de una tienda, ya sabe exactamente lo importante que es tener la base de datos correcta. Desde el inventario y el envío hasta los empleados y clientes, usted sabe que incluso un día lento implica una gran cantidad de mantenimiento de datos. La verdadera pregunta es ¿qué tipo de base de datos necesita? Es de esperar que no haya intentado mantener esta información en Microsoft Excel. Si es así, es posible que desee considerar comenzar con una base de datos básica, como Microsoft Access, para que pueda transferir fácilmente los datos a la base de datos.
El tipo y el tamaño de la tienda que ejecuta hacen una gran diferencia en qué tipo de base de datos tiene más sentido. Si su tienda se instala periódicamente en los mercados de agricultores, entonces tiene necesidades muy diferentes a las de una tienda de ladrillo y mortero. Si vende alimentos, deberá hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento como parte del inventario. Si su tienda minorista está en línea, tendrá que hacer un seguimiento de las tarifas, el envío y la información de revisión. Sin embargo, hay una serie de cosas que todas las tiendas tienen en común, como el inventario y el flujo de caja. Para ayudarlo a determinar la mejor base de datos para sus necesidades específicas, aquí hay algunas cosas que debe considerar.
Información a seguir en la base de datos
La gestión de una tienda minorista implica el seguimiento de muchos aspectos diferentes. No solo debe vigilar el inventario, debe asegurarse de tener suficientes formas de mostrar los bienes (como contenedores, perchas, estantes y estuches), suministros para mostrar el precio de los bienes, facturas, Información de ventas, e información de clientes. Hay mucho que rastrear, y las bases de datos facilitan la administración de su tienda.
Las tiendas en línea pueden ser difíciles de administrar porque hay mucho más que debes rastrear, como el envío. Una base de datos hace que sea mucho más fácil manejar todos estos aspectos diferentes sin tener que consultar constantemente a su cliente o historial de ventas. Incluso puede exportar información, como informes, y cargarlos en su base de datos para no tener que lidiar con los problemas de la entrada manual.
Decidir si comprar o construir
Si debe comprar o construir una base de datos es la gran pregunta, y depende totalmente del tamaño de su negocio y de dónde lo lleve. Si recién está comenzando y tiene tiempo en sus manos (pero con una cantidad muy limitada de efectivo), crear su propia base de datos es una excelente manera de hacerlo específico para sus necesidades únicas. Esto es particularmente cierto si está comenzando una tienda en línea. Si inicia la base de datos justo antes de abrir su tienda minorista en línea, tendrá un mejor conocimiento de su inventario y su punto de partida. Esta es una información fantástica para tener acceso a la temporada de impuestos y le ayuda a mantenerse al tanto de su inventario, así como de los datos de los clientes.
Si tiene un negocio más grande, especialmente algo como una franquicia, comprar una base de datos funcionará mejor para usted. Te ayudará a través de todas las cosas que de otro modo podrías olvidar. Lo más probable es que no tengas tiempo para crear y administrar la base de datos, por lo que es mejor tener todas las bases cubiertas. Siempre puedes hacer tus propias modificaciones sobre la marcha.
Encontrar el programa de base de datos correcto
Si decide comprar un programa de base de datos, tendrá que pasar una gran cantidad de tiempo investigando las diferentes opciones. Existe una amplia gama de tipos de tiendas minoristas, y el mercado de bases de datos se adapta a las necesidades únicas de esos diferentes tipos. Si está trabajando con productos agrícolas y alimentos, claramente necesita algo que lo ayude a rastrear los artículos perecederos. Si tiene una joyería, deberá poder realizar un seguimiento del seguro de las valiosas piezas. Para las tiendas que tienen presencia en línea y una instalación de ladrillo y mortero, definitivamente necesita algo que cubra muchos ángulos diferentes para su inventario, tarifas, impuestos y aspectos administrativos del negocio. Si vende un artículo en particular, deberá saberlo desde el principio para poder marcarlo de inmediato para la parte en línea de la tienda.
Antes de comenzar, piense en todo lo que necesitará hacer un seguimiento, luego asegúrese de que las bases de datos que considere tengan esos elementos como mínimo. Existen muchas bases de datos en el mercado, por lo que debería poder obtener todo lo que necesita a un precio muy razonable.
Creando tu propia base de datos
Si planea crear su propia base de datos, deberá determinar qué programa desea utilizar. Microsoft Access tiende a ser el programa al que ir porque es poderoso y relativamente barato. Puede importar y exportar datos de su otro software de Microsoft (lo cual es increíblemente útil si ha estado rastreando información en Excel). También puede cargar sus correos electrónicos, cartas de ventas y otra documentación (tanto de Word como de Outlook) en la base de datos y hacer que sean plantillas. Access tiene la ventaja adicional de contar con un número considerable de plantillas y archivos gratuitos para que no tenga que comenzar completamente desde cero. Puede seleccionar una plantilla gratuita y luego realizar las modificaciones necesarias para que su base de datos incluya todo lo que necesita.
La importancia del mantenimiento
No importa cómo adquiera su base de datos, tendrá que mantenerla para que la base de datos siga siendo útil para usted. Si no te mantienes al día con cosas como inventario, direcciones, cambios en la facturación o totales de ventas, la base de datos termina siendo otro elemento sin ningún propósito. Piense en sus datos de la misma manera que piensa en su contabilidad. Si no te mantienes al día con todas las transacciones y los cambios, te meterás en problemas.No es necesario que haya una persona de TI para administrarlo al principio, aunque puede ser extremadamente útil. Sin embargo, cuanto más grande sea su tienda, más tiempo tendrá que dedicar a mantener y administrar sus datos.
