El trabajo en equipo es uno de los aspectos más importantes del lugar de trabajo moderno. Sin embargo, la disponibilidad generalizada de Internet significa que los miembros del equipo podrían estar en cualquier parte del mundo. Por lo tanto, para que el trabajo en equipo sea efectivo, es importante que las empresas adopten prácticas y tecnologías de trabajo modernas que ayuden a los compañeros de trabajo, dondequiera que estén, a compartir su trabajo de una manera sencilla y eficiente. Aquí es donde entra en juego una buena herramienta de colaboración en línea. Si está considerando adoptar o proponer la adopción de herramientas de colaboración en línea, la lista de beneficios de colaboración en línea a continuación puede ayudarlo a usted ya su organización a tomar una decisión sobre esta tecnología útil. .
Es fácil hacer un seguimiento de los proyectos
Las herramientas de colaboración en línea tienen una variedad de capacidades de seguimiento de proyectos que facilitan a los miembros del equipo ver la evolución de un proyecto desde el primer día. Desde el seguimiento de quién realizó los últimos cambios en un documento, a cómo estaba el documento antes de los cambios, hasta el etiquetado de un colega para revisar el documento, nunca ha sido tan fácil administrar un proyecto. Las herramientas de colaboración en línea eliminan la necesidad de utilizar el correo electrónico como el medio principal de comunicación con los miembros del equipo, por lo que la necesidad de buscar un documento perdido en la bandeja de entrada, por ejemplo, se elimina por completo.
Los miembros del equipo pueden estar en cualquier lugar
Mientras tengan una conexión a Internet, los miembros del equipo pueden trabajar de forma remota desde cualquier parte del mundo. Esto significa que es posible que un equipo esté completamente disperso, mientras se trabaja de forma organizada. Los compañeros de trabajo en diferentes estados o incluso países pueden trabajar juntos en el mismo proyecto, ayudando a las organizaciones a reunir el mejor equipo posible para un proyecto, independientemente de la ubicación de los empleados. También significa que, si bien los empleados están fuera de la oficina en un viaje de negocios, no necesitan estar desconectados del proyecto y pueden contribuir a él como si estuvieran en sus escritorios.
Facilidad de reporte
Casi todos los proyectos de trabajo tienen algún tipo de informe asociado, y el tiempo de informe suele ser estresante. A veces, es fácil perder de vista algunas de las actividades que se han realizado para un determinado proyecto, especialmente cuando se trabaja con un equipo grande. Sin embargo, al utilizar una buena herramienta de colaboración en línea, es fácil generar rápidamente informes detallados que incluyan todas las actividades asociadas con un determinado proyecto, dando a los miembros del equipo más tiempo para trabajar en actividades generadoras de resultados.
Las acciones se hacen rápidamente
Con una buena herramienta de colaboración en línea, ya no es necesario organizar una reunión o una llamada telefónica para revisar documentos. Los documentos se pueden cargar en la herramienta, y los revisores pueden recibir notificaciones automáticas por correo electrónico de que los documentos se han cargado. Los revisores pueden anotar el documento y hacer los cambios necesarios y notificar a todos los miembros del equipo que el documento ha sido revisado y está listo. Esto hace que sea mucho más fácil mantener un flujo de trabajo constante y organizado en un proyecto, y los miembros del equipo contribuyen rápidamente cuando es necesario.
Todos los documentos se almacenan en un solo lugar
Esto facilita que todos los miembros del equipo tengan acceso a todos los documentos necesarios, independientemente de su ubicación. Además, los empleados no tienen que guardar documentos en una memoria USB u otro medio de almacenamiento si planean trabajar en ellos de forma remota, y cualquier actualización de un documento se ve de inmediato. No es necesario que las diferentes versiones de un documento se envíen por correo electrónico de un lado a otro, y los miembros del equipo saben en todo momento dónde encontrar la última versión de un documento.
