Cómo ordenar por color en Excel

Además de ordenar por valores como texto o números, Microsoft Excel ofrece opciones personalizadas que le permiten ordenar sus celdas por orden de color.

Nota Las instrucciones en este artículo se aplican a Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2019 para Mac y Excel 2016 para Mac.

Antes de ordenar

Antes de poder ordenar los datos, Excel necesita saber el rango exacto para ordenar. Excel puede seleccionar áreas de datos relacionados, siempre que:

• No hay filas o columnas en blanco dentro de un área de datos relacionados.
• Las filas y columnas en blanco son Entre Áreas de datos relacionados.

Excel determina si el área de datos tiene nombres de campo y excluye estas filas de los registros que deben ordenarse.

Permitir que Excel seleccione el rango a ordenar está bien para pequeñas cantidades de datos que pueden verificarse visualmente para asegurar:

• Que se seleccione el rango correcto.
• Que no hay espacios en blanco en el rango.
• Que, después de la clasificación, los registros de datos están intactos y correctos.

Para grandes áreas de datos, la forma más sencilla de asegurarse de seleccionar el rango correcto es resaltarlo antes de comenzar la clasificación.

Si el mismo rango debe ordenarse repetidamente, el mejor enfoque es darle un Nombre .

Si se define un nombre para el rango a clasificar, escriba el nombre en el Cuadro de nombres o selecciónelo en la lista desplegable asociada y Excel resalta automáticamente el rango correcto de datos en la hoja de cálculo.

Ordenar por color de fondo de celda en Excel

Cualquier clasificación requiere el uso de un orden de clasificación. Al ordenar por valores, hay dos posibles órdenes de clasificación: ascendente y descendente. Sin embargo, al ordenar por colores, no existe tal orden, por lo que definirá el orden de color en laOrdenar caja de diálogo.

En el ejemplo, para el rango de celdas A2 a D11, se usó el formato condicional para cambiar el color de fondo de las celdas de los registros en función de la edad de los estudiantes.

En lugar de cambiar el color de la celda de todos los registros de los estudiantes, solo los de 20 años o menos se vieron afectados por el formato condicional, mientras que el resto no se vio afectado.

Estos registros se clasificaron por color de celda para agrupar los registros de interés en la parte superior del rango para facilitar la comparación y el análisis.

Los siguientes pasos muestran cómo ordenar los datos por color de fondo de la celda:

1. Resalte el rango de celdas a ordenar (en el ejemplo, celdas A2 a D11).
2. SeleccionarCasa.
3. SeleccionarFiltro de clasificación para abrir una lista desplegable.
4. SeleccionarOrden personalizado en la lista desplegable para abrir elOrdenar caja de diálogo.
5. Bajo laOrdenar en En el cuadro de diálogo, elijaColor de celda de la lista desplegable.
6. Cuando Excel encuentra diferentes colores de fondo de celda en los datos seleccionados, agrega esos colores a las opciones enumeradas en laOrden Encabezado en el cuadro de diálogo.
7. Bajo laOrden En el encabezado, seleccione el color rojo de la lista desplegable.
8. Si es necesario, elijaEncima debajo del orden de clasificación para que los datos de color rojo estén en la parte superior de la lista.
9. SeleccionarDE ACUERDO para ordenar los datos y cerrar el cuadro de diálogo.
10. Los cuatro registros con el color de la celda roja se agrupan en la parte superior del rango de datos.

Ordenar datos por color de fuente en Excel

Muy similar a la clasificación por color de celda, la clasificación por color de fuente organiza rápidamente los datos con diferentes colores de texto.

Puede cambiar el color de la fuente utilizando el formato condicional o como resultado del formato de número, como cuando se muestran números negativos en rojo para que sea más fácil encontrarlos.

En la imagen, para el rango de celdas A2 a D11, se usó el formato condicional para cambiar el color de fuente de los registros de los estudiantes según sus programas de estudio:

• Fuente roja: alumnos matriculados en el programa de enfermería.
• Fuente azul: alumnos matriculados en el programa de ciencias.

Estos registros se clasificaron por color de fuente para agrupar los registros de interés en la parte superior del rango para facilitar la comparación y el análisis.

El orden de clasificación para el color de la fuente era rojo seguido de azul. No se ordenaron los registros con el color de fuente negro predeterminado.

Aquí es cómo ordenar los datos por color de fuente:

1. Resalte el rango de celdas a ordenar (en el ejemplo, celdas A2 a D11).
2. Seleccionar Casa.
3. Seleccionar Filtro de clasificación para abrir la lista desplegable.
4. Seleccionar Orden personalizado en la lista desplegable para abrir el Ordenar caja de diálogo.
5. Bajo la Ordenar en En el cuadro de diálogo, elija Color de fuente de la lista desplegable.
6. Cuando Excel encuentra diferentes colores de fuente en los datos seleccionados, agrega esos colores a las opciones enumeradas en la Orden Encabezado en el cuadro de diálogo.
7. Bajo la Orden Título, selecciona el color rojo de la lista desplegable.
8. Si es necesario, elige Encima debajo del orden de clasificación para que los datos de color rojo estén en la parte superior de la lista.
9. En la parte superior del cuadro de diálogo, seleccione Añadir nivel Para agregar el segundo nivel de clasificación.
10. Para el segundo nivel, bajo el Orden Título, selecciona el color azul de la lista desplegable.
11. Eligió Encima en el orden de clasificación para que los datos de color azul estén por encima de esos registros con la fuente negra predeterminada.
12. Seleccionar DE ACUERDO para ordenar los datos y cerrar el cuadro de diálogo.
13. Los dos registros con el color de fuente rojo se agrupan en la parte superior del rango de datos, seguido de los dos registros azules.

Ordenar datos por iconos de formato condicional en Excel

Otra opción para clasificar por color es usar conjuntos de iconos de formato condicional para el orden de clasificación. Estos conjuntos de iconos ofrecen una alternativa a las opciones de formato condicional regulares que se centran en los cambios de formato de fuente y celda.

Al igual que con la clasificación por color de celda, cuando se ordena por color de icono, el orden se establece en la Ordenar caja de diálogo.

En el ejemplo anterior, el rango de celdas que contienen datos de temperatura para París, Francia, tiene un formato condicional con el luz de freno conjunto de iconos basado en las temperaturas máximas diarias de julio de 2014. Estos iconos se utilizan para ordenar los datos, con registros que muestran los iconos verdes agrupados primero, seguidos de los iconos ámbar y luego rojos.

Siga estos pasos para ordenar los datos por color de icono:

1. Resalte el rango de celdas a ordenar (en el ejemplo, celdas A3 a B31).
2. Seleccionar Casa.
3. Seleccionar Filtro de clasificación para abrir la lista desplegable.
4. Seleccionar Orden personalizado en la lista desplegable para abrir el Ordenar caja de diálogo.
5. Bajo la Ordenar en En el cuadro de diálogo, elija Icono de celda de la lista desplegable.
6. Cuando Excel encuentra iconos de celdas en los datos seleccionados, agrega esos iconos a las opciones enumeradas en la Orden Encabezado en el cuadro de diálogo.
7. Bajo la Orden En el encabezado, seleccione el icono verde de la lista desplegable.
8. Si es necesario, elige Encima debajo del orden de clasificación para que los datos con íconos verdes estén en la parte superior de la lista.
9. En la parte superior del cuadro de diálogo, haga clic en seleccionar Añadir nivel Para agregar el segundo nivel de clasificación.
10. Para el segundo nivel, bajo el Orden En el encabezado, seleccione el ícono ámbar o amarillo de la lista desplegable.
11. Eligió Encima bajo el orden de clasificación, si es necesario. Esto coloca al segundo grupo de registros debajo de aquellos con íconos verdes, pero por encima de todos los demás registros que están siendo ordenados.
12. Como solo hay tres opciones de iconos en este conjunto, no es necesario agregar un tercer nivel para ordenar los registros con iconos rojos. Son los únicos registros que quedan y se ubicarán en la parte inferior del rango.
13. Seleccionar DE ACUERDO para ordenar los datos y cerrar el cuadro de diálogo.
14. Los registros con el icono verde se agrupan en la parte superior del rango de datos, seguidos de los registros con el icono ámbar y luego los que tienen un icono rojo.