El termino trabajo en grupo hace referencia a varios tipos de entornos de trabajo colaborativo soportados por computadora. Con un énfasis en la interoperabilidad y el trabajo colectivo en un entorno multiusuario, el software de colaboración funciona como un portal desde el cual los usuarios crean y actualizan documentos controlados por versión, administran contenido en línea, comparten activos como calendarios y bandejas de entrada, y consultan a través de funciones de chat y mensajería. .
En algunos casos, groupware es una herramienta independiente, como ocurre con la plataforma OnlyOffice para la colaboración de documentos o la plataforma Intuit Quick Base para la gestión de datos. En otros casos, el software colaborativo funciona como un sistema de administración de contenido (como con WordPress) o como una intranet con todas las funciones (como con SharePoint).
El termino trabajo en grupo Cubre implementaciones de software muy amplias y muy específicas. Sin embargo, lo que es común a cualquier definición es que más de un usuario colabora en el mismo entorno utilizando las mismas herramientas y procesos.
Beneficios y características de Groupware
Groupware permite que tanto los trabajadores en el sitio como los miembros del equipo geográficamente dispersos trabajen entre sí a través de Internet o una intranet. Estas aplicaciones de software suelen proporcionar muchos beneficios:
- Autenticación y registro: Formas estándar de acceder al software colaborativo, registros de quién hace qué, registros que cumplen con los requisitos legales de descubrimiento
- Comunicación- Herramientas de chat, grupos de discusión con hilos, buzones privados.
- Trabajo interactivo- Polls, edición de archivos en tiempo real, gestión de tareas compartidas
- Descubribilidad- Almacenamiento central de archivos y activos de información soportados por una herramienta de búsqueda robusta
- Flujos de trabajo coordinados-Procesos administrados por el software colaborativo que maneja aprobaciones, revisiones, corrección de pruebas, etc., así como soporte para procesos de gestión de proyectos.
- Gestión del conocimiento empresarial- wikis internos, documentos de referencia protegidos, marcadores de grupo, repositorios de contraseñas compartidas, historiales de control de versiones
- Compromiso social y gestión de la reputación.: Grupos de usuarios, distintivos de perfil, personalización del perfil por parte de los usuarios, gamificación a través de niveles de usuario y concursos de participación de usuarios
No solo los empleados de grandes empresas se benefician del uso de groupware. Para los empresarios y autónomos, estas herramientas permiten compartir archivos, colaborar y comunicarse fácilmente en proyectos con clientes remotos, todo desde la comodidad de la oficina doméstica.
Diferentes soluciones de groupware soportan diferentes características. La mayoría de los entornos de trabajo en grupo no ofrecen todas las funciones mencionadas anteriormente, pero muchos ofrecen un subconjunto en diferentes combinaciones. Un desafío en la selección de la solución de software en grupo adecuada para una necesidad empresarial determinada consiste en equilibrar las características que ofrece cada plataforma potencial en relación con las necesidades de la organización.
Ejemplos de software de groupware
Lotus Notes de IBM (o Lotus Software según el sitio web de Lotus de IBM) fue una de las primeras suites de software de colaboración y todavía se usa en muchas oficinas hoy en día. Microsoft SharePoint es otra solución de groupware importante que está bien establecida en grandes empresas.
Las principales suites integrales de groupware, más allá de las ofertas de IBM y Microsoft, incluyen:
- G-Suite: la plataforma de correo electrónico, documentos y colaboración social de Google.
- Zoho One: una suite centrada en los negocios para pequeñas y medianas empresas
- Salesforce: una plataforma para la gestión de relaciones con los clientes
Además, un ecosistema floreciente de software grupal con casos de uso dirigido ofrece flexibilidad para buscar las mejores soluciones para su uso con, o en lugar de, una suite de software grupal integral más costosa:
- Basecamp, una popular herramienta de gestión de proyectos de pago.
- Huddle, que ofrece una cuenta gratuita pero limitada y cuentas pagadas.
- Xero, que ofrece un completo sistema de contabilidad online en la nube.
- WordPress, una plataforma gratuita para contenido web
